דרוש/ה מזכיר/ת אגף שפ"ה
היקף המשרה: 100%
תיאור התפקיד: ניהול, ארגון וביצוע עבודות המזכירות והמנהלה של האגף, תוך מתן סיוע אדמיניסטרטיבי למנהל האגף ולצוות העובדים, לצורך הבטחת תפקודו היעיל של האגף.
עיקרי התפקיד:
ניהול יומן ותיאום פגישות: ניהול לוח הזמנים של מנהל האגף, תיאום ישיבות רבות משתתפים (כולל גורמי חוץ וקבלנים).
מענה טלפוני וקבלת קהל: מתן שירות לפניות תושבים, ניתוב פניות לגורמים המקצועיים באגף ומעקב אחר הטיפול בהן.
ניהול תכתובת ודיוור: ניסוח מכתבים, הקלדה, הפצה וניהול דואר אלקטרוני ופיזי.
טיפול בפניות ציבור ומוקד (דגש שפ"ה): קבלת דיווחים ממערכת המוקד העירוני (106), סגירת קריאות מול מנהלי העבודה ועדכון התושבים במידת הצורך.
ריכוז ישיבות ופרוטוקולים: הכנת חומר רקע לישיבות, רישום פרוטוקולים ומעקב אחר ביצוע החלטות.
ניהול ארכיון ותיוק: תיוק מסמכים (פיזי ודיגיטלי) ושמירה על סדר וארגון המידע באגף.
ניהול רכש ומלאי משרדי: ביצוע הזמנות רכש מנהליות, מעקב אחר אספקה ואישור חשבוניות מול גזברות הרשות.
תאריך הגשת המועמדות: 28.04.2026 12:00.
דרישות:
כישורים טכניים:
שליטה מלאה ביישומי ה Office - בדגש על Word, Excel, Outlook.
יכולת עבודה עם מערכות מידע ממוחשבות
דרישות נוספות:
שפות: עברית ברמה גבוהה (יכולת ניסוח בכתב ובעל פה).
מאפיינים אישיים: שירותיות גבוהה, סבלנות, יכולת עבודה תחת לחץ וריבוי משימות, סדר וארגון מופתי, דיסקרטיות ואמינות.
ניסיון מקצועי: ניסיון מקצועי של שנה לפחות בתחום המזכירות או המנהלה.יתרון לניסיון בעבודה ברשות מקומית או בגוף ציבורי.
השכלה: 12 שנות לימוד או תעודת בגרות מלאה.יתרון לבעלי תעודת מזכירות/מינהל ממוסד מוכר. המשרה מיועדת לנשים ולגברים כאחד.