דרוש/ה מזכיר/ת האגף לשירותים חברתיים.
היקף משרה: 100%.
מועד איוש: מיידי.
תיאור התפקיד:
אחריות על ניהול יומן מנהל /ת האגף:
מענה טלפוני ומתן אינפורמציה ראשונית ללקוחות האגף.
ניסוח מכתבים, הדפסת ותיוק מסמכים.
הוצאת פרוטוקולים וסיכום ישיבות.
טיפול בדואר נכנס ויוצא.
מענה לפניות הציבור:
קבלת הפונים לאגף והפנייתם לבעלי התפקידים הרלוונטיים.
מתן מידע על השירותים הניתנים.
מסירת טפסים לפונים וסיוע במילואם, במידת הצורך.
קביעת תור לקבלת קהל.
תיאום פגישות בין הפונים לעובדים המטפלים בעניינם.
דאגה לשמירה על הסדר והשקט.
רישום וריכוז נתונים על פונים בהתאם לדרישות הממונה.
ניהול משימות מנהליות של האגף (לוגיסטיקה, הזמנת ציוד, ארכיב וכד').
עבודה מול גורמי חוץ ומול המחלקות והאגפים השונים ברשות, לרבות מזכירות לשכת ראש הרשות ומנכ"ל הרשות.
כל נושא אחר בתחומי העיסוק אשר המעסיק יחליט שהינו בתחום אחריות המשרה.
תאריך הגשת המועמדות: 16.06.2024 12:00.
דרישות:
תנאי סף:
השכלה:
12 שנות לימוד או תעודת בגרות מלאה.
תואר אקדמי יתרון.
ניסיון מקצועי:
ניסיון של שנתיים כמזכיר/ה יתרון.
דרישות נוספות:
שפות עברית ברמה גבוהה, יכולת ביטוי בכתב ובעפ.
שליטה מלאה במחשב, כולל תוכנות Office.
ניידות עצמית.
תיתכן עבודה בשעות לא שגרתיות.
התנהלות מלאה בעיתות חירום.
כישורים אישיים נדרשים:
יכולת למתן מענה שירותי ומקצועי.
יחסי אנוש טובים, תודעת שירות גבוהה במיוחד.
אחריות, יסודיות, דייקנות, אמינות ודיסקרטיות.
ארגון וסדר ויכולת תכלול.מוטיבציה ונכונות להשקעה.
יכולת ונכונות לעבודה אינטנסיבית, תחת עומס ובריבוי משימות.
כושר למידה גבוה כולל רצון ונכונות ללמידה עצמאית וקבלת הדרכה.
יכולת ארגון ותכנון משימות בקפדנות ודייקנות ויכולת עמידה בלוחות זמנים.
יכולת לעבוד באופן עצמאי.
כושר הבעה בכתב ובעל פה.
אמינות ומהימנות אישית. המשרה מיועדת לנשים ולגברים כאחד.
