דרושים » אדמיניסטרציה » מנהל /ת אדמיניסטרטיבי /ת למשרד עורכי דין

כאן תמצאו קריירה מעצימה לצד ביטחון ויציבות תעסוקתית!
קבוצת אלקטרה מגייסת מזכיר/ת חברה באחת מהחברות הבנות בקבוצה! 

תיאור התפקיד:
ניהול יומנים מורכבים של מנכ"ל וסמנכ"לים
תיאום ותפעול צי רכבים (מסירות, החזרות, דוחות, מנויים ועדכונים שוטפים)
ניהול תחום התקשורת בארגון: הזמנת ציוד קצה, קווים, אינטרנט, רישיונות תוכנה ומעקב שוטף
אחריות על ספקים ושירותים (מי עדן, מדפסות, דפוס, שליחויות)
רווחת עובדים: ימי הולדת, מתנות, אירועים וחגים
טיפול בתהליכי קליטת עובדים חדשים
ניהול ציוד משרדי וכיבוד שוטף למשרד
טיפול בסיווגים ביטחוניים ועדכוני נתונים

הצטרף/י למשרד בוטיק מוביל, העוסק בתכנוני מס בינלאומיים.

המשרה כוללת:
תפעול אדמיניסטרטיבי של המשרד (מזכירות, ניהול יומנים מרובים, ניהול שוטף של הפעילות והפגישות במשרד וכו').
מתן מענה וסיוע ללקוחות המשרד.
סיוע במענה שיווקי (מענה טלפוני וטיפול ראשוני בלידים חדשים).
קשרי לקוחות (פתיחת תיקי לקוחות, גביה, מעקב ותקשורת שוטפת עם לקוחות המשרד ובהם דמויות מפתח בעולם העסקים, שגרירים וכו').
סיוע לצוות המקצועי, עורכי הדין ורואי החשבון שלנו (לדוגמה סידור והגהה של חוות דעת ומסמכים מקצועיים).
ארגון והפקה של כנסים, וובינרים, טיסות לחו"ל של צוות המשרד, מצגות להרצאות, שעה שמחה שבועית ועוד.
התפקיד דינאמי ויהיה מאתגר יותר ככל שכישורייך יהיו גבוהים יותר.

* מעבר לכך, יש תמיד אפשרויות קידום למי שמראה תושייה ויצירתיות.
* המשרה גמישה, קיימת אפשרות למשרה חלקית או מלאה.
* העבודה מעניינת, דינאמית ומגוונת מאוד.
* אווירה כיפית וצוות חברי ומגובש.

מתן מענה אדמיניסטרטיבי שוטף.

המשימות העיקריות הנכללות בתכולת התפקיד הינן:
ניהול יומן, תיאום פגישות וישיבות, ריכוז חומרים לישיבות וועדות, הכנת פרוטוקולים.
ביצוע שלב הפצה של דוחות, עדכון מערכות שונות המשמשות לניהול עבודת הלשכה, הזמנת ציוד, עדכונים ובקרות נוכחות של עובדי הלשכה, סיוע בהכנת מסמכים שונים ומשימות אדמיניסטרטיביות נוספות.

התפקיד כולל:
ריכוז וליווי תהליכים בפרויקטי נדל"ן, סיוע ותמיכה שוטפת למנהלי הפרויקטים, עבודה מול גורמים מקצועיים ולקוחות, הכנת מסמכים, דוחות ומצגות מקצועיות וכן תמיכה תפעולית בפעילות האגף.
התפקיד מציע עבודה מגוונת וחשיפה רחבה לפרויקטים ולתהליכים משמעותיים.

העבודה מתבצעת ברמת גן, עתידים לעבור לאור יהודה.

מתן מענה אדמיניסטרטיבי שוטף.

המשימות העיקריות הנכללות בתכולת התפקיד הינן:
ניהול יומן, תיאום פגישות וישיבות, ריכוז חומרים לישיבות וועדות, הכנת פרוטוקולים.
ביצוע שלב הפצה של דוחות, עדכון מערכות שונות המשמשות לניהול עבודת הלשכה, הזמנת ציוד, עדכונים ובקרות נוכחות של עובדי הלשכה, סיוע בהכנת מסמכים שונים ומשימות אדמיניסטרטיביות נוספות.

הזדמנות נדירה להיות יד ימינם של הבעלים ומנכ"ל רי/מקס ושל מנכ"ל חברת אחות. שניהם דמויות בכירות עם עשייה עסקית ואישית ענפה. התפקיד מציע ליווי ומעורבות בעולמם המקצועי והאישי בסביבת עבודה דינמית ואיכותית.
תיאום פגישות עם גורמים בארגון ומחוצה לו עם חברי הנהלה מהארץ ומחו"ל, זכיינים, שותפים עסקיים תוך קביעת סדרי עדיפויות, סגירת קצוות, ארוחות, סיורים ועוד.
היערכות וליווי פגישות - הכנת חומרים איסוף מידע, הכנת דוחות, מצגות, כתיבת סיכומי פגישות, ניסוח מיילים, מכתבים הודעות והפצתם
תיעוד פגישות ומסמכים במערכות החברה
היערכות מקצועית לכנסים, הרצאות ואירועים בארץ ובחו"ל
ניהול end-to-end של נסיעות עסקיות ואישיות לחו"ל כולל הזמנת טיסות, בתי מלון, הסעות ואישורים נדרשים הרשמה לכנסים תיאום מול מארחים, טיפול בחופשות המנכ"לים ובני משפחתם.
מעקב אחר התנהלות הנסיעות ומתן מענה במקרים דחופים
תאום ביקורים של אורחים מחו"ל בשיתוף עם מחלקות שונות בהנהלה
היערכות לביקור כולל הזמנת טיסות, בתי מלון, ארוחות, תיאום סיורים ופגישות
ליווי האורחים ומתן מענה במהלך ביקורם בישראל
מתן מענה לצרכים אישיים ביורקטיים שונים לשני המנכלים על מנת לפנות את זמנם מטיפול שוטף בענינים אלו לטובת צמיחת החברה
התפקיד מהווה נקודת תיאום מרכזית בין המנכ"לים, ההנהלה הבכירה, דמויות מפתח ברי/מקס בעולם, צוותים, שותפים עסקיים ועוד.