דרושים » מכירות » אחראי /ת גבייה - פורטפוליו מגורים בארה"ב

התפקיד כולל תמיכה שוטפת בעבודת המשנה לנשיא ומנכ"ל והובלת פעילות הלשכה, תוך ראייה מערכתית, תיאום בין ממשקים מרובים, סיוע בקידום תהליכים ארגוניים, משימות חוצות ארגון, ובקרה על יישום החלטות. התפקיד משלב אחריות ניהולית, תפעולית ומנהלית בסביבה רחבת היקף, דינמית, מרובת משימות, ובעלת רגישות ארגונית גבוהה.

כפיפות:
משנה לנשיא ומנכ"ל

תחומי אחריות עיקריים:
ניהול והובלת עבודת לשכת המשנה לנשיא ומנכ"ל, לרבות ניהול צוות הלשכה ואחריות על ביצוע כלל הפעילויות המנהליות בלשכה
סיוע בקידום והנעת תהליכים ארגוניים, פנים וחוץ-טכניוניים מרובי ממשקים
ריכוז, תכנון והכנת חומרים לדיונים ולמפגשים, תוך הבטחת מוכנות מיטבית של המשתתפים
השתתפות בדיונים, הכנת סיכומי דיון, ניהול מעקב שיטתי אחר משימות והחלטות, וקידום יישומן עם בעלי התפקידים השונים
ניהול ותיעדוף לוח הזמנים של המשנה לנשיא ומנכ"ל באמצעות צוות הלשכה, תוך תיאום בין-יחידתי ובניית צירי זמן בהתאם לצורך
תיאום, ריכוז והעברת מידע בין פקולטות, יחידות וגורמי חוץ, תוך מתן שרות מהיר ושמירה על רציפות תפעולית
תכנון, ארגון וליווי אירועים, פורומים, סדנאות ומפגשים מקצועיים ביוזמת המשנה לנשיא ומנכ"ל
ניהול ובקרה תקציבית של פעילות הלשכה, לרבות טיפול בנושאי רכש והתקשרויות בהתאם לנהלים
סיוע במתן מענה מהיר ורציף באירועים חריגים או אירועי קיצון
ביצוע משימות נוספות בהתאם להנחיות הממונה

מתן תמיכה אדמיניסטרטיבית ותפעולית למחלקת הבדק, תוך ריכוז, מעקב ותיאום הטיפול בפניות דיירים, עבודה מול קבלני משנה וספקים, ובקרה על עמידה בלוחות זמנים עד להשלמת הטיפול בפניות.

קבלת פניות דיירים ומתן מענה בערוצי התקשורת השונים.
פתיחת קריאות שירות, תיעוד ומעקב עד לסגירתן.
תיאום ביקורים בין דיירים, אנשי מקצוע, קבלני משנה וספקים.
הפקת דוחות, עדכון נתונים וביצוע בקרה על תהליכי הטיפול.
טיפול במשימות אדמיניסטרטיביות וסיוע שוטף למנהל/ת המחלקה.

עבודה במערך ההוראה והסטודנטים בלימודי הסמכה ולימודים לתארים מתקדמים.
ריכוז ותמיכה בסגל ההוראה במסלולי הלימוד. ליווי ומתן מענה לסגל הנלווה והמתרגלים לרבות טיפול בכתבי מינוי, שיבוץ הוראה, הזנת יחידות תעסוקה, דיווח ציונים.
תיאום ושיבוץ מערכת השעות.
טיפול במועמדים - מתן מידע והכוונה, ריכוז ועדת קבלה ומעקב עד להשלמת הרישום.
טיפול בסטודנטים - קבלת קהל, רישום ואישור מקצועות, טיפול בבקשות שונות, מעקב אחר התקדמות בלימודים ותקינות אקדמית, גמר התואר.
איסוף ועיבוד נתוני הוראה כולל הפקת דוחות וחומרי רקע לדיונים מקצועיים, פרסי הצטיינות.
ריכוז ועדת הוראה יחידתית.
טיפול בהזמנות רכש היחידה.
סיוע בארגון אירועים פקולטיים: יום מחקר, ימים פתוחים וטקסי בוגרים.
ביצוע מטלות נוספות בהתאם לצורכי הפקולטה והנחיות הממונה.