דרושים » אדמיניסטרציה » רכז /ת תפעול ואדמיניסטרציה סניף ירושלים

הזדמנות להצטרף לצוות מוביל במוסד אקדמי איכותי 
למרכז האקדמי הרב תחומי ירושלים דרוש /ה רכז/ת חוג
אחריות על מערכת השעות של החוג
אחריות להכנת לוח בחינות ופרסומו, לסטודנטים ומרצים.
קשר עם ממשקים נוספים כגון ועדת משמעת, ועדת גמול הצטיינות, מערכות שעות ולוחות מבחנים בקמפוס שטראוס
טיפול בתהליך קליטת מרצים מול מחלקת מש"א.
הפקת דוחות, מכתבים, ריכוז נתונים והפצת נהלים.
ריכוז נתונים, חומרים והפקת דו"חות לקראת ישיבות ופורומים שונים בחוג, לרבות ועדות הוראה, כתיבת פרוטוקול, מעקב ויישום החלטות.
הכנת מצבת החוג, שיבוץ מרצים ומעקב שוטף אחר תקציבי החוג.
תיאום ושיבוץ כיתות לימוד בהתאם למערכת השעות.
טיפול בשיבוצי סטודנטים לקורסי הלימוד, לרבות תכניות חלקיות וקורסי בחירה.
טיפול בבחינות וציוני בחינות על כל היבטיו.
טיפול בדוחות לרבות דוחות בודקי תרגילים ומבחנים
הכנת בקשות זכאות לתואר, הגהת תעודות גמר וציונים.
קליטת מסמכים של אנשי סגל החוג, מעקב ודיווח אחר היעדרויות ושיעורי השלמה.

למרכז חירום לילדים בירושלים דרוש /ה מזכיר/ה. 
להלן דרישות התפקיד:
1. הכנת דוחות חודשיים לפיקוח, תוך מעקב ובקרה יומיות על הדיווחים והדוחות והפצתם לסמכויות. 
2. הכנת דוחות חודשיים לפיקוח. 
3. ניהול לוגיסטי: הזמנת ציוד חודשי, ניהול מול ספקי התקשורת. 
4. ריכוז תקלות והפניה לאיש מקצוע. 
5. הנהלת חשבונות והצעות מחיר: ריכוז וטיפול בחשבוניות. 
6. פתיחת ספקים חדשים. 
7. מעקב אחר תשלומים ממשרדי ממשלה למסגרת מעקב אחר צווים והתקשרות יומיות מול הרשויות. 
8. תיאום ישיבות עם גורמי חוץ עבור מנהלת המרכז. 
9. ריכוז תיעוד של ישיבות במרכז. 
10. ניהול וטיפול באישורים שנתיים של המרכז, רישיונות להפעלת המסגרת הן בחינוך והן ברווחה.
11. ניהול, טיפול ומעקב אחר חידוש רישיונות המעון והמוסד החינוכי. 
12. פרסום משרות במדיה החברתית, איתור מועמדים, תיאום ימי ראיונות.

לארגון בירושלים דרוש/ה רכז/ת אדמיניסטרציה לקורסים לתפקיד מגוון, דינמי ובעל אחריות, הכולל תיאום שוטף, ניהול משימות מרובות ותקשורת עם משתתפים וצוותי הדרכה.

תיאור התפקיד:

- ניהול אדמיניסטרטיבי מלא של קורסים ופעילויות הדרכה.

- רישום משתתפים, מענה לפניות ומתן ליווי שוטף לאורך הקורס.

- תיאום מול מנחים, מרצים, ספקים וגורמים פניםארגוניים.

- אחריות ללוגיסטיקה, כולל ארגון כיתות, ציוד וחומרי לימוד.

- תמיכה בהפקת דוחות, מעקב ובקרה אחר נוכחות והשתתפות.

מתן שירותי אדמיניסטרציה ובכלל זאת:
1. ניהול יומן מרובה ממשקים באמצעות יומן ממוחשב לרבות, תיאום פגישות, תיאום ישיבות, וועדות ופורומים שונים עם גורמי פנים וחוץ;
2. ריכוז מידע והכנת חומרים לקראת ישיבות והפצתם למשתתפים, מתן תמיכה מנהלית במהלכן;
3. כתיבת פרוטוקולים לישיבות וביצוע מעקב ובקרה אחר יישום המשימות והחלטות שהתקבלו;
4. ריכוז ומתן מענה בכתב, לרבות בדוא"ל ובעל פה, לרבות טלפונית;
5. מתן תמיכה אדמיניסטרטיבית לעובדים על פי השיוך הארגוני;
6. ביצוע משימות מנהליות שונות כגון: רכש, הדרכה ארגון פעילויות ארגוניות וימי עיון, תוך תיעדופן וניתובן באופן המקצועי והיעיל ביותר;
7. סיוע במשימות שוטפות נוספות וריכוז תחומים מקצועיים בהתאם לצורך;
8. עבודה מרובת ממשקים ותחת לחץ, עם חומרים רגישים ודיסקרטיים.