דרושים » אדמיניסטרציה » רכז /ת בלשכת הרקטור

בלב הנהלת האוניברסיטה, במקום שבו החלטות, משימות ואנשים נפגשים - צריך מישהו/י שיודע/ת לגרום לדברים לקרות.

לאוניברסיטת בן-גוריון בנגב דרוש/ה ראש/ת לשכת מנכ"ל ותפעול הנהלה לתפקיד מרכזי ודינמי, המשלב תפעול שוטף של לשכת המנכ"ל, תיאום ומעקב אחר תהליכים ומשימות ועבודה עם מגוון ממשקים בתוך האוניברסיטה ומחוצה לה.

מה כולל התפקיד?
אחריות על התפעול השוטף של לשכת המנכ"ל, לרבות ניהול יומן, תיאום פגישות, דוא"ל ומענה שוטף.
הכנת חומרים לפגישות ולוועדות ומעקב אחר החלטות, תוכניות ומשימות.
סיוע בתכנון, ניהול ומעקב אחר תקציבי הלשכה, לרבות הוראות תשלום והזמנות רכש.
תיאום וליווי אירועים ופעילויות מול גורמים פנים וחוץ אוניברסיטאיים.
עבודה שוטפת עם יחידות וגורמים שונים ברחבי האוניברסיטה.
ייזום וקידום פעולות לשיפור השירות ותהליכי העבודה בלשכה.
מתן מענה ומידע לפונים ללשכת המנכ"ל.
עבודה בשיתוף ומתן גיבוי לעוזר/ת הראשי/ת למנכ"ל.

- ארגון וטיפול בנושאי מנהל הסטודנטים ומנהל ההוראה לתואר שני ותוכניות לימוד מתקדמות במחלקה למדעי האחיות (סיעוד),
- יישום תוכניות הלימודים במחלקה.
- מתן שירות לסטודנטים: רישום לקורסים, אישורים, חופשות, הפסקות לימודים, פטורים, ציונים, קביעת מועדים מיוחדים, החלטות מעבר, ניהול תיק סטודנט, בוגרים, פרסום מידע, סגירת תארים, מערכת שעות, לוח בחינות וכו'.
- מתן סיוע מזכירותי לרמ"ח ולראשי תוכניות
- מתן שירות לסגל האקדמי במחלקה: בנייה ושינויים במערכת שעות וכיתות, הפצת מידע, עזרה בשימוש במערכות ממוחשבות על האוניברסיטה, מתן מענה לצרכים שוטפים וכו'.
- טיפול בוועדות קבלה: ריכוז חתכי הקבלה, תאום ראיונות עם מועמדים וחברי סגל, תאום תאריכים נדרשים עם מדור רישום, הכנת חומר לוועדה.
- סיוע בארגון, השתתפות ומתן מענה למתעניינים ולסטודנטים באירועים מחלקתיים ובית ספריים: יום פתוח, יום אוריינטציה מחלקתי, טקס הענקת תארים.

מחפשים תפקיד יציב, משמעותי ודינמי שבו באמת יש לך השפעה?
לחברה תעשייתית מובילה ויציבה דרוש/ה מנהל /ת אדמיניסטרטיבי/ת לתפקיד מרכזי במפעל!
- ניהול שוטף של משרד המפעל ומתן מענה אדמיניסטרטיבי ותפעולי
-ריכוז, טיפול ומעקב אחר הזמנות רכש והזמנות לקוחות
-הנפקת חשבוניות וקליטת חשבוניות ספקים בארץ ובחו"ל
-עבודה שוטפת מול ספקים, עמילי מכס וגורמים חיצוניים
-ריכוז שעות העבודה של העובדים והעברת דיווחים למחלקת השכר
-מעקב אחר משימות ותהליכים ומתן מענה שוטף לצורכי המפעל
-עבודה מול ממשקים רבים בתוך הארגון ומחוצה

מה אנחנו מציעים?? השתלבות בחברה יציבה, אפשרויות קידום והתפתחות, סבסוד ארוחות, הסעות/תשלום נסיעות, מתנות בחגים ועוד!!

תכנון, תיאום ומעקב אחר משלוחי יבוא ויצוא
תיאום הפעילות מול לקוחות, חברות הובלה, נהגים, רכבת ישראל וגורמים פנימיים
ניהול סדרי העדיפויות של הפעילות התפעולית בהתאם לצורכי הלקוחות והמסוף
ביצוע בקרה שוטפת על תנועת המשאיות במסוף, זמני כניסה ויציאה ועמידה בתוכנית העבודה
ביצוע בקרות על פעילות הרכבות, לרבות הגעות, העמסות, פריקות ועמידה בלוחות זמנים
נוכחות שוטפת בשטח לצורך פיקוח ובקרה על פעילות המסוף ומתן מענה בזמן אמת
עבודה צמודה מול צוותי השטח, מפעילי ציוד, נהגים, מנופאים וגורמי תפעול נוספים
זיהוי חריגות תפעוליות, טיפול בתקלות ומתן פתרונות בזמן אמת
ביצוע סיורי שטח לאימות נתוני המערכת מול המצב בפועל
בקרה על מיקום המכולות, זמינות הציוד ותקינות זרימת העבודה
הפקת דוחות תפעוליים, ניתוח נתונים ומעקב אחר מדדי ביצוע
עדכון נתונים בזמן אמת ועבודה שוטפת במערכות מידע ו- ERP
הקפדה על נהלי בטיחות, איכות ורגולציה, ודיווח על מפגעים או אירועים חריגים
השתתפות בתחקור אירועים תפעוליים והובלת פעולות

