דרושים » אדמיניסטרציה » מנהל /ת לשכת הנהלה בכירה

התפקיד כולל תמיכה שוטפת בעבודת המשנה לנשיא ומנכ"ל והובלת פעילות הלשכה, תוך ראייה מערכתית, תיאום בין ממשקים מרובים, סיוע בקידום תהליכים ארגוניים, משימות חוצות ארגון, ובקרה על יישום החלטות. התפקיד משלב אחריות ניהולית, תפעולית ומנהלית בסביבה רחבת היקף, דינמית, מרובת משימות, ובעלת רגישות ארגונית גבוהה.

כפיפות:
משנה לנשיא ומנכ"ל

תחומי אחריות עיקריים:
ניהול והובלת עבודת לשכת המשנה לנשיא ומנכ"ל, לרבות ניהול צוות הלשכה ואחריות על ביצוע כלל הפעילויות המנהליות בלשכה
סיוע בקידום והנעת תהליכים ארגוניים, פנים וחוץ-טכניוניים מרובי ממשקים
ריכוז, תכנון והכנת חומרים לדיונים ולמפגשים, תוך הבטחת מוכנות מיטבית של המשתתפים
השתתפות בדיונים, הכנת סיכומי דיון, ניהול מעקב שיטתי אחר משימות והחלטות, וקידום יישומן עם בעלי התפקידים השונים
ניהול ותיעדוף לוח הזמנים של המשנה לנשיא ומנכ"ל באמצעות צוות הלשכה, תוך תיאום בין-יחידתי ובניית צירי זמן בהתאם לצורך
תיאום, ריכוז והעברת מידע בין פקולטות, יחידות וגורמי חוץ, תוך מתן שרות מהיר ושמירה על רציפות תפעולית
תכנון, ארגון וליווי אירועים, פורומים, סדנאות ומפגשים מקצועיים ביוזמת המשנה לנשיא ומנכ"ל
ניהול ובקרה תקציבית של פעילות הלשכה, לרבות טיפול בנושאי רכש והתקשרויות בהתאם לנהלים
סיוע במתן מענה מהיר ורציף באירועים חריגים או אירועי קיצון
ביצוע משימות נוספות בהתאם להנחיות הממונה

לחברה מובילה דרוש/ה מנהל/ת משרד / עוזר/ת אישית למנהלים לניהול שוטף של פעילות המשרד ומתן תמיכה אדמיניסטרטיבית למנהלי החברה.
תיאור התפקיד:
- ניהול ותפעול שוטף של המשרד ואחריות על התנהלותו התקינה.
- ניהול יומנים, תיאום פגישות והכנת חומרים בהתאם לצורך.
- מתן מענה שוטף למנהלים, לעובדי החברה, ללקוחות ולספקים בארץ ובחו"ל.
- טיפול בהתכתבויות, שיחות טלפון ופניות ומתן מענה מקצועי ושירותי.
- אחריות על עמדת הקבלה וקבלת אורחים.
- ניהול הזמנות ציוד משרדי, עבודה מול ספקים ודאגה לצורכי המשרד ורווחת העובדים.
- הכנת מסמכים, ניהול קבצים וביצוע משימות אדמיניסטרטיביות מגוונות.
- עבודה עם מערכות Office, Google Workspace, מערכות CRM וכלים טכנולוגיים נוספים.
- סיוע למחלקת הנהלת החשבונות וביצוע משימות נוספות בהתאם לצורכי החברה.

משרה מלאה (קיימת גמישות).
ימים א'-ה', בין השעות 9:00-18:00.
העבודה במשרדי החברה בבניין הכשרת היישוב, בני ברק.
סביבת עבודה חרדית.
תנאים טובים למתאימים/ות.

מחפש/ת מקום עבודה יציב, עם אווירה משפחתית ואפשרות אמיתית לצמוח ולהתפתח?
למשרד מוביל בתחום הניהול והפיקוח ההנדסי בירושלים דרוש/ה מנהל/ת משרד לתפקיד מרכזי ומשמעותי בניהול השוטף של המשרד.
התפקיד מתאים למועמד/ת אחראי/ת, מסודר/ת, שירותי/ת ובעל/ת יכולת ניהול ותיאום גבוהה, שאוהב/ת לעבוד בסביבה דינמית ולשמש גורם מרכזי המחבר בין כלל הגורמים במשרד.

מה כולל התפקיד?
- ניהול יומנים עבור הנהלת החברה
- תאום פגישות לכלל עובדי החברה.
- טיפול אדמיניסטרטיבי שוטף וניהול המשרד ברמה היומיומית
- מענה טלפוני וקשר שוטף עם לקוחות, ספקים וגורמים מקצועיים
- סיוע שוטף להנהלה ולעובדי המשרד בהתאם לצורך
- אחריות על סדר, ארגון ותפעול שוטף של המשרד
- קבלת קהל ומתן מענה אדיב ומקצועי לפונים

מה אנחנו מציעים?
סביבת עבודה משפחתית, נעימה ותומכת
צוות מקצועי, איכותי וחברי
משרה מלאה (אופציה למשרת אם)
יציבות תעסוקתית לטווח ארוך ותנאים טובים

