דרושים » אדמיניסטרציה » מזכיר /ה חטיבת דרום - החלפה לחל""ד - המערך הישיר - פנסיה

למשרדי מטה החברה בבאר שבע,
דרוש/ה מזכיר/ת קבלה ומשרד לקומת ההנהלה הראשית
במסגרת התפקיד:
1. קבלה ומשרד: קבלת אורחים, מענה טלפוני וניתוב שיחות.
אחריות על נראות המשרד, אחריות על חדרי הישיבות והאירוח בהם.
2. תפעול ספקים (ניקיון, תחזוקה) הזמנות ציוד/כיבוד.
3. טיפול אדמיניסטרטיבי שוטף: דואר, שליחויות ותמיכה לכלל עובדי המשרד.
4. תמיכה ישירה בהנהלת החברה:
ניהול יומנים מורכב, תיאום פגישות רבות משתתפים,
תיעדוף דחיפויות וסנכרון מול גורמים פנים וחוץ ארגוניים.
מתן מענה אישי להנהלה בכל נושא נדרש,
החל מסידורים לוגיסטיים ועד לטיפול בעניינים אישיים לחיסכון בזמנם של המנהלים.
הכנת חומרים לישיבות, ומעקב אחר ביצוע החלטות הנהלה.
ועוד משימות ככל וידרשו.

שעות העבודה-
2 פעמים בשבוע 7:45-16:45
3 פעמיים בשבוע 10-19
ימי שישי לסירוגין 8-12

ניהול עמדת הקבלה ומתן שירות אדמיניסטרטיבי שוטף לכלל מחלקות החברה, תוך אחריות על תהליכי תיאום, תפעול משרד, אירוח מבקרים ומתן מענה מקצועי לעובדים ולגורמי חוץ.

תחומי אחריות:
ניהול עמדת הקבלה
קבלת אורחים, מועמדים, ספקים ולקוחות והפנייתם לגורמים הרלוונטיים.
רישום וקבלת אורחים ובהתאם לנהלי אבטחת כניסה לחברה
מענה טלפוני וניתוב שיחות.
טיפול בדואר נכנס ויוצא, שליחויות וחבילות.
אחריות על חדרי ישיבות ותיאום פגישות.
ניהול יומנים ותיאום פגישות עבור מנהלים בהתאם לצורך
הכנת מצגות, מסמכים, דוחות וטפסים.
עבודה מול ספקים וקבלני שירות.
הזמנת ציוד משרדי וניהול מלאי שוטף.
טיפול בחשבוניות, דרישות רכש ומעקב אחר אישורים.
תמיכה במשאבי אנוש ושכר

שכר ותנאים מצויינים!

לחברתנו בחדרה ובאר שבע, דרוש.ה מזכיר.ה למשרה מידית, אנחנו מחפשים אותך עם ראש גדול ורצון לגדול ולהתפתח איתנו.
עבודה אדמיניסטרטיבית: טיפול בנסיעות עובדים לחו"ל, טיפול מול ספקים, טיפול בצורכי המשרד, קביעת פגישות ועוד.
נכונות לטווח ארוך חובה, יש אופציה למשרה מלאה או חלקית.

- ניהול ותיאום יומן המנכ"ל כולל פגישות, שיחות ועידה ונסיעות.
- מעקב ובקרה אחר משימות ופרויקטים בהנחיית המנכ"ל.
- הכנת חומרים ומצגות לישיבות והצגות הנהלה, תוך שימוש בתוכנות PowerPoint ו/או Canva.
- סיכום ישיבות והפצת פרוטוקולים.
- קשר שוטף עם גורמים פנים-ארגוניים וחוץ-ארגוניים.
- ניהול תקשורת ודואר נכנס ויוצא, כולל דואר אלקטרוני.
- שמירה על סודיות ומקצועיות בכל עת.

תיאור התפקיד:
ניהול אדמיניסטרטיבי שוטף, תיאום יומנים, ניסוח מכתבים והזמנת ציוד.
טיפול ברכש חו"ל ותהליכי ייבוא מול ספקים.
ניהול מערך ההסעות וההסעדה של עובדי המפעל,עבודה צמודה מול ההנהלה.
משרה מלאה: א-ה, 08:00-16:30 אך נדרשת זמינות טלפונית מעבר לשעות עבודה!
קליטה ישירה: ארוחות,הסעה מבאר שבע ותנאים נוספים מעולים.