דרושים » אדמיניסטרציה » עוזר למנהל אגף (338 /25)

דרוש/ה מזכיר/ה בית ספר ראשי/ת.
היקף משרה 100% (40 ש"ש)
מטרת התפקיד:
הפעלת מזכירות ביה"ס למתן שירותי מינהל להנהלת ביה"ס וסגל ההוראה ולאוכלוסיית המורים,
התלמידים וההורים, בהתאם לנהלי העבודה ולהנחיות הממונה.
תחומי אחריות:
מתן שירותי מזכירות להנהלת ביה"ס ולסגל ההוראה, כולל קבלה וניתוב שיחות טלפוניות, ביצוע
תיאומים טלפוניים, ביצוע עבודות הדפסה, טיפול בדואר נכנס ובדואר יוצא ובאיסוף, ריכוז וארגון נתונים
שונים, בהתאם לנהלי העירייה ולהנחיות הממונה;
ניהול המערך הכספי והמשקי של ביה"ס במסגרת הניהול העצמי, בהתאם לנהלי משרד החינוך, לנהלי
העירייה ולהנחיות הממונה;
טיפול ברישום התלמידים לביה"ס, בהתאם לנהלים ולהנחיות הממונה;
טיפול בקבלת קהל של הורים ותלמידים לשם מתן מענה ובירור בעיות שוטפות, בתיאום עם הממונה;
הנחייה והפעלת מזכירת המשנה ופיקוח על ביצוע עבודתה, בתיאום עם הממונה.
כפיפות:
למנהל/ת תחום בכיר מנהל ואדמיניסטרציה
מטלות עיקריות:
קבלת פניות טלפוניות מגורמים פנים וחוץ עירוניים, בירור נושאי השיחות, מתן מענה מתאים ו/או העברתן לממונה או ניתובן לגורמים הרלוונטיים, בהתאם להוראות הממונה;
ביצוע תיאומים טלפוניים שונים בין ביה"ס לגורמים פנים וחוץ עירוניים רלוונטיים, בהתאם להנחיות הממונה, בנושאים הקשורים לתחומי פעילותו של ביה"ס (כגון: קביעה וארגון ישיבות, מפגשים, פעילויות ואירועים חינוכיים שונים וכו'); גביית כספים מהורי התלמידים עבור שירותים הניתנים לתלמידים וטיפול בהפקדות כספים ובפירעון המחאות; מעקב ובקרה על רשימות התשלומים המתקבלים בהמחאות וטיפול בהמחאות שלא כובדו; ביצוע תשלומים שונים והכנת המחאות לממלאי מקום, מרצים, ספקים ובעלי מלאכה שונים, כולל בדיקת התאמה בין חשבונות הבנק ובאישור הממונה; ניהול קופת דמי מחזור, בהתאם לנהלי העירייה, כולל רישום הכנסותיה והוצאותיה, הכנת שוברות הוצאה והעברתן במרוכז למינהל חינוך ולגזברות העירייה לאחר אישורם; ניהול "קופה קטנה" של ביה"ס, בהתאם לנהלי העירייה ולהנחיות הממונה; ניהול מלאי הציוד של ביה"ס, לרבות הזמנתו, קבלתו וחלוקתו עפ"י הצרכים השוטפים של מזכירות ביה"ס והכיתות)כגון: ציוד משרדי, גירים, בריסטולים, ספוגים, ריהוט, ציוד מחשבים וכו'(, בהתאם לנהלים; טיפול ברישום התלמידים לבית הספר, כולל בדיקת הזכאות לרישום, ניהול כרטסת תלמידים ממוחשבת והגשת דיווחים ומפקדים סטטיסטיים חודשיים לגורמים הרלוונטיים ולממונה; טיפול בקבלת קהל של הורים ותלמידים לשם מתן מענה ובירור בעיות שוטפות המתעוררות במהלך שנת הלימודים, בתיאום עם הממונה; ניהול ועדכון יומנו של מנהל בית הספר, בהתאם ללוח זמנים, לחשיבות הנושאים ולהנחיות הממונה; טיפול בדואר נכנס ובדואר יוצא של ביה"ס, לרבות ריכוז ההודעות והחוזרים למורים, לתלמידים ולהורים והפצתם כנדרש, בהתאם לנהלי העירייה ולהנחיות הממונה; ארגון ותיוק מסמכים הקשורים לפעילות ביה"ס, בהתאם להנחיות הממונה;
הגשת סיוע להנהלת ביה"ס ולסגל ההוראה בביצוע הדפסות במעבד התמלילים ובצילום, ריכוז והכנת מסמכים שונים; ריכוז, הזנה ועדכון נתונים שונים, בכל שלבי עבודתו, במערכת הניהול הבית ספרית הממוחשבת (מערכת המנב"ס) ובמערכות ממוחשבות אחרות שבשימוש ביה"ס;
תאריך הגשת המועמדות: 11.01.2026 12:00. המשרה מיועדת לנשים ולגברים כאחד.

