דרושים » אדמיניסטרציה » עוזרת אישית בעלת נסיון קודם (כולל שירות כרלשית מלשכה בכירה) בחברת ענק! באיזור המרכז!

לחברה מובילה בתחום הפיננסים דרוש /ה מזכיר/ת מנכ"ל

תיאור התפקיד:
-עבודה צמודה להנהלה הבכירה.
-אחריות על ניהול שוטף של המשרד ותיאום בין ממשקים ארגוניים.
-ניהול יומנים מורכבים ותיאום פגישות מרובות משתתפים
-ריכוז דוחות, מעקב אחר משימות והחלטות הנהלה
-איסוף נתונים והכנת מצגות מקצועיות
-אחריות על תפעול שוטף של המשרד וציוד משרדי
-ניהול קשר שוטף מול משאבי אנוש בנושאי כוח אדם
-עבודה מול ממשקים פנימיים וחיצוניים בארגון

העבודה במשרדי החברה ברמת החייל בתל אביב (כולל חניה)
משרה מלאה בימים א'-ה' בין השעות 8:30-17:00
תנאים טובים והזדמנות להשתלב בחברה גדולה, יציבה ומובילה

אנחנו מחפשים את מי שתהיה יד ימינו של מנכל החברה,דמות מרכזית שמחזיקה את
המערכת, מייצרת סדר בתוך מורכבות, ומובילה את סביבת העבודה ברמה הגבוהה ביותר.

התפקיד משלב בין ראש/ת לשכה, ניהול משרד ועוזר/ת אישית
עם אחריות רחבה על התנהלות היומיום של הנהלת החברה והצוות.

התפקיד כולל:
-ניהול יומנים מורכבים וריבוי ממשקים.
-ליווי שוטף של מנכל החברה.
-השתתפות בישיבות הנהלה - לרבות כתיבת פרוטוקולים, הפצתם לגורמים הרלוונטיים והובלת מעקב שוטף אחר ביצוע משימות.
-ניהול תהליכי בקרה עד להשלמתם בפועל,
-אחריות מלאה על ניהול המשרד על כל היבטיו 
-נראות, סדר וסטנדרט אירוח, עבודה מול ספקים, טיפול שוטף בצרכים תפעוליים
והבטחת סביבת עבודה מוקפדת ויעילה.

מחפש/ת להתחיל את הקריירה במקום איכותי עם אנשים טובים ואווירה נעימה? זו ההזדמנות שלך!
היקף משרה: חלקית - ימים א'-ה' בין השעות 09:30-16:00.
תנאי שכר טובים למתאימים/ות!
 
במסגרת התפקיד:
 עבודה שוטפת מול שני מנכ"לים ומנהלת החשבונות.
 ניהול יומן, קביעת פגישות ומענה טלפוני.
 אירוח וקבלת פנים.
 אחריות על ציוד ותחזוקה של המשרד.
 תקשורת מול גורמים עירוניים וממשלתיים.
 ניהול מכרזים ומעקב אחר פרויקטים של החברה.
 גיוס עובדים במידת הצורך.

הזדמנות נדירה להיות יד ימינם של הבעלים ומנכ"ל רי/מקס ושל מנכ"ל חברת אחות. שניהם דמויות בכירות עם עשייה עסקית ואישית ענפה. התפקיד מציע ליווי ומעורבות בעולמם המקצועי והאישי בסביבת עבודה דינמית ואיכותית.

 תיאום פגישות עם גורמים בארגון ומחוצה לו עם חברי הנהלה מהארץ ומחו"ל, זכיינים, שותפים עסקיים תוך קביעת סדרי עדיפויות, סגירת קצוות, ארוחות, סיורים ועוד.
 היערכות וליווי פגישות - הכנת חומרים איסוף מידע, הכנת דוחות, מצגות, כתיבת סיכומי פגישות, ניסוח מיילים, מכתבים הודעות והפצתם.
 תיעוד פגישות ומסמכים במערכות החברה
 היערכות מקצועית לכנסים, הרצאות ואירועים בארץ ובחו"ל, הכנת מצגות וחומרים

 ניהול end-to-end של נסיעות עסקיות ואישיות לחו"ל כולל הזמנת טיסות, בתי מלון, הסעות ואישורים נדרשים;, הרשמה לכנסים תיאום מול מארחים, טיפול בחופשות המנכ"לים ובני משפחתם.
 מעקב אחר התנהלות הנסיעות ומתן מענה במקרים דחופים

 תאום ביקורים של אורחים מחו"ל בשיתוף עם מחלקות שונות בהנהלה
 היערכות לביקור כולל הזמנת טיסות, בתי מלון, ארוחות, תיאום סיורים ופגישות
 ליווי האורחים ומתן מענה במהלך ביקורם בישראל

 מתן מענה לצרכים אישיים ביורקטיים שונים לשני המנכלים על מנת לפנות את זמנם מטיפול שוטף בענינים אלו לטובת צמיחת החברה

 התפקיד מהווה נקודת תיאום מרכזית בין המנכ"לים, ההנהלה הבכירה, דמויות מפתח ברי/מקס בעולם, צוותים, שותפים עסקיים ועוד.