מתן תמיכה אדמיניסטרטיבית ותפעולית שוטפת למנהל/ת הפרויקט הראשי/ת, וריכוז תהליכי התיעוד, התיאום והבקרה של המכרז והפרויקט. התפקיד אחראי להבטיח כי מסמכים, משימות, ישיבות, גרסאות ותוצרים מנוהלים באופן מסודר, עקבי ובמועדים הנדרשים.
תחומי אחריות מרכזיים: ניהול אדמיניסטרטיבי שוטף של לשכת מנהל /ת הפרויקט, לרבות יומן, תיאום פגישות, הכנת חומרים ומעקב אחר החלטות. ריכוז מסמכי המכרז והפרויקט המתקבלים מכלל הדיסציפלינות, היועצים והשותפים. בקרת מסמכים וגרסאות: תיוק, מספור, הפצה, הרשאות, מעקב אחר עדכונים ושמירת גרסה מאושרת. ניהול רשימות תוצרים, אבני דרך, משימות ומועדי הגשה, והצפת פערים למנהל/ת הפרויקט. הכנת ישיבות: זימון משתתפים, סדר יום, מצגות וחומרי רקע; כתיבת סיכומים ומעקב ביצוע. תיאום בין צוותים מקצועיים, גורמי מטה, יועצים חיצוניים וספקים לצורך קבלת חומרים והשלמת תוצרים. בקרת שלמות, אחידות ופורמט של מסמכים לפני העברה, אישור או הגשה. תחזוקת מאגרי מידע, תיקיות פרויקט, פרטי קשר, רשימות תפוצה ודוחות סטטוס. סיוע בהכנת התכתבויות, דוחות, טבלאות ומצגות בעברית ובאנגלית. טיפול בנושאים אדמיניסטרטיביים נוספים בהתאם לצורכי הנהלת הפרויקט.
דרישות:
ניסיון של 3 שנים לפחות בתפקיד אדמיניסטרטיבי, ריכוז פרויקטים, ריכוז מכרזים או בקרת מסמכים. ניסיון בעבודה בסביבה הנדסית, תשתיות, בנייה, EPC או פרויקט רב-ממשקי, יתרון משמעותי. שליטה גבוהה ביישומי Microsoft 365, בדגש על Word, Excel, PowerPoint, Outlook ו-Teams. ניסיון בעבודה עם מערכות לניהול מסמכים או פרויקטים, יתרון. עברית ברמה גבוהה ואנגלית ברמה טובה מאוד, בכתב ובעל פה. המשרה מיועדת לנשים ולגברים כאחד.