היקף משרה:
משרה מלאה, ימים א'-ה'.
מיקום: באר שבע

תיאור התפקיד:
תפעול שוטף של המשרד, ביצוע הזמנות מספקים, הוצאת חשבוניות וקבלות, ומתן תמיכה אדמיניסטרטיבית שוטפת.

- ארגון, קידום ואיתור פרויקטים אסטרטגיים בתחום הפילנתרופיה וגיוס המשאבים למנהלות המחלקה לתכנון ופיתוח משאבים ולמחלקה לפיתוח שותפויות וקשרי תורמים.
- סיוע ביישום תוכנית עבודה שנתית לקידום פרויקטים אסטרטגיים, מעקב ובקרה אחר יישומה.
- תיאום פגישות ומתן מענה מנהלתי למחלקה לתכנון ופיתוח משאבים ולמחלקה לפיתוח שותפויות וקשרי תורמים.
- סיוע בתפעול תקציבי המחלקה: מעקב אחר תקציב, ניהול לוחות הזמנים ובקרה אחר מימושם.
- פיתוח והטמעת תהליכים להרחבת הפעילות הפילנתרופית באוניברסיטה, עם גורמים פנים אוניברסיטאיים.
- ביצוע מעקב ובקרה אחר פרויקטים הממומנים מתרומות, הגשת פרויקטים חדשים, ואיסוף מידע וחומרים פרסומיים.
- כתיבה, עריכה והגהת דוחות ומסמכים. עדכון מערכת לניהול תרומות ומידע על תורמים.
- קיום קשר עם גורמים פנים וחוץ אוניברסיטאיים לקידום פרויקטים בתחום הפילנתרופיה וגיוס משאבים.
- ביצוע מטלות נוספות בהנחיית הממונה.

- ארגון וגיבוש המידע אודות קרנות וגופים מממנים וסיוע למידענית בהפצתו לחוקרי האוניברסיטה.
- ייזום וקידום פעולות שיווק לעידוד חוקרים להגשת הצעות מחקר ולהרחבת מאגר הקרנות והגופים המממנים מחקרים באוניברסיטה.
- הנחיית מדורי ניהול תקציבי מחקר בפתיחת תקציבי מחקר, העברה והבהרת הנחיות חוזיות ופיננסיות ושינויים לגביהם על ידי הקרן.
- קבלה ובחינת חוזי המחקר והסכמים נוספים ((MTA, ניהול מו"מ לגבי תנאיהם, אישור ההתקשרות והחתמת החוקרים.
- מתן הדרכה וסיוע לחוקרים בהגשת הצעות המחקר בהתאם לדרישות הקרן.
- ביצוע מעקב אחר הקרנות לקבלת תשובות להצעות שהוגשו, והגשת הדוחות המדעיים.
- ביקורים בקרנות, ייזום וארגון ביקורי נציגים באוניברסיטה, קיום קשר עם הקרנות לקבלת מידע וכו'.
- עדכון מסד הנתונים, הפקת דוחות, ניתוח ומעקב.
- מתן גיבוי וסיוע לעובדי המדור.
- ביצוע מטלות נוספות בהנחיית הממונה.

- ארגון וטיפול בנושא מנהל תלמידים בבית הספר: סיוע בייעוץ, פתיחת קורסים, רישום מועמדים חדשים, ביצוע מעקב אקדמי אחר הסטודנטים בתיאום הוועדה המחלקתית והפקולטית.
- מתן שירות לסטודנטים: הפקת אישורים וגיליונות ציונים, עדכון פרטים, הזנת ציונים והחלטות, טיפול בדחיות מועדים, אישורי הארכות וכו'.
- טיפול במערך מלגות ופרסי לימודים לדוקטורנטים ולבתר דוקטור: סיוע בהכנת תקציב, יישום החלטות הוועדות, תכנון חלוקת המלגות בתאום עם אגף תתו"כ, הפקת דוחות, ביצוע מעקבים וכו'.
- ריכוז ובניית תוכניות לימודים ללימודי השלמה ולתוכניות ייחודיות.
- סיוע בארגון סדנאות וטקסים.
- אחריות על עדכון פורטל הדוקטורנטים ואתר ביה"ס.
- קיום קשר עם מועמדים לתואר ומתקבלים ומתן מידע והנחיות לפונים.
- קבלת קהל הסטודנטים וקיום קשר שוטף עם חברי הסגל האקדמי.
- מתן סיוע וגיבוי לבעלי התפקידים בביה"ס.
- ביצוע מטלות נוספות בהנחיית הממונה.