אנחנו מחפשים Office Administrator לתפקיד מגוון ומשמעותי בלב הפעילות היומיומית של המשרד, המשלב שירות, אדמיניסטרציה ותפעול
מה תעשו בתפקיד?
איוש ואחריות על עמדת הקבלה - איוש וניהול שוטף של דלפק הקבלה, מתן מענה פנים-ארגוני לעובדי החברה ושירות מקצועי למבקרים, אורחים וספקים.
מענה טלפוני וניהול מרכזייה - טיפול בשיחות נכנסות, ניתוב השיחות לגורמים הרלוונטיים ומתן מענה ראשוני לפניות.
ניהול חדרי ישיבות - ניהול יומני חדרי הישיבות, תיאום פגישות ותזמון בהתאם לצורכי ההנהלה והצוותים.
תיאום ישיבות ואירועים - תפעול פגישות ואירועים פנימיים וחיצוניים, כולל אירוח אורחים, הכנת חדרי ישיבות ותיאום לוגיסטי.
ניהול מלאי מוצרי החברה - השלמת מוצרים בעמדות הייעודיות ברחבי המשרד, הזמנת מלאי ודאגה לזמינות שוטפת של מוצרים עבור העובדים והאורחים.
ניהול דואר ומשלוחים - קבלה, מיון וחלוקת דואר ומשלוחים למחלקות ולעובדים הרלוונטיים.
תחזוקת המשרד ונראותו - אחריות על נראות ותקינות המשרד, השטחים הציבוריים וחדרי הישיבות לאורך היום. פתיחת קריאות שירות מול ספקים וגורמי תחזוקת הבניין ומעקב אחר הטיפול עד לסגירתן.
ניהול מערכת החניון - רישום רכבי עובדים, ספקים ואורחים, עדכון הרשאות, טיפול בתקלות והתנהלות שוטפת מול הנהלת הבניין וגורמי התחזוקה.
עבודה מול ספקי תקשורת וסלולר - קשר שוטף עם ספקי אינטרנט, מרכזייה, תקשורת וסלולר, לרבות רכישת חבילות גלישה בארץ ובחו"ל ומכשירים סלולריים לעובדים מורשים.
ניהול כרטיסי ביקור - תיאום הנפקה והזמנה של כרטיסי ביקור למנהלי החברה.
עדכון דף הקשר הארגוני - הכנה ועדכון שוטף של רשימת אנשי הקשר בחברה.
תמיכה תפעולית - סיוע בפרויקטים מחלקתיים ובמשימות אדמיניסטרטיביות ותפעוליות משתנות.
ניהול הזמנות מוצרי עובדים - קבלת הזמנות ופניות מעובדים, מעקב אחר מלאי וסטטוס ההזמנות, קבלת המוצרים וחלוקתם לעובדים.
דרישות:
ניסיון של שנתיים לפחות בתפקיד אדמיניסטרטיבי דומה - חובה.
עברית ואנגלית ברמה טובה - חובה.
שליטה מצוינת ביישומי Microsoft Office, בדגש על Outlook, Excel ו-PowerPoint.
תודעת שירות גבוהה, יחסי אנוש ותקשורת בין-אישית מצוינים.
ייצוגיות ומקצועיות.
אחריות אישית גבוהה וגישה פרואקטיבית ומכוונת לפתרונות. המשרה מיועדת לנשים ולגברים כאחד.