דרושים » אדמיניסטרציה » מזכיר /ת סמנכ"ל כספים

סיוע למנהל האדמיניסטרטיבי של המכון ובכלל זה:
עבודה משרדית שוטפת: מענה לפניות טלפוניות ופניות דוא"ל, חלוקת דואר, תיוק, הדפסות, טיפול בהוצאת אישורי חניה וכו'.
ריכוז, דיווח ומעקב אחר תקלות, תחזוקה בבניין המכון ובמחסני הממצאים שלו.
סיוע בניהול תקציב סיורים ותקציב החפירה הלימודית.
טיפול בהזמנות רכש, קליטת ספקים חדשים, הוראות תשלום, החזרי הוצאות (בכלל תקציבי המכון), מקדמות ומעקב אחר תשלומים לספקים.
טיפול בנושאי כח אדם של עובדים המועסקים לפי שעות.
ארגון כנסים, ימי עיון וטיפול בהזמנת אורחים מחו"ל.
ריכוז, תיעוד ומעקב אחר קבלת רישיונות חפירה, נספחי ביטוח ונספחי בטיחות.
ריכוז, תיעוד ומעקב אחר רשימות מתנדבים בחפירות ועדכון יחידת הביטוח.
תיאום הדרכות למנהלי חפירה, רישום נוכחות ועדכון מחלקת הבטיחות.
מטלות נוספות בהתאם להוראות הממונים.

טיפול שוטף בנושאי כוח האדם במכון ובכלל זה: נוכחות, רכב, שעות נוספות, מינויים, הוראות תשלום ודיווחם.
טיפול במכלול הנושאים הקשורים בהעסקת עובדים לפי שעות, החל מקליטת העובד ועד לסיום העסקתו.
טיפול בהזמנות רכש, חומרים, ציוד למשרדי המכון ולמעבדות ההוראה.
קשר עם ספקים ונותני שירותים, טיפול בתשלומים.
טיפול ודיווח מלגות מחיה ושכ"ל לסטודנטים ולפוסטדוקטורנטים של המכון.
תיאום וטיפול באורחים מהארץ ומחו"ל לרבות פוסטדוקטורנטים (טיפול במכתב הזמנה מהדיקן, סידורי לינה ובהחזר הוצאות, תיאום לו"ז וכיו"ב).
טיפול בהיבטים הלוגיסטיים של סמינרים מחלקתיים, כנסים, ימי עיון וכו'.
תיאום ישיבות מכון.
ניהול קופה קטנה.
אחריות על אחזקת הבניין, טיפול ומעקב בפניות למוקד התקלות של אב"ת.
משימות נוספות בהתאם להוראות הממונים.

*דרושה* *מזכירה* פעילה - עוזרת מנהל בעלת ניסיון.
*לקליניקה קוסמטיקה* *בירושליים, רמות.*
ביצוע מהיר של המשימות הנדרשות.
מיומנויות מחשב טובות, יצירה ועיבוד וביצוע מסמכים, יכולת ארגון פגישות עסקיות.
לנהל יומן של קוסמטיקאית.
יכולת תקשורת טלפונית עם עמיתים ולקוחות המרפאה.
הזמנת מוצרים.
ריבוי משימות.
עבודה עם האינטרנט.
לשלוח קורות חיים במייל או בוואטסאפ. המשרה מיועדת לנשים ולגברים כאחד.

איסוף נתונים כספיים וניתוח מידע ממערכות אוניברסיטאיות שונות.
מעקב אחר הגעת כספי תרומות לייעדם באוניברסיטה.
מעקב מול היחידות השונות אחר השימוש בכספי תרומות בהתאם למטרות אליהן נתרמו.
התנהלות מול חוקרים, שוחרי האוניברסיטה העברית וסטודנטים בקבלת מידע וכתיבת מכתבי תודה לתורמים.
קבלת דו"ח מפורט מהיחידות הרלבנטיות על שימוש בכספי התרומה, עריכתו והעברתו לתורמים/ לארגוני השוחרים.
משימות נוספות על פי דרישת הממונים.