דרושים » אדמיניסטרציה » רכז /ת תקציבי מחקר-הפקולטה למתמטיקה ולמדעי הטבע- מכון רקח לפיסיק

טיפול אדמיניסטרטיבי שוטף בפרויקט מחקר למעבדה העוסקת בתחום הפסיכיאטריה הביולוגית ובכלל זה:
עבודה משרדית שוטפת: ניהול יומן, הדפסת מכתבים.
טיפול בהזמנות עבודה ורכש עבור החוקרים ובקרת מלאי.
ניהול קשר שוטף עם גורמי חוץ לרבות תיאום ביקורי אורחים מחו"ל.
סיוע בניהול תקציבי המחקר, מעקב אחריהם ובדיקת דו"חות כספיים.
סיוע לחוקרים בהגשת הצעות מחקר לקרנות שונות בארץ ובעולם.
ארגון ומעקב אחר נסיעות חוקרים לכנסים בארץ ובחו"ל ובכלל זה: טיפול בהכנת ביטוח רפואי, אש"ל, החזר
הוצאות נסיעה וכו'.
סיוע בארגון כנסים וימי עיון.
ניהול קופה קטנה.
ביצוע משימות נוספות בהתאם להוראות הממונים.

סיוע אדמיניסטרטיבי ליו"ר המכון ולמנהלת האדמיניסטרטיבית ובכלל זה:
ריכוז ותיאום נושא המועמדים למשרות אקדמיות וטיפול בהליכי המינוי של המועמדים הנבחרים במכון: איסוף וארגון תיקי המועמדים, עריכת תקצירים, התכתבות באנגלית עם המועמדים, פנייה לממליצים, קביעת לו"ז למפגשים ולהרצאות וכיו"ב.
ריכוז וטיפול באנשי הסגל האקדמי הבכיר של המכון ובכלל זה: מתן קביעות, קידומים, שבתונים, הגשה לפרסים וכיו"ב.
ריכוז ועדות המכון: הכנת חומר, השתתפות בישיבות, כתיבת פרוטוקולים וניתוב החלטות לגורמים הרלוונטיים.
איסוף ועדכון מידע מהיחידות במכון, באוניברסיטה ומגורמים חוץ-אוניברסיטאיים בנושאים שונים, סיוע בהפקת דו"חות והכנת מצגות.
ארגון הרצאות, ימי עיון, טקסים והפקת עלון סמינרים שבועי.
טיפול בתחום השיווק והפרסום של המכון.
ריכוז ותכלול תא הבוגרים של המכון.
ניהול יומן פגישות, מענה טלפוני ועבודה שוטפת מול יו"ר המכון והמנהלת האדמיניסטרטיבית.
ביצוע מטלות נוספות בהתאם להוראות הממונים.

תיאור התפקיד:
טיפול בכל הנושאים הכספיים והתקציביים של המרכז, ובכלל זה:
הכנת התקציב השנתי של המכרז ותקציבי תוכניות שוטפות, כנסים ופרויקטים מיוחדים.
הכנת תחזיות ותכנון שנתי ורב-שנתי עבור כל סוגי ההוצאות, לרבות כוח אדם.
מעקב ופיקוח שוטף אחר התקציבים השונים (תקבולים, ניצול כספים וכד') ודיווח בהתאם לכללי האוניברסיטה והגופים המממנים.
אחריות כספית על רכישות המרכז וביצוע תשלומים לספקים, גורמי פנים, שכר ומלגות.
הכנת הצעות תקציב ודו"חות כספיים בהתאם לצורך.
קיום קשרי עבודה שוטפים עם גורמים באוניברסיטה הקשורים לנושאים כספיים (חשבות הפקולטה למשפטים, אגף כספים, יחידות בת, הרשות למחקר ופיתוח) ועם שותפים ומממנים חיצוניים בארץ ובחו"ל.
משימות נוספות בהתאם להנחיות הממונים.

אחריות וריכוז המערך לבקרת האיכות האקדמית ובכלל זה: ליווי היחידות המנוטרות בהכנת דו"ח הערכה עצמית, תאום ביקור וועדות באוניברסיטה ומעקב אחר יישום המלצות הוועדות והחלטות המל"ג.
טיפול בבקשות העסקה נוספת של הסגל האקדמי.
ריכוז תמיכות משרד הקליטה במדענים חוזרים ובדוקטורנטים הכולל טיפול בחוזים ודו"חות.
ריכוז פרישות סגל אקדמי בכיר ובכלל זה עריכת מכתבי פרישה.
עבודה אדמיניסטרטיבית הכוללת: מענה לפניות, הכנת מצגות, הכנת דו"חות אקסל, עדכון אתר הלשכה, ארגון טקסים ואירועים שונים ועוד.
אחריות על ריכוז פרויקטים של סגני הרקטור.
משימות נוספות בהתאם להנחיות הממונים.

