דרוש/ה מנהל/ת לשכת מנכ"ל
תיאור המשרה
ניהול אדמיניסטרטיבי של לשכת המנכ"ל, לרבות טיפול בדואר נכנס ויוצא ומענה טלפוני.
ניהול יומן מנכ"ל החברה וצוות הלשכה, תיאום פגישות מרובות משתתפים, כולל טיפול מול צדדים שלישיים וגורמים שונים בענייני לו"ז ואדמיניסטרציה.
הכנת חומרים לפגישות/ישיבות באופן שוטף, הכנת מצגות וכתיבת פרוטוקולים.
סיוע בריכוז והכנת החומרים לישיבות הדירקטוריון של החברה.
ביצוע מעקב אחר משימות, ריכוז ותכלול נתונים לבקשת המנכ"ל וצוות לשכת מנכ"ל.
סיוע מקצועי למנכ"ל ולמנהלת אגף מטה ופרויקטים ועבודה שוטפת מול צוות ההנהלה בארגון.
עבודה מול גורמים בכירים שונים בתוך החברה ומחוצה לה.

תיאור
סיוע אדמיניסטרטיבי ליו"ר המכון ולמנהלת האדמיניסטרטיבית ובכלל זה:
ריכוז ותיאום נושא המועמדים למשרות אקדמיות וטיפול בהליכי המינוי של המועמדים הנבחרים במכון: איסוף וארגון תיקי המועמדים, עריכת תקצירים, התכתבות באנגלית עם המועמדים, פנייה לממליצים, קביעת לו"ז למפגשים ולהרצאות וכיו"ב.
ריכוז וטיפול באנשי הסגל האקדמי הבכיר של המכון ובכלל זה: מתן קביעות, קידומים, שבתונים, הגשה לפרסים וכיו"ב.
ריכוז ועדות המכון: הכנת חומר, השתתפות בישיבות, כתיבת פרוטוקולים וניתוב החלטות לגורמים הרלוונטיים.
איסוף ועדכון מידע מהיחידות במכון, באוניברסיטה ומגורמים חוץ-אוניברסיטאיים בנושאים שונים, סיוע בהפקת דו"חות והכנת מצגות.
ארגון הרצאות, ימי עיון, טקסים והפקת עלון סמינרים שבועי.
טיפול בתחום השיווק והפרסום של המכון.
ריכוז ותכלול תא הבוגרים של המכון.
ניהול יומן פגישות, מענה טלפוני ועבודה שוטפת מול יו"ר המכון והמנהלת האדמיניסטרטיבית.

המתאם האדמיניסטרטיבי מסייע למנהל הדסק לבצע את מכלול הפעולות האדמיניסטרטיביות הנחוצות לניהול הדסק. התפקיד כולל ביצוע משימות נוספות עפ"י צרכי היחידה.
התפקיד כולל:
ביצוע תחקיר על תורמים, ותורמים פוטנציאליים
סיוע למנהל הדסק ביצירה ובשימור של קשר ישיר עם תורמים ותורמים פוטנציאליים של הדסק
התכתבות כללית עם תורמים וניהול קשר לקביעת פגישות לנסיעות עבודה של מנהל/ת הדסק, ו/או צוות; סיוע בתכנון ותיאום הנסיעות
ביצוע פעולות המשך (Follow up) לאחר מפגשים, ולאחר שיחות בכתב ובעל פה
הובלת פעולות שיגרת שמירת קשר (ניוזלטר, הזמנות לאירועים, טלפונים במועדים מיוחדים וכד')
תיאום בין תורמים ובין כלל האגפים, בנוגע לבקשות של תורמים (תחקירים, תרומת פריטים, וכו')
מתן מכלול שירותי תמיכה לאגודות הידידים דוברות השפה הגרמנית בפעולות הגיוס.
תכנון ותיאום לוגיסטי של ביקורי תורמים ותורמים פוטנציאליים, וכן של אירועי תורמים
ליווי וצילום ביקורים, ואיסוף על תורמי הדסק לצרכי שיווק ופרסום
סיוע בתיאום ותכנון ביקורי עבודה של צוותי האגודות דוברות גרמנית
סיוע בתיאום ותכנון מפגשי עבודה קבועים בין צוות הדסק וצוות האגודה
סיוע בתרגום לגרמנית
ריכוז נתוני לקוחות ועדכון מסד נתונים שוטף ב CRM; סיוע למנהל הדסק בהכנת דו"חות
טיפול בהוקרות ובשילוט בהתאם להסכמים, בתיאום עם רכזת הוקרות

אחריות על הפעילות המנהלית והארגונית במחלקה.
טיפול במינויים של כח אדם טכני, מנהלי ועובדים לפי שעות החל משלב הקליטה, הארכת מינוי, מעקב דיווחי רכב ושעות נוספות.
סיוע בניהול תקציבים ועריכת דוחו"ת שנתיים.
טיפול בהזמנות ציוד וחומרים, קשר עם ספקים ונותני שירות וטיפול בהוראות תשלום.
אחריות על תחזוקת המחלקה והציוד בה.
תיאום ישיבות מחלקה וכתיבת פרוטוקולים.
טיפול בסטודנטים בינלאומיים.
ארגון כנסים וימי עיון.
ארגון כנס שנתי בעבור המחלקה (טיפול בהזמנת מלונות, הסעות, כיבוד, מרצים אורחים ועוד).
תיאום ביקורי אורחים מהארץ ומחו"ל.
ריכוז קשרי המחלקה עם כל הגורמים במכון, בפקולטה ובאוניברסיטה.
מטלות נוספות לפי הוראות הממונים.

אחריות על הפעילות המנהלית והארגונית במחלקה.
טיפול במינויים של כח אדם טכני, מנהלי ועובדים לפי שעות החל משלב הקליטה, הארכת מינוי, מעקב דיווחי רכב ושעות נוספות.
טיפול במלגות מחיה ומלגות שככר לימוד לסטודנטים.
סיוע בניהול תקציבים ועריכת דוחות שנתיים.
טיפול בהזמנות ציוד וחומרים, קשר עם ספקים ונותני שירות וטיפול בהוראות תשלום.
אחריות על ניקיון, משק, התקנות וצרכי תחזוקה של המחלקה.
תיאום ישיבות מחלקה וכתיבת פרוטוקולים.
ארגון סמינרים מחלקתיים, כנסים וימי עיון.
ארגון כנס שנתי עבור המחלקה- טיפול בהזמנת מלונות, הסעות, כיבוד, מרצים אורחים ועוד.
תיאום ביקורי אורחים מהארץ ומחו"ל.
ריכוז קשרי המחלקה עם כל הגורמים במכון, בפקולטה ובאוניברסיטה.
מטלות נוספות לפי הוראות הממונים.