דרושים האוניברסיטה העברית בירושלים

מתן מידע למתעניינים בלימודים בחוג, קבלת קהל ומענה לפניות.
טיפול בהליך מיון וקבלה ללימודים ביה"ס הכולל - שיווק התוכנית, מתן מידע, ריכוז ועדות קבלה, זימון מועמדים ומראיינים, הכנת תיקי ראיונות, דיווח קבלה.
סיוע בהכנת תכנית לימודים עם יו"ר אקדמי, שיבוץ קורסים ומרצים, תיאום כיתות הוראה במערכות השונות וטיפול בהקצאות קורסים.
טיפול בסטודנטים ובכלל זה ניהול מידע אישי, מתן מענה לפניות, רישום לקורסים, מתן פטורים, התאמות והקלות, מניעת נשירה, הנפקת אישורים וטיפול במלגות.
סיוע בטיפול בבוגרים המתגוררים בחו"ל, הנפקת אישורים למוסדות לימודים בינלאומיים וכו'.
אחריות וטיפול על דיווח ציונים.
אחריות על הגשת תזות ומבחני גמר.
סגירת תארים, הנפקת תעודות סיום.
ארגון אירועים, טקסים וסמינרים ובפרט ימי אוריינטציה, ימים פתוחים ועוד.
סיוע בריכוז וועדות בית הספר, הכנת חומרי רקע ודוחות, כתיבת פרוטוקולים והכנת חומרים לאקרדיטציה וניטור.
אחריות לעדכון אתר אינטרנט של בית הספר ופרסום במדיה.

ניהול תהליך גיוס מקצה לקצה לגיוס עובדים מנהליים במגוון רחב של תחומים ליחידות האוניברסיטה השונות:
איפיון משרות וניסוח תיאורי ודרישות תפקיד.
פרסום המשרות באתר האוניברסיטה, אתרי דרושים, רשתות חברתיות עם דגש על LinkedIn, כולל סורסינג.
הגדלת מקורות הגיוס כולל איתור קבוצות ב- facebook וב- WhatsApp והצטרפות אליהן.
מיון קורות חיים, ביצוע ראיונות טלפוניים ופרונטליים וראיונות ממליצים.
תאום והכנת וועדות בחירה והשתתפות בהן.
העברת סימולציות שכר/ חוזים למועמדים שהתקבלו.
טיפול בסגירת משרות והוצאת מכתבי קבלה ודחייה.
מתן מידע למתעניינים על משרות פנויות באוניברסיטה.
עבודה שוטפת מול מנהלי יחידות ומנהלי כ"א באוניברסיטה.
השתתפות בפרויקטים כגון חבר מביא חבר, מיתוג מעסיק ועוד.
משימות נוספות בהתאם לדרישות הממונה.

ביצוע עבודות אחזקה וטיפול שוטף במערכות מיזוג אוויר (מזגנים מפוצלים,מיני מרכזי, מערכות VRF, ומפוחי נחשון (פנקולים).
טיפול בחדרי חום-קור ובכלל זה טיפול ותחזוקת ציוד קירור וחימום, לרבות מערכות הסקה ומבערים מופעלים ע"י סולר/גז.
תחזוקת מערכות הובלת אוויר ומים, מגדלי קירור ועוד.
ביצוע עבודות התקנה בתחום מערכות ומיזוג אוויר.
בקרה ופיקוח על עבודות קבלנים בתחום, כולל בדיקה ואישור חשבונות.
כל העבודות המפורטות לעיל תהיינה בתיאום עם ראש היחידה.
משימות נוספות בהתאם לדרישת הממונה.

