דרושים » אדמיניסטרציה » עובד /ת משרד לארגון ממשלתי בירושלים

מתן שירותי אדמיניסטרציה בלשכת הנגיד ובכלל זה:

1. ניהול יומן מרובה ממשקים באמצעות יומן ממוחשב לרבות, תיאום פגישות, ישיבות, ועדות ופורומים מקצועיים עם גורמי פנים וחוץ;

2. ריכוז מידע והכנת חומרים לקראת ישיבות, הפצתם למשתתפים ומתן תמיכה מנהלית במהלכן;

3. כתיבת פרוטוקולים וביצוע מעקב ובקרה אחר יישום המשימות וההחלטות שהתקבלו;

4. מתן מענה מקצועי לפניות בכתב ובעל-פה, לרבות דוא"ל וטלפון;

5. תמיכה אדמיניסטרטיבית שוטפת לעובדי הלשכה בהתאם לצרכים;

6. ביצוע משימות מנהליות שונות כגון רכש, הדרכה ארגון פעילויות מקצועיות וימי עיון, תוך תעדוף וניהול יעיל של משימות;

7. סיוע במשימות שוטפות נוספות וריכוז תחומים מקצועיים בהתאם לצורך;

8. עבודה מרובת ממשקים ותחת לחץ, תוך טיפול בחומרים רגישים ודיסקרטיים ברמה הגבוהה ביותר.

העסקה במעמד יומי

הגדרת התפקיד:
כללי: אחראי/ת לניהול יומן מנהל האגף וראשי התחומים, זימון ותיאום פגישות, זימון חדרי ישיבות, זימון מוזמנים פנימיים וחיצוניים, הדפסת סיכומים ומסמכי האגף, תיוקים, הכנת מצגות, צילומים והכנת חומרים לדיונים, מעקב אחר המטלות השונות של האגף, מענה טלפוני לכל פנייה פנימית וחיצונית לאגף רכש ותחזוקה.

תיאור התפקיד:
1. מדים- אחריות על חלוקה שנתית, הכנת רשימות, חלוקה, החלפות, עבודה מול הספק, ובנוסף מדים לעובדים חדשים במהלך השנה.
2. חניה- אחריות וריכוז כל נושא החניה בחניון הבניין ובחניון שופרסל, מתן אישורי חניה, הנפקת כרטיסים ובקרת תשלומים.
3. שילוח פנים ארצי- טיפול בנושא הזמנות ומשלוחים ע" חברת שליחויות הרלוונטית בכל אזורי הארץ, לאתרים ולחברות חיצוניות, מעקב אחר חשבוניות לתשלום ויצירת קשר רציף מול החברה.
4. הום סנטר- מעקב ובקרה אחר הרכישות והחשבוניות החודשיות.
5. קרביץ- הזמנת ציוד ותפעול שוטף מול הספק, חלוקת ציוד במטה י-ם.
6. גיבוי רכז הקטלוגים והרכש ורכז מכרזי החטיבה, מנהל מחלקת מלאי ואמצעים בזמן העדרם-
7. ועדת רכוש - ריכוז כל נושא הועדה, הכנת דוחות, הזמנת משתתפים, הוצאת סיכומים והכנת חומרים לקראת הוועדה.
8. גיבוי - אחריות על קליטה ופיזור הדואר (דואר יוצא ונכנס)
9. ביצוע כל מטלה נוספת בהתאם לאופי התפקיד ועל פי דרישת הממונה.

דרוש/ה מנהל /ת משרד ותפעול לחברה בירושלים
תפקיד זמני ל8 חודשים+אופציה! 

התפקיד כולל:
ניהול ותפעול שוטף של המשרד, מתן מענה מקצועי ללקוחות ולטכנאים.
טיפול ומעקב אחר קריאות שירות משלב הפתיחה ועד לסגירתן, הכנת הצעות מחיר ומעקב אחריהן.
הפקת דוחות וביצוע בקרה שוטפת.
מדובר במשרה מלאה
בימים א-ה' 8:00-17:15, בירושלים.
שכר 9,000-10,000 ש"ח ברוטו בהתאם לניסיון

מה כולל התפקיד?
מנהלים. כולל סנכרון מול יומן - ניהול יומנים
תיאום פגישות עם גורמים חיצוניים (מהנדסי ערים, בעלי תפקידים ברשויות ועוד).
טיפול שוטף בתקלות טכניות מול נותני שירות.
מענה טלפוני שוטף
מעקב ובקרה על לוחות זמנים. ו תיאום מול צוותים מקצועיים
בחברתנו מתקיימים מעת לעת אירועים משמעותיים כמו ימי בחירת דירות, מפגשים עם דיירים וימי
עיון תידרשי לקחת חלק פעיל בהכנות ובתיאומים הנדרשים לקראת אירועים אלו (תיאום מול ספקים,
לוחות זמנים, מיקום, נוכחות בשטח ועוד).
שליחת חומרים באמצעות דואר ישראל
משימות משרדיות בשטח (קניית ציוד, סידורים ועוד).
אחריות על קופה קטנה וקופת אשראי של המשרד