תיאור התפקיד:
לתפקיד מרכזי ודינמי בסניף הרצליה, אנו מחפשים מזכיר/ה לניהול שוטף של המשרד, יצירת סביבת עבודה מסודרת ונעימה, ותמיכה תפעולית ואדמיניסטרטיבית לצוותים ולהנהלה.
תחומי אחריות:
ניהול שוטף של המשרד - תחזוקה, ציוד, נראות וסביבת עבודה
אחריות על קבלה ואירוח - מענה טלפוני, קבלת אורחים, סידור חדר ישיבות
תיאום יומנים
קשר עם ספקים ונותני שירות (ניקיון, תחזוקה, קפה, ציוד משרדי וכו)
טיפול בהזמנות רכש ואספקה שוטפת
ניהול מערך חניות ורכבים (במידת הצורך)
תמיכה אדמיניסטרטיבית לצוותים ולהנהלה
משרה חלקית.
מהאזור, יתרון

חברת Insite-HR מתמחה באיתור ודיוק קריירה בעולמות הנדל"ן. אנו כאן כדי ללוות אותך באופן אישי למציאת התפקיד הבא שמתאים בדיוק ליכולות ולשאיפות שלך.
אנו מגייסים כעת למספר חברות נדל"ן מובילות בפריסה ארצית. אם את.ה מולטי-טאסקר.ית בנשמה, בעל.ת יכולת ארגון יוצאת דופן ורצון להיות הלב הפועם של הארגון - המקום שלך איתנו.
תחומי האחריות כוללים:
ניהול אופרטיבי מלא: תפעול שוטף של מטה החברה, ניהול יומנים מורכבים ותיאום פגישות מרובות משתתפים.
ליווי הנהלה: תמיכה אישית (Personal Assistant) למנכ"לים ומשנה למנכ"ל, כולל מעקב אחר משימות, כתיבת פרוטוקולים והכנת מצגות ודוחות.
עבודה מול ספקים ולקוחות אסטרטגיים ברמת דיסקרטיות גבוהה.

חברת Mertens - MalamTeam  מגייסת עוזר.ת אדמיניסטרטיבית לארגון מוביל בשרון

תיאור משרה:
מתן תמיכה אדמיניסטרטיבית מלאה לעוזרת המנהלת הבכירה של מחלקת CX Engineering.
תמיכה אדמיניסטרטיבית שוטפת הכוללת ניהול יומנים, תיאום פגישות והכנת מסמכים ומצגות.
עבודה שוטפת מול ספקים וממשקים פנימיים בארגון.
סיוע בארגון אירועים, ימי גיבוש, Happy Hours, פעילויות רווחה ותפעול שוטף.
עבודה מול מחלקת רכש - דרישות רכש, הזמנות (PO), ספקים וחשבוניות.

מחפש.ת מקום שבו תוכל.י להביא את כישוריך לידי ביטוי בצורה המיטבית? הצטרפ.י אלינו, למכללה אקדמית מובילה בתל אביב, כמזכיר.ת לשכת מנכ"לית.

התפקיד כולל:
-קביעת לו"ז ותיאום יומנים למנהלים בכירים.
-תיאום פגישות מורכבות, פנים וחוץ ארגוניות.
-סיוע במשימות הלשכה, ניהול צרכי המשרד השוטפים, גיבוי מנהלת הלשכה בהיעדרותה.
-ביצוע הזמנות רכש והתקשרויות עם ספקים.
-תיעוד פגישות וניסוח פרוטוקולים.

*עבודה במשרה מלאה, ימים א-ה, 9 שעות יומיות*
**שכר-גבוה, תלוי ניסיון**
***עובד.ת חברה מהיום הראשון, תנאים סוציאליים ותנאי רווחה מפנקים***

אנחנו חברה מובילה, יציבה וותיקה הקיימת כבר 34 שנים. אנו פועלים מתוך משרד מפואר ומעוצב בצפון תל אביב ומורכבים מצוות מטה אינטימי ואיכותי.
אצלנו אין פוליטיקות ארגוניות, אין בירוקרטיה מסורבלת ואין "כאבי ראש" של ריבוי מנהלים - יש מנהל יחיד, קו תקשורת ישיר, קבלת החלטות מהירה ואווירה משפחתית, שקטה ובגובה העיניים.
אנחנו מחפשים שותף/ה לדרך שהמטרה העיקרית שלו/ה היא לייצר שקט תעשייתי למנכ"ל ולנהל את זירת המשרד ביד רמה ובחיוך.
היקף המשרה:
ימים א'-ה', בין השעות 08:00 ל-15:00 בלבד. ללא ימי שישי!
איזון מושלם ומלא בין בית למשפחה - מסיימים ב-15:00 בדיוק בזמן לאיסופים (מתאים מאוד כמשרת הורה).