מתן שירות לסטודנטים ולסגל האקדמי בנושאי הוראה ותלמידים ובכלל זה:
מתן מידע, ייעוץ והכוונה למתעניינים ולסטודנטים בנושאי תכניות הלימוד בחוג, נהלי לימודים והפניה לגורמים המוסמכים באוניברסיטה.
קבלת קהל וטיפול שוטף בענייני תלמידים: סיוע ברישום לקורסים, פתיחת הקצאות, טיפול בפטורים וזיכויים, טיפול בחובות שכר לימוד, סגירת תארים וכד'.
ריכוז נושא הבחינות בחוג, לרבות תכנון והכנת לוח הבחינות בתיאום עם הגורמים הרלוונטיים.
אחריות על נושא הציונים: מעקב אחר דיווח הציונים, טיפול בבעיות ומתן מענה לפניות בנושא.
ריכוז וטיפול במלגות מחיה לתלמידי המכון, לרבות מעקב ובקרה וטיפול בחריגים.
ארגון ותיאום סיורי הוראה בהתאם לתוכניות הלימודים.
טיפול ברישום וקליטת פוסט-דוקטורנטים.
סיוע בארגון ימים פתוחים, ימי אוריינטציה וטקסי החוג.
ביצוע מטלות נוספות בהתאם להנחיות הממונים.

ריכוז וטיפול בפניות תלמידי בוגר ובכלל זה: סיוע ברישום לקורסים, מתן מידע על תכנית הלימודים, הנפקת אישורים לראיונות ולהתמחות ועוד.
קבלת קהל ומתן מידע לסטודנטים בנושאי הוראה ותלמידים.
טיפול והכנסת שאלוני בחינות למערכת מודל בחינות.
אישור ציוני קורסי בחירה וסמינרים במערכת האורביט, כולל ניהול בקשות להארכת זמן וטיפול בערעורים.
מעקב אחר התקדמות הסטודנטים בהתאם לדרישות התואר
ריכוז פניות ותמיכה במערכת האורביט מול גורמים אחרים במזכירויות החוגים של משפטים וקרימינולוגיה
עבודה משרדית שוטפת במזכירות תלמידים: מענה לפניות טלפוניות ופניות בדוא"ל ממרצים וסטודנטים והפקת דוחות נתונים.
סיוע בארגון טקסים ואירועים של הפקולטה.
מטלות נוספות בהתאם להוראות הממונים

טיפול אדמיניסטרטיבי שוטף בפרויקט מחקר למעבדה העוסקת בתחום הפסיכיאטריה הביולוגית ובכלל זה:
עבודה משרדית שוטפת: ניהול יומן, הדפסת מכתבים.
טיפול בהזמנות עבודה ורכש עבור החוקרים ובקרת מלאי.
ניהול קשר שוטף עם גורמי חוץ לרבות תיאום ביקורי אורחים מחו"ל.
סיוע בניהול תקציבי המחקר, מעקב אחריהם ובדיקת דו"חות כספיים.
סיוע לחוקרים בהגשת הצעות מחקר לקרנות שונות בארץ ובעולם.
ארגון ומעקב אחר נסיעות חוקרים לכנסים בארץ ובחו"ל ובכלל זה: טיפול בהכנת ביטוח רפואי, אש"ל, החזר
הוצאות נסיעה וכו'.
סיוע בארגון כנסים וימי עיון.
ניהול קופה קטנה.
ביצוע משימות נוספות בהתאם להוראות הממונים.

סיוע אדמיניסטרטיבי למנהל ולמנהלת האדמיניסטרטיבית של ביה"ס ובכלל זה:
טיפול בעניינים מנהליים וכספיים של יחידת הצב"מ ושל מרכזי המחקר הכוללים טיפול בהזמנות עבודה ומעקבם, הכנת דוחות כספיים ומדעיים ומעקב אחר פעילותם.
סיוע בהיבטים לוגיסטיים בביה"ס ובכלל זה: תחזוקה שוטפת של הבניין, הכנת תוכניות לשיפוצי מעבדות קיימות ומעבדות חוקרים נקלטים וליווי בהקמתם.
סיוע בתחזוקת ציוד בית הספר, הכולל ציוד מולטימדיה.
טיפול ומעקב אחר הזמנות רכש, ציוד, עבודה ואישור חשבונות לתשלום.
אחריות על פרויקטים ואירועי ביה"ס.
קשר שוטף עם גורמי פנים וחוץ לרבות תיאום פגישות וביקורי אורחים מחו"ל.
תפעול אתר האינטרנט של ביה"ס ומסכי תצוגה.
טיפול בנסיעות סטודנטים וחוקרים לחו"ל.
ביצוע משימות נוספות ופרויקטים בהתאם להוראות הממונים.

