דרוש/ה מזכיר /ת אגף ספורט
תיאור התפקיד:
ביצוע עבודת מזכירות ומטלות פקידותיות הנוגעות לעבודת האגף והרשות, בהתאם להנחיית הממונה.
עיקרי התפקיד:
עבודה אדמיניסטרטיבית שוטפת לרבות תיאום לוח זמנים - ניהול יומן, פגישות ומעקב אחר קיום דיונים.
טיפול בדואר רגיל ואלקטרוני- קליטה, מיון וניתוב.
כתיבה, עריכה ותיוק של מסמכים כולל הכנת חומרים לקראת ישיבות וסיכומן.
הכנת מצגות ודוחות אקסל בהתאם לצרכים.
רישום פרוטוקול ישיבות על פי הנחיית הממונה והפצתו לפי רשימת תפוצה מוגדרת.
הקלדת מסמכים באמצעות תוכנת מעבד תמלילים, הדפסה ומשלוח של מסמכים.
השתתפות ולקיחת חלק באירועי האגף.
אחריות על שליחת תזכורות שונות הנוגעות לאירועים פגישות וכד.
מתן מענה לפניות הציבור, תושבים וגורמי חוץ, ככל הנדרש, ובכל אמצעי הפנייה אפשריים, בכל שעות הפעילות ומחוצה להם, לאורך כל השנה.
ביצוע כל משימה, מטלה או פרויקט, בשגרה או בחירום, במסגרת עבודת העירייה, עפ הנחיות הממונה הישיר והנהלת העירייה.
ביצוע שעות נוספות מעבר לשעות העבודה התקניות, בהתאם להנחיית הממונה ובהתאם לצורך.
כפיפות: מנהל רשות הספורט
היקף משרה: 100%
תאריך הגשת המועמדות: 3.5.26 13:00.
דרישות:
תנאי סף:
השכלה: 12 שנות לימוד - יש לצרף אישור.
ניסיון מקצועי:
ניסיון בעבודה אדמיניסטרטיבית - יתרון.
ניסיון בעבודה מרובת ממשקים בארגונים גדולים - יתרון.
דרישות נוספות:
שליטה בתוכנות OFFICE בדגש על Excel, Word, Outlook, Power Point
כושר ביטוי וניסוח בעברית ברמה גבוהה.
יחסי אנוש טובים.
יכולת טיפול בריבוי משימות ומגוון נושאים.
יכולות ניהול, ארגון, תכנון, ביצוע, בקרה ופיקוח.
שירותיות, סדר וארגון.
נכונות לשעות עבודה בלתי שגרתיות.
יכולת עבודה בתנאי לחץ. המשרה מיועדת לנשים ולגברים כאחד.