דרושים » אדמיניסטרציה » עוזר.ת אישית לסמנכ"לית מש"א, ארגון מוביל בתחומו בחיפה

דרוש/ה רכז/ת אכיפה, ביטחון וחירום.
היקף משרה 100%
כפיפות: מנהל אגף חירום וביטחון
תיאור התפקיד:
ריכוז ותפעול כלל הפעילות המינהלית באגף, לרבות ניהול עבודת המזכירות באגף חירום וביטחון ומתן סיוע שוטף למנהל האגף.
ביצוע מעקב ובקרה אחר יישום תכניות העבודה והפרויקטים שבאחריות האגף, תוך עמידה ביעדים ובלוחות זמנים.
אחריות על תחום האכיפה, כולל ניהול מחזור חיי הדו"ח - משלב ההנפקה ועד שלב העברת הדוח לגבייה - בהתאם לחוקי העזר העירוניים ולנהלים התקפים.
עיקרי התפקיד:
תפעול וריכוז תהליכים מינהליים ותפעוליים:
תיאום והנעת גורמים שונים ברשות לצורך ביצוע משימות ועמידה ביעדי המחלקה.
ריכוז, תפעול וביצוע תהליכי רכש, לרבות הוצאת הזמנות עבודה, התקשרויות עם ספקים וטיפול בחשבוניות.
ריכוז וניהול תהליכי התקשרות עם ספקים ונותני שירות.
2. מעקב, בקרה ודיווח על תכניות עבודה ופרויקטים:
מעקב ובקרה אחר יישום תכנית העבודה היחידתית והאגפית.
ריכוז פרוטוקולים, סיכומי דיון והחלטות, ומעקב אחר יישומן.
איסוף, ריכוז והפניית חומרים לגורמים הרלוונטיים לצורך קידום תכניות ופרויקטים.
קיום קשרי עבודה שוטפים עם גורמים ברשות לצורך גיבוש וכתיבת תכניות עבודה.
דיווח לגורמים הממונים אודות סטטוס והתקדמות פרויקטים.
3. עבודת מזכירות ותמיכה אדמיניסטרטיבית
הקלדה, ניהול ותיוק מסמכים.
טיפול בדואר נכנס ויוצא.
ניהול יומנים, תיאום פגישות ולוחות זמנים.
מענה טלפוני, קבלת קהל וטיפול בפניות תושבים.
ריכוז וטיפול בנושאים שוטפים של האגף בהתאם להנחיות הממונה.
4. תחום האכיפה:
ניהול ובקרה על מחזור חיי הדו"ח - מהנפקה ועד גבייה, בהתאם לחוקי העזר והנחיות הפיקוח.
עבודה מול גורמי אכיפה וגבייה ברשות.
5. משימות נוספות:
סיוע בתפעול פרויקטים ייעודיים של היחידה, בהתאם לצורך.
שיבוץ והשתלבות במכלול המבצעים בשעת חירום, בהתאם להנחיות הרשות.
תאריך הגשת המועמדות: 27/02/2026 00:00.