עבודה בסביבה בוטיקית, הדורשת "ראש גדול", דיסקרטיות, סדר וארגון ברמה גבוהה.
מה אנחנו מציעים?
תנאים מעולים ואופק כלכלי: אנו משלמים שכר מכובד ומתגמלים על יציבות - השכר כולל עליית שכר מובטחת בכל שנה!

סביבת במשרד מפואר וחניה פרטית צמודה.

תחומי אחריות:
ניהול יומנים מורכבים ותיאום פגישות.
מתן תמיכה אדמיניסטרטיבית שוטפת, כולל הכנת מסמכים ומצגות.
עבודה מול ממשקים פנימיים וספקים, כולל טיפול בהזמנות רכש (PO), חשבוניות ותהליכי Procurement.
סיוע בארגון והפקת אירועי עובדים, ימי גיבוש, Happy Hours, Offsites ואירועי טכנולוגיה.
רישום ותיאום לוגיסטי של הדרכות ואירועים פנים-ארגוניים.
תיאום נסיעות, מעקב אחר הוצאות וסיוע בתהליכים תפעוליים שוטפים.

תפקיד: אדמיניסטרטור.ית

חברה: קרן השקעות (6 איש במשרד)

מיקום: הוד השרון, רמתיים

מיקום ישיבה: עמדת קבלה

היקף: א'-ה' שעות הבוקר 60-70% משרה (לא היברידי)

משימות/תחומי אחריות:
ניהול משרד שוטף על כל פניו, ניהול 2 יומנים
איסוף, ריכוז וניהול ניירת, בירוקרטיה, רגולציה עבור 10 פרוייקטים פעילים בו זמנית
עבודה מול ספקים, משקיעים, עורכי דין
ריכוז וניהול חשבוניות/קבלות, עבודה על אקסלים

במסגרת התפקיד:
ניהול ותיאום של 4 יומנים מורכבים.
תיאום פגישות, ניהול לוחות זמנים ומעקב אחר משימות.
טיפול באדמיניסטרציה השוטפת של המחלקה.
ביצוע הזמנות רכש ומעקב אחר תהליכי הזמנה.
טיפול בחשבוניות, תעודות משלוח ותהליכים תפעוליים שונים.
עבודה מול ממשקים פנים-ארגוניים וחיצוניים.
טיפול ותפעול ברווחה במחלקה, לרבות ארגון הרמות כוסית, אירועי צוות ופעילויות גיבוש.

לחברת נדלן דרוש/ה מזכיר/ה אישית, לתפקיד מגוון ודיסקרטי הכולל אחריות מלאה על ניהול המשרד
ניהול יומן מורכב ותיאום פגישות מרובות משתתפים.
ניהול ההתנהלות השוטפת של המנכ"לית, לרבות טיפול בנושאים עסקיים, אדמיניסטרטיביים ולוגיסטיים.
ניהול שיחות, מיילים ותכתובות, ותיאום מול ממשקים בארץ ובחו"ל.
תמיכה אדמיניסטרטיבית בפרויקטים, כולל מעקב אחר משימות וביצוען מקצה לקצה.
ארגון נסיעות, כנסים, לינה והסעות.
ניהול פגישות בזום, קבלת אורחים, טיפול בתיוקים, הקלדות ומשימות משרד שוטפות.

ניהול מלא של חזית המשרד ואירוח לקוחות ומבקרים המגיעים לפגישות

מענה טלפוני אדיב וייצוגי ניתוב שיחות וניהול קשרי לקוחות ראשוניים

תיאום פגישות מורכבות ניהול יומני השותפים וחדרי הישיבות במשרד

ניהול אדמיניסטרטיבי שוטף הכולל טיפול בדואר שליחויות וממשק מול ספקים

תמיכה שוטפת בצוות המקצועי וברואי החשבון כולל הכנת מסמכים סריקות ותיוקים