ריכוז וטיפול בענייני המדור ללימודי המשך ובכלל זה:
מתן מידע על קורסים למתעניינים.
סיוע בהכנת הצעות מחיר למוסדות והכנת הסכמי התקשרות.
רישום משתתפים לקורסים וגביית שכר לימוד.
שריון אולמות ותיאום מרצים.
טיפול ומעקב שוטף בקורסים השונים: דיווחי נוכחות, הודעות שוטפות למשתתפים, כיבוד וכו'.
סיוע בארגון הרצאות מקוונות, הפצה של חומרי למידה וסיוע למרצים בהעלאת מצגות.
ניהול תוכן דף אינטרנט של המדור ללימודי המשך.
סיוע בניהול משא ומתן עם ספקים וטיפול בתשלומים.
טיפול בנושא גמול השתלמות מול משרד החינוך.
שיווק ופרסום הקורסים במדור.
ריכוז תהליך הקמת תא בוגרים של בית הספר.
מטלות נוספות בהתאם להוראות הממונים.

אחריות וריכוז הטיפול בנושאים שונים המגיעים ללשכת הנשיא.
מעקב שוטף אחר ביצוע ויישום החלטות המתקבלות על ידי הנשיא והנהלת האוניברסיטה.
הכנת חומרים והשתתפות בישיבות, כולל כתיבת פרוטוקולים.
ניהול צוות העובדים בלשכת הנשיא.
ניהול תקציבי הנשיא וקרנות הנשיא ובכלל זה, טיפול בבקשות לתקצוב, מעקב ובקרה, לרבות אחריות ומעקב על תקציבי הקליטה של חוקרים נקלטים.
תיאום וניהול פעילות הוועד הפועל של האוניברסיטה, כולל ארגון ישיבות הוועד הפועל וועדות הוועד הפועל, מעקב אחר ביצוע החלטות וקשר שוטף עם חברי הוועד הפועל.
ייצוג לשכת הנשיא וניהול הקשר בפני גורמים רלוונטיים באוניברסיטה ומחוצה לה.
הובלת ותכלול פרויקטים לפי הגדרת הנשיא.
משימות ומטלות נוספות על פי הנחיית נשיא האוניברסיטה.

אחריות מנהלית על הטיפול בעמידת הפקולטה בסטנדרטים המתחייבים מהאקרדיטציה האמריקאית והתוכנית האסטרטגית של האוניברסיטה ובכלל זה:
תכנון תהליכי עבודה, איסוף מידע, מעקב ובקרה אחר תהליכים הנדרשים לטובת קיום האקרדיטציה ועמידה ביעדי התוכנית האסטרטגית.
סיוע באיסוף וריכוז וועדות ונתונים הקשורים לסטנדרטים שנוגעים לטיפול במטופל, תשתיות ופיתוח סגל.
איתור תקלות הנוגדות את הסטנדרטים האמריקאים וטיפול בהן.
סיוע אדמיניסטרטיבי לדיקן ולסגן הדיקן לבינלאומיות בכל נושאי הבינלאומיות בפקולטה ובכלל זה:
ארגון, תיאום והטמעה של הסכמים בינלאומיים של הפקולטה עם אוניברסיטאות שונות בחו"ל.
קשר רציף עם הרשות לבינלאומיות בנושאים רלוונטיים כגון: טיפול בהסכמים של חילופי סטודנטים עם מוסדות בחו"ל, ריכוז ועדות קבלה לחילופי סטודנטים, ריכוז ותיאום ביקורי הוראה קצרים ועוד.
ליווי וסיוע לסטודנטים בנושאים מנהלתיים לפני היציאה לחילופין / לקורסים מרוכזים בחו"ל ולאחר חזרתם, כולל מתן אישורים אקדמיים ללימודים בחו"ל.

טיפול בתלמידי תוכנית אמירים: החל משלב קבלת מועמדים לתכנית ועד לסגירת התואר.
טיפול בתלמידים הלומדים במסגרת לימודים בין מוסדיים.
ריכוז פרויקט מימוש קבלת תלמידים ופרויקט עידוד קבלה בפקולטה, בתיאום עם אגף שיווק ותקשורת ועם מזכירויות החוגים.
טיפול במערך החונכויות עבור משרתי המילואים של הפקולטה, מערך זה כולל גיוס חונכים, שיבוץ, ציוות לתלמידים ודיווח המלגות.
טיפול בבקשות לפתיחת קורסים חדשים עד לאישור סגן הדיקן להוראה.
אחריות על עדכון אתר האינטרנט של הפקולטה בכל הנוגע לנושאים הקשורים למזכירות הוראה ותלמידים.
ארגון יום האוריינטציה למתקבלים חדשים לפקולטה.
טיפול בהפסקות לימודים בהתאם להחלטת וועדת הוראה.
ריכוז הטיפול בקורס הבטיחות לתלמידי הפקולטה.
הוצאת מכתבי הפסקות לימודים עפ"י הנחיית סגן הדיקן להוראה.
ביצוע משימות נוספות בהתאם להנחיות הממונים.