ניהול ותכלול הפעילות השוטפת של מזכירות הקיבוץ, מתן תמיכה אדמיניסטרטיבית ומקצועית למנהלים ולבעלי התפקידים, והובלת תהליכי עבודה דיגיטליים יעילים.
תחומי אחריות ומשימות מרכזיות:
- מתן שירותי משרד ותמיכה שוטפת לבעלי תפקידים ולמוסדות הקיבוץ.
- ניהול ותיאום יומנים, פגישות וישיבות, כולל הכנת חומרים, תיעוד החלטות ומעקב אחר ביצוע משימות.
- ריכוז מידע, מסמכים ותהליכים ארגוניים וניהול ידע באופן מסודר ונגיש.
- ריכוז והפצת מידע, הודעות ועדכונים לציבור ולקהילה, תפעול אתר הקיבוץ.
- עבודה שוטפת מול ספקים, נותני שירות, מועצה, רשויות וגורמי חוץ, לרבות טיפול באישורי תושב, דיווחים, זכאויות ודרישות.
- ניהול תקציב הלשכה, רכש, כיבוד, מתנות ותיאום אירועי הנהלה, קהילה ורווחה.
- אחריות שוטפת על בית המשרדים, לרבות ציוד, ניקיון, סדר וארגון ותפעול המטבחון, ניהול עובד הניקיון וטיפול בצרכים ותקלות.
- שימוש בכלים דיגיטליים ובכלי AI לייעול העבודה, ארגון מידע ושיפור תהליכים
דרישות:
מה נדרש ממך?
- ניסיון אדמיניסטרטיבי משמעותי, רצוי בתפקיד הכולל עבודה מול הנהלה.
- יחסי אנוש מצוינים, תודעת שירות גבוהה ורגישות בעבודה מול אנשים.
- דיסקרטיות ומחויבות מלאה לשמירת סודיות.
- אוריינטציה טכנולוגית גבוהה ויכולת מוכחת לעבוד עם כלי AI ומערכות דיגיטליות.
- סדר, ארגון, דיוק ויכולת גבוהה לתכלל מספר משימות וממשקים במקביל.
- עצמאות, אחריות אישית ויכולת להניע משימות ותהליכים.
- היכרות עם המרחב הכפרי וקיבוצים - יתרון.
*כפיפות ניהולית: מנהל קהילה
היקף משרה: 60% - 3 ימים בשבוע במזכירות* המשרה מיועדת לנשים ולגברים כאחד.