דרושים » אדמיניסטרציה » וזר/ת אישי/ת

אם אתם/ן יודעים לנהל סדר ברמה גבוהה, מתים על לו"זים, ובא לכם/ן תפקיד ששם אתכם/ן בדיוק במרכז העניינים יש לנו הצעה שלא תפספסו.

לחברה תעשייתית מובילה דרוש/ה מזכיר/ת הנהלה בכירה לתפקיד משמעותי ודינאמי.
העבודה כוללת ניהול 3 יומנים של מנכ"לים יומנים צפופים עם הרבה תנועה, תיאומים משתנים וממשק יומיומי עם בכירים.

מה עוד? מענה טלפוני, הכנת חדרי ישיבות, דאגה לארוחות ולכיבוד, סידור קניות ויצירת סביבת עבודה חלקה ונעימה להנהלה.

זה לא עוד תפקיד מזכירות זה להיות הרוח שמאחורי הסדר, האנרגיה והמקצועיות של החברה.

אנחנו מחפשים אדם חד, אסרטיבי, עם יכולת להוביל יומנים ולא רק לרשום בהם. מישהו או מישהי שיידעו לקחת אחריות מלאה ולהיות חלק בלתי נפרד מההובלה הניהולית.

משרה מלאה בהרכב הבא:
פעמיים בשבוע: 09:00-18:00
שאר הימים: 08:00-17:00

התפקיד כולל אחריות לליווי ותמיכה תפעולית ופרויקטאלית במחלקת משאבי האנוש בחברה, ומתן סיוע אדמיניסטרטיבי לסמנכ"ליות משאבי אנוש ו-IT בחברה ( ניהול יומנים, תאומי פגישות, תאומי טיסות ובתי מלון, הכנת מצגות, הפקת דוחות  וכד).

התפקיד מאפשר השתלבות והתפתחות  בחברה מצליחה בעלת תרבות ארגונית יוצאת דופן.

מיקום המשרה: קיסריה.

לחברת נדל"ן איכותית

תכלית התפקיד:
לאפשר למנכ"ל למקסם את זמנו ומשאביו תוך הבטחת תפעול שוטף, מסודר ויעיל של לוחות הזמנים, התקשורת והמעקב אחר משימות ונושאים לטיפול.
שותפות יומיומית בצד הניהולי-אדמיניסטרטיבי של עבודת המנכ"ל, לרבות נוכחות בליווי ובסיורים מקצועיים.


תחומי אחריות עיקריים:
ניהול יומן ולוחות זמנים כולל תיאום פגישות מרובות משתתפים, התאמות שוטפות בלו"ז, ניהול יומן יומי, שבועי וחודשי באופן שוטף
תיאום ומענה לפניות כולל ניהול תקשורת בשם המנכ"ל מול מנהלים, ספקים, לקוחות ובעלי עניין, מענה לאימיילים והודעות בשם המנכ"ל, תיווך בין המנכ"ל לגורמים פנימיים וחיצוניים לצורך קידום משימות
ליווי ותמיכה בשטח - השתתפות בפגישות, סיורים וביקורים באתרי הפרויקטים, תיעוד סיכומי פגישות והפקת משימות למעקב, שמירה על רציפות ניהולית גם בזמן שהות המנכ"ל בשטח
תמיכה אדמיניסטרטיבית שוטפת - הכנה, עריכה וסידור של מסמכים וחומרים לפגישות, מעקב אחר נושאים ומשימות

דרוש/ה עוזר/ת אישי/ת לסמנכ"ל לאיזור השרון.
התפקיד כולל:
אחריות אדמיניסטרטיבית ותפעולית על ההתנהלות באגף
ניהול יומנים, תיאום פגישות מרובות משתתפים, מתן מענה שוטף לשינויים בלוחות זמנים.
עבודה מול ממשקים רבים בתוך הארגון ומחוצה לו, לרבות עבודה מול גורמים בחו"ל.
ארגון ימי גיבוש וסיוע בנושאים הקשורים לרווחת העובדים.

דרישות:

ניסיון קודם בתפקידי אדמיניסטרציה או תפעול - חובה
ניסיון בניהול יומנים ובקביעת פגישות - חובה
ניסיון קודם בארגון גלובאלי יתרון
אנגלית ברמה טובה (דיבור, כתיבה וקריאה) - חובה
שליטה בתוכנות - Office חובה
העבודה במשרה מלאה, נדרשת נכונות לגמישות בשעות העבודה במידת הצורך (משרת אמון).

לחברה באזור השרון דרוש/ה עוזר/ת למחלקת שיווק

תיאור התפקיד:
ניהול מספר יומנים במקביל, תיאום פגישות לפי דרישה,
ניהול לו"ז מנהלים ותיאום לוגיסטי של ישיבות,
טיפול בדואר יוצא ונכנס, מיילים
מענה לשיחות טלפון, קבלה והפניית שיחות טלפון לאדם או למחלקה המתאימה
הזמנת ציוד משרדי, פתיחת קריאות מול קבלנים וספקים, קבלת הצעות מחיר,
טיפול בשליחויות ותעודות משלוח.
פתיחת דרישות במערכת ה- SAP, טיפול בחשבוניות ועבודה מול הרכש.
קבלת אורחים והפנייתם בהגעתם למשרד.

התפקיד כולל: ניהול יומנים ותעדוף משימות, קשר עם ממשקים פנימיים וחיצוניים,מענה למיילים, הכנת מצגות, טיפול בנסיעות, הכנת חומרים לישיבות ועוד
זמינות למשרה מלאה ומתן מענה מעבר לשעות העבודה הרגילות
נכונות לעבודה בקיסריה (יום בשבוע מהבית)

- ניהול יומנים ולו"ז מורכב
- תיאום פגישות, סידורים ומעקב אחר משימות
- מענה אדמיניסטרטיבי שוטף
- עבודה מול גורמים בכירים בחברה ומחוצה לה
- סיוע שוטף למנכ"ל ופעילות כ"יד ימינו"