טיפול בתלמידי המכינה והמועמדים: קליטה, בדיקת זכאות לתואר, סגירת תארים ורישום לקורסים.
קבלת קהל, מתן מידע וייעוץ לתלמידים בתחומים כמו רישום לקורסים, נהלי לימודים, והפניית סטודנטים לגורמים מוסמכים.
מתן מידע למתעניינים, מעקב אחר רישום ולידים.
בדיקת זכאות לתעודת גמר, יתרת חובות וסגירת תעודות לסטודנטים.
אחריות על הבחינות: הקצאת אולמות ומשגיחים, דיווח ציונים וטיפול בערעורים.
ריכוז הוועדה הפדגוגית - כתיבת סיכומי החלטות ואחריות על יישומן.
עדכון קבצי לומדים במכינה לצורך דיווח לות"ת, למ"ס וגורמים נוספים.
טיפול בהפסקות לימודים וביטולי לימודים, עדכון דוחות נושרים, דיווח לגורמים שונים לצורך התחשבנות והחזרים כספיים.
טיפול בהקצאת מעונות לתלמידי המכינה.
אחריות על מעטפת התמיכה לתלמידים מאוכלוסיות מיוחדות וריכוז נושא החונכויות לכלל תלמידי המכינה.
סיוע לרכזת תחום הוראה ותלמידים.
סיוע למורים ואחריות על מערכת המודל.
מעקב אחר תקינות ציוד המחלקה, מחשוב וניקיון.
סיוע בארגון טקסים.

תיאום ועדות בחירה, הכנת חומרים לועדות וזימון המועמדים.
פרסום משרות פתוחות במדיות שונות.
עדכון סטטוס משרות ומועמדים במערכת הגיוס, שליחת מכתבי קבלה ודחייה, תיוקים.
מתן מידע למתעניינים על משרות פנויות באוניברסיטה.
טיפול בבחינות אנגלית למועמדים.
עבודה משרדית שוטפת.
היקף משרה- 80 שעות בחודש (3-4 פעמים בשבוע).

ריכוז תכנית הדוקטורנטים של הפקולטה וסיוע לראשת התוכנית בפיתוח תכנית שנתית ויוזמות חדשות.
ניהול תקציב התוכנית.
אחריות וניהול פעילות התוכנית: מפגשים, אירועים, סדנאות הוראה והעשרה, תאום מרצים, כיתות, ציוד, טיפול במלגות ובמענקי נסיעה ועוד.
ריכוז וטיפול בנושאים שוטפים הקשורים לתוכנית הדוקטורנטים מול גופי הפקולטה.
תכלול הטיפול באורחים בינלאומיים המגיעים למחלקות, כולל פוסטדוקטורנטים, לרבות קליטתם במערכות.
עבודה ותאום עם הרשות לבינלאומיות והמינהל האקדמי בכל הקשור לאורחים בינלאומיים.
אחריות כוללת על תחום הסכמים בינלאומיים בפקולטה, לרבות טיפול באורחים המגיעים לארץ במסגרת זו (חוקרים, סטודנטים ופוסטדוקטורנטים) בתאום עם גורמי הפקולטה והאוניברסיטה.
סיוע בתחום פיתוח תוכניות בינלאומיות בשיתוף עם ראש תחום הוראה ותלמידים ודיקן מכהן (תואר, קורסים, התמחויות).
משימות נוספות בהתאם להוראות הממונים.