התפקיד כולל:
1. אחריות על מזכירות החטיבה לרבות ביצוע עבודות שוטפות כמו: הקלדה, הכנת מסמכים, תיוק, ניתוב דואר, מענה טלפוני וניתוב שיחות, הפעלת תוכנות מקצועיות רלוונטיות ליחידה.
2. ניהול יומנים ולוח הזמנים של מנהל החטיבה וכלל מנהלי האגפים בחטיבה.
3. אחריות להכנת חומרי עזר וחומרי רקע לדיונים בהנהלת החטיבה, רישום פרוטוקולים בישיבות בראשות מנהל החטיבה, הפצתם ומעקב אחרי החלטות וביצוען.
4. סיוע ארגוני לעובדי החטיבה לפי הצורך ואחריות על כוח אדם הנוסף למזכירות החטיבה.
5. תאום והכנת חומר מקדים לישיבות ופורומים קבועים ברמה רשותית.
6. זימון ישיבות של פורמים קבועים חיצוניים בהם חטיבת טכנולוגיות ולוגיסטיקה מובילה ויוזמת.
7. ניהול וארגון כלל המידע בחטיבה, לרבות תיוק שוטף בספריות המחשב, הפצת חומרים, ניהול ארכיון המשרד ושליפת המידע בהתאם לצורך.
8. ריכוז דוחות הבקרה החטיבתית מהאגפים והתחומים שבחטיבה.
9. תמיכה בפעילות הייבוא בארגון.
10. ארגון וריכוז אירועים ומפגשים חברתיים שונים במסגרת החטיבה.
11. סיוע וריכוז הטיפול בנושאי כוח אדם וקופה קטנה בחטיבה.
12. ביצוע כל מטלה נוספת הקשורה לאופי התפקיד ובהתאם להוראת הממונה הישיר.
ניתן להגיש קו"ח עד ליום חמישי, כ"ג אדר א', 28.02.2019
דרישות:
השכלה: רצוי בעל/ת השכלה אקדמית.
ידיעת השפה האנגלית (כתיבה ודיבור).
ניסיון: של 3 שנים בניהול משרד ו/או רל"ש/ית ו/או עוזר/ת אישי ו/או מזכיר/ה בכיר/ה.
ניסיון מוכח בעבודה אדמיניסטרטיבית ובסביבה ממוחשבת לרבות הדפסות, תיוקים, הכנת מצגות ועבודה באקסל ברמה גבוהה.
ניסיון בשירות לקוחות - יתרון.
כללי:
כישורים: כושר ניהולי, יכולת עבודה בצוות, יחסי אנוש טובים, שירותיות, אדיבות, אמינות, סדר וארגון,זריזות, קפדנות, יכולת הפעלת שיקול דעת וחשיבה מערכתית, יכולות ביטוי גבוהות בכתב ובעל-פה, ייצוגיות, חריצות ומסירות, יכולות הדפסה גבוהות ושליטה מלאה בכל תוכנות האופיס.
נכונות לעבודה מעבר לשעות השגרתיות.
* המשרה מיועדת לנשים וגברים כאחד.