דרוש/ה אחראי/ת נושא אדמיניסטרציה, דוחות ופניות תושבים במחלקת פיקוח עירוני, באגף הביטחון והאכיפה.
תיאור התפקיד:
ביצוע עבודת מטה אדמיניסטרטיבית עבור מחלקת הפיקוח העירוני, בכל הנוגע לניהול מידע, קליטת מסמכים, מעקב וטיפול אחר דוחות ופניות תושבים, תפעול מערכות מידע, ריכוז והעברת חומרים לגורמים המוסמכים בעירייה ומתן שירות מנהלי לפקחים ולתושבים.
עיקרי התפקיד:
ביצוע עבודות אדמיניסטרטיביות שוטפות במחלקת הפיקוח, לרבות מענה לטלפונים, קבלת קהל, תיוק, הדפסות, סריקה, הזנת נתונים, רישום ומעקב אחר מסמכים ותיאום פגישות.
קליטה, רישום והזנת דוחות, מסמכים ופניות במערכות המידע העירוניות, בהתאם לנהלים ולהנחיות הממונים.
ביצוע פעולות מנהליות הנוגעות למחזור הטיפול בדוח, לרבות מעקב אחר קליטתו במערכת, סטטוס טיפול, משלוח הודעות, מועדים, מסמכים נלווים ותיעוד פעולות שבוצעו.
קליטת פניות, השגות ובקשות המתקבלות מהציבור בנוגע לדוחות, והעברתן לגורם המוסמך ל המשך טיפול.
ביצוע פעולות אדמיניסטרטיביות הנוגעות לערעורים מקוונים, לרבות קליטת הפנייה, בדיקת תקינות טכנית של הקליטה במערכת, תיעוד, צירוף מסמכים והעברת החומר לגורם המוסמך.
סיוע לפקחים בהיבטים טכניים ומנהליים הקשורים להזנת מידע, העלאת מסמכים, תמונות וסרטונים למערכות המידע ותיעוד חומרי אכיפה (קליטת מסמכים, תמונות, סרטונים וראיות שנאספו על ידי פקחים).
קליטה ורישום של בקשות להישפט והעברתן לגורם המוסמך, לרבות מעקב אחר סטטוס הטיפול במערכת.
מעקב מנהלי אחר משלוח הודעות וקנסות, לרבות דואר רשום, תיעוד אישורי מסירה ומעקב אחר נתוני המשלוח במערכות.
מתן מידע מנהלי ותפעולי לתושבים בנוגע לסטטוס פניות, קליטת מסמכים, אופן הגשת פנייה, אופן תשלום קנסות, שימוש באתר העירוני ומידע טכני אחר שהוגדר במסגרת נהלי העבודה..
העברת פניות הדורשות בחינה משפטית או קבלת החלטה לגורם המשפטי המוסמך, בהתאם לחלוקת הסמכויות בעירייה.
עבודה שוטפת מול התביעה העירונית והמחלקה המשפטית במישור המנהלי והתפעולי, לרבות העברת מסמכים, ריכוז נתונים, מעקב אחר סטטוסים ומתן תמיכה אדמיניסטרטיבית.
עבודה מול משרד עורכי הדין המטפל בתחום הגבייה, במישור המנהלי בהתאם להנחיות הגורמים המוסמכים בעירייה.
קשר שוטף עם חברת המחשוב וספקי מערכות המידע לצורך טיפול בתקלות, בירור בעיות טכניות, מעקב אחר קריאות שירות והטמעת שינויים במערכות.
הפקת נתונים, דוחות בקרה וריכוז מידע מנהלי עבור מנהל מחלקת הפיקוח והגורמים המוסמכים בעירייה.
כל מטלה נוספת שתינתן ע"י הממונה.
תאריך הגשת המועמדות:03/09/20263 15:00.
דרישות:
השכלה:
12 שנות לימוד/תעודת בגרות.
ניסיון מקצועי:
ניסיון מקצועי של שנה לפחות בעבודה אדמיניסטרטיבית - חובה.
ניסיון בעבודה בתחום שירות לתושב, גבייה, קנסות או אכיפה - יתרון. המשרה מיועדת לנשים ולגברים כאחד.