במועצה מקומית בנימינה גבעת עדה דרוש/ה מזכיר/ת אגף שפ"מ ומנהל/ת שירות לתושב.
100% משרה.
דירוג ודרגה: דירוג מנהלי, מתח דרגות 7-9 או דירוג המח"ר (בהתאם לתעודות שיומצאו).
תאריך הגשת המועמדות: עד 02.05.24, 00:00:00.
תיאור התפקיד:
אחראי/ת לביצוע פעילויות שוטפות בתחום עבודת המזכירות באגף, לרבות ניסוח מכתבים והדפסתם, טיפול בדואר נכנס ויוצא, מענה לטלפונים, וכד'.
- ניהול יומן.
- תיאום פגישות עבור מנהל האגף, קבלת קהל ומתן שירות לתושבים.
- קבלת הצעות מחיר, פתיחת הזמנות עבודה ומעקב אחריהן, קבלת חשבוניות הספקים וצירופן.
- עזרה בניהול תקציב האגף ומעקב אחר סעיפי התקציב.
- טיפול במוקד המועצה.
– קשר עם המוקד הטלפוני, כתיבת נהלים והנחיות למוקד הטלפוני, מעקב אחר ביצוע ההנחיות והנהלים, קבלת נתונים, ועוד.
- טיפול באפליקציית מוקד המועצה.
– קבלת הפניות מתושבים, הפנייתם לגורם המקצועי, סגירת הפניות לאחר הגורם המקצועי, קבלת משוב מהתושב, הפקת דוחות, הוצאת נתונים, פתיחת משתמשים, עדכון פרטים וכד'.
- קשר עם תושבים.
– מענה לפניות תושבים במייל/פרונטלי.
- ביצוע סיורים ברחבי המועצה עם מנהל האגף.
- קשר יומי עם הקבלנים נותני השירותים לאגף שפ"מ.
- ריכוז דרישות רכש וציוד ותיאום הגעת גורמים מקצועיים לתיקון תקלות.
- ניהול והובלת פרויקטים בנושאים שונים שיוטלו ע"י מנהל אגף שפ"מ.
- ביצוע משימות נוספות שיוטלו על ידי מנהל אגף שפ"מ.
- עבודה בשעות בלתי שיגרתיות.
דרישות:
תנאי סף:
השכלה: 12 שנות לימוד או תעודת בגרות מלאה.
תואר אקדמי בכלכלה ומנהל – יתרון.
ניסיון מקצועי:
ניסיון מוכח במשך שנתיים לפחות כמזכיר/ה בארגון, מוסד, מפעל או רשות מקומית.
ניסיון בשירות לקוחות - יתרון.
יישומי מחשב: שליטה בתוכנות ה- Office Microsoft ו- suite Google.
ידיעת שפות: עברית ברמה גבוהה, אנגלית ברמה טובה.
כישורים אישיים: אמינות ומהימנות, נשיאה באחריות, שירותיות, אחריות, קפדנות ודייקנות בביצוע, מרץ ,פעלתנות, עמידה בלחץ זמן ושחיקה, יכולת קבלת החלטות, כושר עבודה בצוות, יכולת ארגון ותכנון, יכולת תיאום ופיקוח, סמכותיות, כושר טיפול במספר נושאים במקביל, כושר התבטאות בכתב ובע"פ, כושר לקיים ולטפח יחסים בין אישיים. המשרה מיועדת לנשים ולגברים כאחד.