דרוש ראש צוות אדמיניסטרציה, במחלקת חינוך ולמידה בחו"ל.
אחריות על ניהול ההיבט האדמיניסטרטיבי תפעולי של המחלקה וכן ההיבט הכספי של התנהלותה; מתן מענה לצרכי המחלקה - מנהלת המחלקה והצוות, בתחומי הלוגיסטיקה, התפעול והאדמיניסטרציה. סיוע למנהלת המחלקה בניהול השוטף וכן בתהליכי מעקב ובקרה על ביצוע; מתן סיוע לרכזים במיקוד משימותיהם. התפקיד כולל ביצוע משימות נוספות עפ"י צרכי היחידה.
תחומי אחריות: אחריות לטיפול אדמיניסטרטיבי ולוגיסטי בצרכי היחידה מתן סיוע אדמיניסטרטיבי למנהלת המחלקה וסיוע בהפקת התוכנית השנתית ונגזרות בהיבטי התפעול והלוגיסטיקה תכנון וניהול עבודת הצוות האדמיניסטרטיבי, מעקב אחר ביצוע המשימות ומתן פתרונות עבודה עם צוותי המחלקה וגורמים חיצוניים לזיהוי, תכנון ויישום הצרכים הלוגיסטיים -אדמיניסטרטיביים הנדרשים אפיון צרכים טכנולוגיים בשת"פ עם צוותי המחלקה ואגף טכנולוגיות מידע בארגון מתן שרות לקהל הפונים, צוותי המחלקה, צוותי האגף וצוותי יד ושם רישום קליטה ועדכון מדריכים / מרצים במערכות האגף ריכוז הטיפול בפניות הציבור של המחלקה והעברה לגורם המתאים אחריות לתיאום תפעול לוגיסטי - כנסים, סמינרים, ימי עיון והשתלמויות תכנון ותפעול סמינרים, ימי עיון, השתלמויות וכנסים רבי משתתפים בהיבט הלוגיסטי-תפעולי אחריות לטיפול בהיסעים, מלונות, מדריכים ומרצים, חדרי פעילות, מזון וצרכים לוגיסטיים שונים כולל תכנון וסידור כיתות אחריות על הקלדת נתוני הפעילות ותשלומים למדריכים, מרצים וספקים, וניהול כספים של המחלקה (החזרי טיסות, קביעת תשלום לפעילויות) הכנת דוחות וריכוז נתונים על פי הצורך.

דרוש/ה מנהל/ת לשכת מנכל

לניהול מקצועי של הלשכה ותמיכה שוטפת בהובלת המטה.

במסגרת התפקיד:
עבודה שוטפת עם המנכל וצוות המטה במעקב והוצאה לפועל של ההחלטות
תכלול, ריכוז והובלת פרויקטים ותהליכים ארגוניים.
סיוע בבניית נהלים ארגוניים, בניית תוכניות עבודה ומעקב אחר יישומן.
אחריות על ישיבות ודיונים, זימון, הכנת חומרים, תיעוד פרוטוקולים ומעקב ביצוע.
איסוף, ניתוח וסידור מידע ארגוני לטובת קבלת החלטות.
כתיבת מסמכים, דוחות ומצגות עבור הנהלת הארגון.
עבודה מול גורמים פנים ארגוניים וחוץ ארגוניים, כולל המל"ג וגופים נוספים.
מענה לפניות וביצוע מטלות אדמיניסטרטיביות שוטפות בלשכה.

משרה מלאה, עם זמינות מדי פעם לשעות הערב.
מקום העבודה: ירושלים

דרוש/ה מנהל /ת לשכת מנכל
לניהול מקצועי של הלשכה ותמיכה שוטפת בהובלת המטה.
במסגרת התפקיד:
עבודה שוטפת עם המנכל וצוות המטה במעקב והוצאה לפועל של ההחלטות תכלול, ריכוז והובלת פרויקטים ותהליכים ארגוניים. סיוע בבניית נהלים ארגוניים, בניית תוכניות עבודה ומעקב אחר יישומן. אחריות על ישיבות ודיונים, זימון, הכנת חומרים, תיעוד פרוטוקולים ומעקב ביצוע. איסוף, ניתוח וסידור מידע ארגוני לטובת קבלת החלטות. כתיבת מסמכים, דוחות ומצגות עבור הנהלת הארגון. עבודה מול גורמים פנים ארגוניים וחוץ ארגוניים, כולל המל"ג וגופים נוספים. מענה לפניות וביצוע מטלות אדמיניסטרטיביות שוטפות בלשכה.
משרה מלאה, עם זמינות מדי פעם לשעות הערב.
מקום העבודה: ירושלים.