דרושה משבצת הדרכות במחלקת הדרכה וקהל רחב במרכז בין-לאומי.
תיאור המשרה
שיבוץ מדריכים לפעילויות השונות של האגף;
טיפול אדמיניסטרטיבי - תפעולי בצרכי המחלקה ומתן מענה למנהל/ת המחלקה, לצוות, למדריכים ולפניות קהל.
התפקיד כולל ביצוע משימות נוספות עפ"י צרכי היחידה
תחומי אחריות:
תיאום הדרכות;
אחריות לשיבוץ מדריכי המחלקה.
סיוע בקליטה לוגיסטית של כלל הקבוצות המגיעות לפעילויות המחלקה.
ליווי אנשי עדות, מענה לצוות המדריכים.
עבודה מנהלתית שוטפת מול גורמים רלוונטיים בחברה וגורמי חוץ.
טיפול אדמיניסטרטיבי בצרכי היחידה;
הקלדת נתוני הפעילות וספקי שירותי ההדרכה /הרצאה.
סיוע בטיפול בקליטת מדריכים ומרצים במערכות האגף.
מתן שירות למדריכים, לקהל הפונים, צוותי המחלקה, צוותי האגף וצוותי החברה.
סיוע בלוגיסטיקה של כנסים ואירועים במחלקה: רישום, תיאום עם גורמים חיצוניים, תיאומים שונים וכו'.
ריכוז נתונים והפקת דוחות על פי דרישה.
תנאי המשרה:
היקף המשרה: 100%
תאריך תחילת עבודה מיידי
שכר: שכר בהתאם למדרגי השכר המקובלים בחברה
סוג משרה: ליבה מדרג: 6.

אחריות על הטיפול והריכוז האדמיניסטרטיבי של הנהלת האגף, תוך ניהול קשרים עם גורמי פנים וחוץ ארגוניים. התפקיד כולל ביצוע משימות נוספות עפ"י צרכי היחידה
תחומי אחריות: טיפול אדמיניסטרטיבי של הנהלת האגף;
ניהול לוחות הזמנים של הנהלת האגף (3 מנהלים) תיאום עם גורמי חוץ וגורמי פנים בפרויקטים ושיתופי פעולה מגוונים. מענה טלפוני. הקלדות ותיוקים. קבלת קהל וטיפול באורחי המשרד. סיוע אדמיניסטרטיבי להנהלת האגף, לקהל הפונים, לצוותי המחלקה, האגף ויד ושם. הכנת דוחות על פי הצורך.
תנאי המשרה: היקף המשרה: 100% תאריך תחילת עבודה מיידי שכר: שכר בהתאם למדרגי השכר המקובלים ביד ושם סוג משרה: ליבה מדרג: 5 
הגשת מועמדות: *המשרה מוצעת לאיוש פנימי וחיצוני * הגשת קורות חיים עד לתאריך 19.05.2025 בשעה 12:00 וועדת המכרזים תתכנס בתאריך 28.05.2025 (יש לציין קוד משרה בנושא המייל JB-132) בתהליך הגיוס יישקל בחיוב מתן העדפה מתקנת למועמדים עם מוגבלות הזכאים לייצוג הולם ולפיכך המועמדים רשאים, אך לא חייבים, לציין זאת בעת הגשת המועמדות
*רק פניות מתאימות תענינה*.

התפקיד כולל סיוע אדמיניסטרטיבי למנהלת חוויית הלקוח וראשת מנהל משאבים, ביישום אסטרטגיית חוויית לקוח וריכוז תהליכים ופרויקטים חוצי ארגון.
תחומי אחריות:
סיוע בפרויקטים מורכבים של האגף בתחומים שונים ע"פ תכנית העבודה של האגף
ריכוז ועריכת דו"חות וסקרים של האגף
קשר שוטף מול ספקים ונותני שירות
בניית מצגות ודו"חות נתונים בתוכנות - Excel ו PowerPoint
מעקב ובקרה אחר יוזמות ופרויקטים חוצי ארגון בתחום חווית לקוח (פרויקט שילוט, מכרזים ועוד)
סיוע בהיערכות לאירועים ממלכתיים של יום הזיכרון לשואה ולגבורה ואירועים רשמיים של האגף
ריכוז וטיפול בנושאים שוטפים בתחום חווית הלקוח, וסיוע אדמיניסטרטיבי כולל: ניהול יומן, מענה לטלפונים, קשר עם לקוחות, פניות ציבור, כוח אדם ועוד
מטלות נוספות בהתאם לצורכי האגף.