ימי ושעות העבודה:
ימים א-ה בין השעות 08:00-16:30, עם מעט גמישות בשעות

היקף ומעמד: 100% משרה תקנית
מתח דרגות: 12-9 בדירוג המינהלי
תיאור תפקיד:
אחריות מנהלית לפעילות השוטפת של לשכת הדקאן וראשת מינהל, כולל:
מתן שירותי אדמיניסטרציה ואחריות על פרויקטים בלשכת הדקאן וראשת המינהל.
ריכוז אדמיניסטרטיבי של ועדות שונות, לרבות רישום טיפול בפרוטוקולים ומעקב אחר ביצוע החלטות.
הפקת כתבי מינוי בנושא בטיחות לחוקר ראשי במעבדות מחקר, תהליכי בחירות לבעלי תפקידים וכו'.
ריכוז הטיפול בנושאים שונים כגון: פעילויות רווחה, מיפוי חדרים, מפת התמצאות, טיפול במתנות, לוח ארועים, תקשורת פנים ארגונית, וכו'.
ארגון אירועים אשר באחריות לשכת דקאן וראשת מינהל.
קשר שוטף עם יחידות הפקולטה ועם מגוון גורמים באוניברסיטה ומחוצה לה.
תכתובת שוטפת בשפות עברית ואנגלית.
ריכוז נתונים סטטיסטיים, הכנת דו"חות ומצגות.
עבודה מול ספקים כולל טיפול בהזמנות רכש באמצעות המערכת הלוגיסטית לרבות בקשות להצעות מחיר וריכוזן.
ביצוע פרויקטים מיוחדים ומטלות נוספות עפ"י הנחיות הדקאן וראשת המינהל, וככל שיידרש.

היקף ומעמד: 100% משרה תקנית
מתח דרגות: 12-9 בדירוג המינהלי
תיאור תפקיד:
אחריות מנהלית לפעילות השוטפת של לשכת הדקאן וראשת מינהל, כולל:
מתן שירותי אדמיניסטרציה ואחריות על פרויקטים בלשכת הדקאן וראשת המינהל.
ריכוז אדמיניסטרטיבי של ועדות שונות, לרבות רישום טיפול בפרוטוקולים ומעקב אחר ביצוע החלטות.
הפקת כתבי מינוי בנושא בטיחות לחוקר ראשי במעבדות מחקר, תהליכי בחירות לבעלי תפקידים וכו'.
ריכוז הטיפול בנושאים שונים כגון: פעילויות רווחה, מיפוי חדרים, מפת התמצאות, טיפול במתנות, לוח ארועים, תקשורת פנים ארגונית, וכו'.
ארגון אירועים אשר באחריות לשכת דקאן וראשת מינהל.
קשר שוטף עם יחידות הפקולטה ועם מגוון גורמים באוניברסיטה ומחוצה לה.
תכתובת שוטפת בשפות עברית ואנגלית.
ריכוז נתונים סטטיסטיים, הכנת דו"חות ומצגות.
עבודה מול ספקים כולל טיפול בהזמנות רכש באמצעות המערכת הלוגיסטית לרבות בקשות להצעות מחיר וריכוזן.
ביצוע פרויקטים מיוחדים ומטלות נוספות עפ"י הנחיות הדקאן וראשת המינהל, וככל שיידרש.

*ניהול ותיאום של 4 יומנים מורכבים.
*תיאום פגישות, ניהול לוחות זמנים ומעקב אחר משימות.
*טיפול באדמיניסטרציה השוטפת של המחלקה.
*ביצוע הזמנות רכש ומעקב אחר תהליכי הזמנה.
*ארגון ותכנון ישיבות הנהלה  / מפגשים חטיבתיים
*עבודה מול ממשקים פנים-ארגוניים וחיצוניים.
*טיפול ותפעול ברווחה במחלקה, לרבות ארגון הרמות כוסית, אירועי צוות ופעילויות גיבוש בשיתוף מנהלת משאבי אנוש.
 
עיקר התפקיד הוא עיסוק בניהול יומנים ותיאום פגישות.

רוצה להיות בלב העשייה ולהשפיע באמת?
לארגון מוביל, ערכי ומתפתח דרוש/ה מנהל/ת לשכה והנהלה בכירה לתפקיד מרכזי, מגוון ובעל השפעה.
אם את/ה אוהב/ת אנשים, 
יודע/ת לנהל מספר משימות במקביל, נהנה/ית מסדר וארגון 
ורוצה להיות חלק מארגון שעשייתו משפיעה מדי יום על אלפי אנשים - מקומך איתנו.

התפקיד כולל:
עבודה צמודה למנכל/ית הרשת, 
אחריות רחבה, 
שותפות בתהליכים ארגוניים משמעותיים והזדמנות אמיתית לצמוח ולהתפתח מקצועית.

תחומי אחריות:
-ניהול יומן מורכב ותיאום פגישות מרובות משתתפים/ות.
-ניהול שוטף של לשכת המנכל/ית..
-הכנת מסמכים, מצגות, סיכומי ישיבות ומעקב אחר ביצוע משימות.
-עבודה מול גורמים פנימיים וחיצוניים, ספקים ושותפים.
- תיאום והפקת ישיבות, אירועים ותהליכים ארגוניים.
-מתן מענה מקצועי, שירותי ודיסקרטי להנהלה ולעובדי/ות הארגון.
-אחריות על תהליכי אדמיניסטרציה שוטפים וניהול ממשקי עבודה רבים.

למה כדאי להצטרף אלינו?
-תפקיד משמעותי בלב קבלת ההחלטות והעשייה הארגונית.
-סביבת עבודה מקצועית, איכותית ונעימה.
-עבודה מגוונת, מאתגרת ומלאת עניין.
-אפשרות ללמידה, התפתחות מקצועית וצמיחה אישית.
-הזדמנות להיות חלק מארגון מוביל בעל עשייה משמעותית והשפעה אמיתית.
היקף המשרה: משרה מלאה.
מיקום: עפולה.