דרושים » אדמיניסטרציה » עוזר/ת אישי/ת

דרוש /ה מנהל /ת קשרי אורחים ועוזר /ת אישי /ת למנכ"ל אזור מלונות ירושלים מרשת בראון מבית ישראל קנדה.
אנחנו מחפשים מועמד/ת עם שילוב ייחודי של שירותיות, אחריות ויכולות ארגון גבוהות, לתפקיד דינמי הכולל עבודה צמודה עם מנכ"ל מלונות אזור ירושלים לצד מתן שירות אישי לאורחי המלונות באזור.
ניהול יומן, תיאום פגישות וטיפול במשימות אדמיניסטרטיביות שוטפות עבור מנכ"ל האזור.
מתן מענה מקצועי ושירותי לאורחי המלון.
ליווי וטיפול בבקשות מיוחדות של אורחים לאורך השהות.
טיפול בתלונות אורחים בזמן אמת ולאחר שהות האורחים במלון.
עבודה מול מחלקות שונות במלון ותיאום בין גורמים פנימיים וחיצוניים.
אחריות על זרימת מידע ותקשורת בין ההנהלה למלונות האזור.

לארגון אקדמי מוביל דרוש/ה עוזר/ת מקצועית לסמנכל לתפקיד המשלב: ריכוז וניהול פרויקטים בתחום התפעול, לרבות קבלה וריכוז של פניות, מעקב אחר ביצוע משימות ומתן מענה, מעקב אחר ביצוע פרויקטים מול צוותי התפעול והמחשוב, אחריות על השכרת חללים באקדמיה אל מול גורמי חוץ, ניהול יומן סמנכל התפעול ותיאום פגישות וישיבות, ניהול יומן כלל אקדמי לריכוז ותיאום משימות תפעול ואירועי האקדמיה, מתן מענה בכתב ובעל פה לגורמים פנימיים וחיצוניים, השתתפות בוועדות ובישיבות, כתיבה ועריכה של פרוטוקולים ומתן סיוע שוטף לסמנכל התפעול, ריכוז העבודה האדמיניסטרטיבית השוטפת במשרד סמנכל התפעול ועוד..
**המשרה ממוקמת בירושלים**

מתן מענה ותיאום כיתות להוראה לקורסים של הפקולטה למדעי החברה וסיוע לפקולטות אחרות, שיריון כיתות לאירועים חד פעמיים ושיבוץ במערכת האוניברסיטאית.
מתן עזרה בתפעול המערכת הממוחשבת.
סיוע בהכנה לקראת תקופת המבחנים - הזנת נתוני שעות ואולמות, סיוע בזימון משגיחים, ריכוז ודיווח שעות עבודה למשגיחים וכד'.
סיוע בתפעול ימי הבחינות - טיפול בהתאמות מיוחדות, חלוקת מחשבים ניידים לבחינות וכו'.
מסירת וקבלת בחינות, תפעול תקלות אונליין ועוד.
משימות נוספות בהתאם לדרישות הממונים.

העבודה במשרה מלאה בקמפוס הר הצופים בהעסקה לפי שעות.
במהלך תקופת הבחינות נדרשת זמינות גם אחר-הצהריים ובימי שישי.
תחילת עבודה: מיידי.

תיאור התפקיד: אחריות על מלאי ציוד משרדי ועזר וסיוע למנהל האתר.
ניהול יומן, אחריות על חדרי הישיבות, ביקורים, תיאום ישיבות עם גורמי פנים וחוץ, סיכום ישיבות, מעקב משימות וכו
אחריות על מלאי ואחזקה שוטפת של ציוד מרכז השילוח.
אכיפת נהלי עבודה ושמירה על הציוד
פתיחת ספקים חדשים בתחום ציוד משרדי
אחריות לניהול ומעקב אחר קבלני המזון, הניקיון וההסעות.
ממשקים : כלל עובדי המרכז שילוח אונליין

איך יראה יומך:
* ניהול יומנים מורכבים עבור מספר שותפים ודירקטורים.
*אחריות על תשלומים לספקים וגבייה.
* ניהול אדמיניסטרטיבי שוטף של צרכי הסניף, כולל הזמנת כיבוד, קבלת אורחים, הערכות לקראת קליטת עובדים חדשים וטיפול בצרכים שוטפים ועוד.

נכונות להגעה למשרדי הפירמה בכנפי נשרים (גבעת שאול)

מתן מענה למנהלים וטיפול בתחום יחסי ציבור במגוון נושאים:
גיבוי טלפוני למזכירת מנכ"ל
תיוקים והקלדות
סיוע במטלות משרדיות שונות
עזרה לבעלי תפקידים במשרד
הזמנת ציוד