מתן שירותי מזכירות: מזכירה ראשית של המחלקה. עבודה אדמיניסטרטיבית שוטפת הכוללת ניהול צוות המשרד, ניהול המשרד, ניהול יומן, תיאום ישיבות, טלפונים, הזמנת ציוד, מענה שוטף לפניות מטופלים טלפונית ופרונטלית. טיפול בדואר יוצא ונכנס. ניסוח מסמכים בנושאים שונים, טיפול בבקשות להרשאות, הכנת דיווחי משכורות, טיפול בדיווחי נוכחות ביחד עם מזכירות אחרות. מתן שירות אדמיניסטרטיבי לצוות המחלקה ובכלל זה מתמחים, סטודנטים לרפואה, רופאים ועוזרי רופא. תיאום ישיבות וידאו, תמיכה שוטפת בעדכון אתרי האינטרנט הרלוונטיים, וועדה להכרה במחלקה- הפקת דוחות, איסוף נתונים והכנת חומר לצורך ישיבות ודיונים. הפקת דוחות ואיסוף נתונים לכל נושא שיידרש. קשר מול גורמי פנים וחוץ. מילוי תפקידים נוספים, בתחום המקצועי, לפי הוראות הממונה.

דרוש סורק ומצלם תיעוד אחראי על ביצוע דיגיטציה לתצלומים ומסמכים היסטוריים מאוספי יד ושם, באמצעות מכשור מקצועי ייעודי. התפקיד כולל איוש עמדות מכשור שונות המותאמות לסוג החומר אותו סורקים, בהתאם לסידור העבודה. לאחר מכן, עיבוד חומרים שעברו דיגיטציה בתוכנות עריכה בהתאם לסטנדרט המקובל, לקראת הנגשה לציבור הרחב. בנוסף, התפקיד כולל יציאה לימי איסוף ולפרויקטים נוספים לפי הנדרש לצורך ביצוע סריקה לפריטים היסטוריים המתקבלים לאוסף הארכיוני, לרבות נשיאת ציוד הצילום בימים אלה ופרישתו במיקומים שונים. התפקיד כולל ביצוע משימות נוספות עפ"י צרכי היחידה.
תחומי אחריות: סריקת תצלומים ומסמכים באמצעות סורקים ומצלמות מסוגים שונים שמירת הקבצים במערכת בהתאם להנחיות עמידה ביעדי ביצוע המוגדרים ע"י ראש הצוות עריכת החומרים שנסרקו באמצעות תוכנות עריכה ייעודיות (כדוגמת Lightroom) במידת הצורך יציאה לימי איסוף/צילום ברחבי הארץ לצורך ביצוע סריקות במקום צילום של כרזות, פוסטרים, מפות וחומרים ארכיונים אחרים באמצעות מצלמה דיגיטלית מקצועית התנהלות זהירה ומותאמת בעבודה עם פריטים היסטוריים רגישים, בהתאם להנחיות השימור

אחריות וריכוז המערך לבקרת האיכות האקדמית ובכלל זה: ליווי היחידות המנוטרות בהכנת דו"ח הערכה עצמית, תאום ביקור וועדות באוניברסיטה ומעקב אחר יישום המלצות הוועדות והחלטות המל"ג.
טיפול בבקשות העסקה נוספת של הסגל האקדמי.
ריכוז תמיכות משרד הקליטה במדענים חוזרים ובדוקטורנטים הכולל טיפול בחוזים ודו"חות.
ריכוז פרישות סגל אקדמי בכיר ובכלל זה עריכת מכתבי פרישה.
עבודה אדמיניסטרטיבית הכוללת: מענה לפניות, הכנת מצגות, הכנת דו"חות אקסל, עדכון אתר הלשכה, ארגון טקסים ואירועים שונים ועוד.
אחריות על ריכוז פרויקטים של סגני הרקטור.
משימות נוספות בהתאם להנחיות הממונים.

ניהול המשרד ובכלל זה: הכנת חומר לישיבות, הכנת דו"חות רישום פרוטוקולים והפצתם, קביעת פגישות, מענה לפניות טלפוניות, דוא"ל ועוד.
קבלת קהל וטיפול בענייני מנהל תלמידים ובכלל זה: סיוע ברישום ללימודים ולקורסים, נהלי לימודים, טיפול בבחינות, הזנת ציונים במערכת, טיפול בהסדר מעונות וזכאויות ייחודיות לתלמידי המסלול.
מתן סיוע לסגל המסלול בנושאי הוראה ולימודים ובנושאים טכניים ואדמיניסטרטיביים.
טיפול במערך תיאום ההסעות לתלמידי המסלול.
סיוע בארגון טקסים, אירועים וימי עיון של המסלול.
ריכוז חומר של המועמדים למינויים אקדמיים מהסגל הצבאי ועבודה בתיאום עם המשרד למינויים והעלאות.
טיפול במערך לימודי המשך של הסגל הצבאי ברפואה.
קיום קשר רציף עם גורמים בצבא, בפקולטה ומחוצה לה.
מטלות נוספות ושוטפות בהתאם לפרויקטים השונים ולהוראות הממונים.