דרוש/ה מזכיר/ת מנהל /ת המוקד העירוני (מזכיר/ת מחלקה).
תיאור התפקיד:
תפעול אדמיניסטרטיבי של פעילות המוקד העירוני, מענה טלפוני וניתובו לגורם הרלוונטי, תוך סיוע, הכוונה ושירות לתושבי ועובדי העירייה לפי הנחיית הממונה והרשות המקומית.
עיקרי התפקיד:
טיפול במידע נכנס לרבות ריכוז הנתונים, מיון, הפצה, קטלוג, תיוק וכיו"ב.
טיפול בפניות התושבים למנהל המוקד, כולל: מענה טלפוני, מענה בדוא"ל.
מענה לפניות בעלי תפקידים בארגון, לרבות ריכוז בקשות לשינויים, הארכת צפי ביצוע, טיפול להוצאת מידע.
ניהול יומני פגישות של מנהל /ת המוקד וסגן/ית מנהל /ת המוקד.
סיוע למנהל בתיאום הדרכות, ימי עיון, הכשרות וכד'.
תיאום ראיונות, אבחונים למועמדים לעבודה.
הקלדת סיכומים ופרוטוקולים של פגישות ודיונים, הוצאת מכתבים לתושבים וכד'.
הכנת חומרים לפגישות, לרבות הכנת מסמכים ומצגות, הפקת דו"חות.
ניהול שוטף של המשרד, לרבות ניהול תקציב הוצאות משרד, הזמנת כיבוד וציוד משרדי, שבר ואחזקה.
ניהול ספקים, לרבות ריכוז הצעות מחיר, מעקב הזמנות עבודה ותשלומים.
ביצוע בקרה פנימית במוקד בכפיפות מקצועית לראש מדור בקרה.
ביצוע כל משימה, מטלה או פרויקט, בשגרה או בחירום, במסגרת עבודת העירייה, ע"פ הנחיות הממונה הישיר והנהלת העירייה.
ביצוע שעות נוספות מעבר לשעות העבודה התקניות, בהתאם להנחיית הממונה ובהתאם לצורך.
היקף משרה: 100%.
תאריך הגשת המועמדות: 2.11.25 13:00.
דרישות:
תנאי סף:
השכלה:
12 שנות לימוד- יש להציג אישור.
ניסיון מקצועי:
ניסיון בתחום האדמיניסטרציה- יתרון.
דרישות נוספות:
יכולות ארגון, תכנון, ביצוע, בקרה ופיקוח.
תודעת שירות גבוהה. ניסיון במוקד שירות יתרון.
יחסי אנוש מעולים ויכולת התמודדות עם מצבים מורכבים (שיחה קשה, לקוח נרגז).
יכולות למידה גבוהות ואוריינטציה לעולם הטכנולוגיה.
יכולת ניתוח והסקת מסקנות.
יכולת עבודה בריבוי משימות.
יכולת עבודה עצמאית.
יכולת יצירת ממשקי עבודה תקינים מול שותפים, מול הנהלת המוקד ומול נציגי השירות במוקד.
שליטה מלאה בתוכנות ה-OFFICE, סביבת האינטרנט ורשתות חברתיות
יכולת ניהול מו"מ.
עברית - ניסוח בכתב ובעל-פה ברמה גבוהה מאוד.
גמישות בשעות העבודה ונכונות להקפצות.
המלצות יתרון. המשרה מיועדת לנשים ולגברים כאחד.