דרושים » אדמיניסטרציה » דרוש.ה מזכיר.ת מנכ"לית לחברה מובילה במודיעין

לתפקיד בחברה מובילה בתחום ריהוט הרחוב ומתקני משחק דרושה מנהלת משרד מנוסה, אחראית ושירותית, שתהווה גורם תפעולי משמעותי בליבת הפעילות ותעבוד בממשק שוטף עם ההנהלה, צוותי פרויקטים, לקוחות וספקים.

תחומי אחריות:
*ניהול ותפעול שוטף של המשרד ומתן תמיכה אדמיניסטרטיבית להנהלה ולצוותי הפרויקטים.
*עבודה שוטפת מול לקוחות החברה: מענה לפניות, תיאום פגישות, ליווי אדמיניסטרטיבי לאורך חיי הפרויקט ושמירה על חוויית שירות גבוהה.
*ניהול יומנים ותיאום פגישות מרובות משתתפים מול גורמים פנימיים וחיצוניים.
*ריכוז ומעקב אחר פרויקטים, טיפול במסמכים, חוזים, דוחות, מכרזים וחומרים נלווים.

מתן מענה אדמיניסטרטיבי שוטף.

המשימות העיקריות הנכללות בתכולת התפקיד הינן:
ניהול יומן, תיאום פגישות וישיבות, ריכוז חומרים לישיבות וועדות, הכנת פרוטוקולים.
ביצוע שלב הפצה של דוחות, עדכון מערכות שונות המשמשות לניהול עבודת הלשכה, הזמנת ציוד, עדכונים ובקרות נוכחות של עובדי הלשכה, סיוע בהכנת מסמכים שונים ומשימות אדמיניסטרטיביות נוספות.

מתן מענה אדמיניסטרטיבי שוטף.

המשימות העיקריות הנכללות בתכולת התפקיד הינן:
ניהול יומן, תיאום פגישות וישיבות, ריכוז חומרים לישיבות וועדות, הכנת פרוטוקולים.
ביצוע שלב הפצה של דוחות, עדכון מערכות שונות המשמשות לניהול עבודת הלשכה, הזמנת ציוד, עדכונים ובקרות נוכחות של עובדי הלשכה, סיוע בהכנת מסמכים שונים ומשימות אדמיניסטרטיביות נוספות.

מה בתפקיד?
ניהול יומן מקצועי ואישי מורכב של מנהל תחום השיווק
תיאום, סנכרון ומעקב אחר פגישות, לו״ז ואירועים שונים
ניהול משימות אדמיניסטרטיביות שוטפות ומעקב אחר ביצוען
עבודה שוטפת מול הנהלה בכירה, מנהלים וגורמים פנים וחוץ ארגוניים
תפעול ותמיכה מלאה בפעילות הלשכה בסביבה דינמית ומרובת ממשקים
משרה מלאה בימים א’-ה’
תנאים מעולים למתאימים/ות!

למשרד בינוני ומוביל בתחום ניהול ופיקוח פרויקטים בהנדסה אזרחית, הממוקם בעיר לוד, דרוש/ה מנהל/ת משרד איכותית, אחראית ובעלת יכולת הנעה עצמית גבוהה.

התפקיד כולל:
ניהול יומנים מורכבים של מנכ"ל וצוות המשרד.
תיאום וקביעת פגישות מול גורמים פנימיים וחיצוניים.
ניהול שוטף של פעילות המשרד והבטחת סדר ויעילות תפעולית.
מעקב ובקרה אחר תשלומים, חשבונות ותהליכי מכרזים.



היקף משרה: מלאה.
סביבת עבודה מקצועית ודינמית.
תפקיד מרכזי עם השפעה ישירה על פעילות הארגון.

הזדמנות נדירה להיות יד ימינם של הבעלים ומנכ"ל רי/מקס ושל מנכ"ל חברת אחות. שניהם דמויות בכירות עם עשייה עסקית ואישית ענפה. התפקיד מציע ליווי ומעורבות בעולמם המקצועי והאישי בסביבת עבודה דינמית ואיכותית.

 תיאום פגישות עם גורמים בארגון ומחוצה לו עם חברי הנהלה מהארץ ומחו"ל, זכיינים, שותפים עסקיים תוך קביעת סדרי עדיפויות, סגירת קצוות, ארוחות, סיורים ועוד.
 היערכות וליווי פגישות - הכנת חומרים איסוף מידע, הכנת דוחות, מצגות, כתיבת סיכומי פגישות, ניסוח מיילים, מכתבים הודעות והפצתם.
 תיעוד פגישות ומסמכים במערכות החברה
 היערכות מקצועית לכנסים, הרצאות ואירועים בארץ ובחו"ל, הכנת מצגות וחומרים

 ניהול end-to-end של נסיעות עסקיות ואישיות לחו"ל כולל הזמנת טיסות, בתי מלון, הסעות ואישורים נדרשים;, הרשמה לכנסים תיאום מול מארחים, טיפול בחופשות המנכ"לים ובני משפחתם.
 מעקב אחר התנהלות הנסיעות ומתן מענה במקרים דחופים

 תאום ביקורים של אורחים מחו"ל בשיתוף עם מחלקות שונות בהנהלה
 היערכות לביקור כולל הזמנת טיסות, בתי מלון, ארוחות, תיאום סיורים ופגישות
 ליווי האורחים ומתן מענה במהלך ביקורם בישראל

 מתן מענה לצרכים אישיים ביורקטיים שונים לשני המנכלים על מנת לפנות את זמנם מטיפול שוטף בענינים אלו לטובת צמיחת החברה

 התפקיד מהווה נקודת תיאום מרכזית בין המנכ"לים, ההנהלה הבכירה, דמויות מפתח ברי/מקס בעולם, צוותים, שותפים עסקיים ועוד.