מטרת התפקיד
ניהול מקצועי, יעיל ודיסקרטי של לשכת המנכ"ל, תמיכה שוטפת בעבודת המנכ"ל והבטחת תיאום, בקרה ומעקב אחר החלטות ומשימות מול גורמי פנים וחוץ.
תחומי אחריות מרכזיים
ניהול לשכת המנכ"ל וסדר היום, לרבות תיאום ותיעדוף פגישות, ישיבות ומחויבויות.
מעקב ובקרה אחר משימות, החלטות ובקשות של המנכ"ל ומעקב אחר ביצוע.
היערכות לפגישות ולדיונים עם גורמי פנים וחוץ: ריכוז נושאים, הכנת חומרי רקע, מצעים לדיון ומצגות.
ריכוז עבודת הוועד המנהל ויו"ר העמותה: תיאום ישיבות, גיבוש סדרי יום, הפצת חומרים, כתיבת פרוטוקולים ומעקב אחר החלטות.
הכנת ישיבות, לרבות תיאום משתתפים, חומרים נלווים וסידורים תפעוליים.
כתיבת סיכומי ישיבות, הפצתם ומעקב אחר יישום ההחלטות.
ניהול מידע, מסמכים ותכתובות הקשורים לפעילות המנכ"ל, תוך שמירה על סדר, זמינות ודיסקרטיות.
טיפול בפניות המגיעות ללשכה ולארגון, ניסוח מענה, ניתוב לגורם המתאים ומעקב אחר הטיפול.
תיאום ביקורים, פגישות ואירועים משמעותיים הקשורים לפעילות

התפקיד כולל מתן תמיכה אדמיניסטרטיבית שוטפת למנהלים בכירים בספרייה; לרבות תיאום ותיעדוף משימות, עמידה בנהלי עבודה מסודרים,  קשר רציף עם ממשקים מגוונים ועוד. העבודה מתבצעת בהתאם לסדרי עדיפויות ולתיאום מוגדר מראש.
תחומי אחריות

תיאום וקביעות פגישות ביומנים, כולל ניהול זימונים, עדכונים ושינויים מול גורמים שונים.
 ביצוע follow up שוטף על פגישות, בקשות ומשימות.
 ריכוז פניות ומעקב.
 מעקב אחר משימות, פניות נכנסות מגורמים שונים ועדכון גורמים רלוונטיים.
 עבודה שוטפת מול אגפים וממשקים בארגון.
 סיוע בהכנת מסמכים ותמיכה אדמיניסטרטיבית שוטפת.

תיאור התפקיד:
ריכוז מידע ותיאום בין עבודת הצוותים השונים בתחום ומול תחומים ואגפים נוספים בספרייה
ארגון וניהול ארכיון פרסומים, צילומי תיעוד ופרסום טיפול בהסכמים עם ספקים ואומנים, הכנת חומרים לוועדות, מעקב אחר חשבוניות ותשלומים, הוצאת דוחות נתונים, כתיבת חומרים להצגת תכנים בפני גורמים שונים והכנת מצגות
מענה לפניות
סיוע מנהלי בהפקת אירועים גדולים

מתן מידע למתעניינים בלימודים בחוג, קבלת קהל ומענה לפניות.
טיפול בהליך מיון וקבלה ללימודים ביה"ס הכולל - שיווק התוכנית, מתן מידע, ריכוז ועדות קבלה, זימון מועמדים ומראיינים, הכנת תיקי ראיונות, דיווח קבלה.
סיוע בהכנת תכנית לימודים עם יו"ר אקדמי, שיבוץ קורסים ומרצים, תיאום כיתות הוראה במערכות השונות וטיפול בהקצאות קורסים.
טיפול בסטודנטים ובכלל זה ניהול מידע אישי, מתן מענה לפניות, רישום לקורסים, מתן פטורים, התאמות והקלות, מניעת נשירה, הנפקת אישורים וטיפול במלגות.
סיוע בטיפול בבוגרים המתגוררים בחו"ל, הנפקת אישורים למוסדות לימודים בינלאומיים וכו'.
אחריות וטיפול על דיווח ציונים.
אחריות על הגשת תזות ומבחני גמר.
סגירת תארים, הנפקת תעודות סיום.
ארגון אירועים, טקסים וסמינרים ובפרט ימי אוריינטציה, ימים פתוחים ועוד.
סיוע בריכוז וועדות בית הספר, הכנת חומרי רקע ודוחות, כתיבת פרוטוקולים והכנת חומרים לאקרדיטציה וניטור.
אחריות לעדכון אתר אינטרנט של בית הספר ופרסום במדיה החברת

טיפול שוטף בתלמידי מחקר (ישראלים ובינלאומיים), ובכלל זה: מתן מידע וייעוץ למועמדים, קליטת תלמידים חדשים, מעקב התקדמות במהלך הלימודים, ייעוץ וסיוע, קליטת תכניות הלימודים השנתיות, מתן אישורים שונים.
קשר שוטף עם ועדות תחומיות, מזכירויות חוגים, פקולטות וגופים אוניברסיטאיים שונים, בכל הקשור לתלמידי מחקר.
קשר שוטף עם יו"ר הרשות, עם חברי המליאה ומנחים בנוגע לנושאים שונים, כגון: מינוי וועדות מלוות, דו"חות של ועדות, הצעות מחקר, תכניות קורסים, ועוד.
ביצוע מטלות נוספות לפי דרישת הממונים.

העסקה לפי שעות בתעריף 50 לשעה, בהיקף משרה מלאה.
העסקה לתקופה של כ-10 חודשים למילוי מקום בחופשת לידה,
התחלת עבודה מחודש נובמבר 2026.

למוזיאון איכותי ומוביל בירושלים דרוש/ה מנהל /ת משרד לתפקיד מגוון ודינאמי בסביבה תרבותית ייחודית, המשלב ניהול אדמיניסטרטיבי שוטף, עבודה מול ממשקים מגוונים וסיוע בתפעול הפעילות הארגונית.

תחומי אחריות:

- ניהול שוטף של המשרד ומתן מענה אדמיניסטרטיבי להנהלה ולמחלקות השונות.

- ניהול יומנים מורכבים, תיאום פגישות וניהול לוחות זמנים.

- עבודה שוטפת מול ספקים, נותני שירות וגורמים פנים וחוץ ארגוניים.

- טיפול בהזמנות רכש, חשבוניות, תשלומים ומעקב תקציבי.

- סיוע בתיאום ובהיבטים הלוגיסטיים של אירועים, פגישות ופעילויות במוזיאון.

- הכנת מסמכים, דוחות, מצגות והתכתבויות.

- מעקב אחר משימות ותהליכים ארגוניים ומתן תמיכה תפעולית בהתאם לצורך.