דרושים » אדמיניסטרציה » רכז /ת אדמיניסטרטיבי /ת- המנהל האקדמי- לשכת הרקטור

ריכוז עבודתו השוטפת של חבר הנאמנים של האוניברסיטה ובכלל זה: עבודת הכנה וסיוע לנשיא לקראת אירועי חבר הנאמנים מדי שנה ובשיתוף פעולה מלא עם אגף קשרי חוץ, מינוי ועדות, מעקב אחר משימות, הפצת חומרים ועוד.
קשר רציף עם יו"ר חבר הנאמנים, הכנת ביקוריו בארץ ו/או בחו"ל.
ריכוז עבודת הוועד הפועל וועדות חבר הנאמנים: קשר רציף עם יושבי הראש של הוועדות השונות, הכנת סדר יום וחומרי רקע לישיבות.
טיפול במינויים והעלאות באישור הנשיא.
סיוע אדמיניסטרטיבי לנגיד האוניברסיטה ולעוזר/ת בכיר/ה לנשיא, טיפול בנסיעות וקביעת פגישות בהתאם לצורך.
עבודה שוטפת מול גורמים שונים באוניברסיטה ומחוצה לה ובכלל זה ניסוח והפצת מכתבים.
ניהול משרד ותפעול עבודת לשכת הנשיא ובכלל זה: מענה לטלפונים ודוא"ל, תיעוד, סיוע בהכנת מצגות ומסמכים לנשיא באנגלית ובעברית.
טיפול בפניות ללשכת הנשיא הכולל איתור חומר רלוונטי, בדיקת הפנייה וניסוח תשובה בהתאם.
סיוע בארגון אירועים וכנסים.
מטלות נוספות בהתאם להוראות הממונים.

סיוע לדיקן של בית הספר במגוון נושאים ובכלל זה:
ניהול הלשכה, ארגון יומן ותיאום ישיבות ופגישות.
הכנת חומרים רלבנטיים וסיוע באיסוף וריכוז נתונים שונים לבקשת הדיקן.
תאום פעילות הדיקן, ריכוז פניות וקשר שוטף מול כלל גורמי הפנים והחוץ.
טיפול במלגות, ריכוז ישיבות וועדת פיתוח והשתתפות בוועדות נוספות.
אחראיות על תאום, פרסום וארגון מועצת הפקולטה.
מעקב אחר ביצוע החלטות הדיקן וכתיבת מזכרים וסיכומים בהתאם להנחייתו.
טיפול וסיוע לחברי סגל, סטודנטים ומרצים בנושאים אקדמיים ומנהליים המופנים לדיקן.
אחריות וטיפול בביקורי משלחות, תורמים ואורחים מהארץ ומחו"ל.
טיפול ואחריות על תחום הבינלאומיות.
סיוע שוטף להנהלת ביה"ס בנושא קשרי חוץ ותורמים.
סיוע בארגון כנסים ואירועים.
מטלות נוספות בהתאם להוראות הממונים.

הכנת לוח הבחינות והמועדים המיוחדים תוך קשר שוטף עם סגל המרצים בבית הספר ועדכון המועדים לאורביט.
שיבוץ הבחינות באולמות וחדרי ההוראה של בית הספר ושל יחידות האוניברסיטה השונות.
תיאום מועדים וחדרים מיוחדים לסטודנטים הזכאים להתאמות מיוחדות.
גיוס ושיבוץ המשגיחים בבחינות וניהול הקשר השוטף איתם ובכלל זה: הנחייה, הדרכה ופיקוח על עבודתם ובדיקת דוחות הנוכחות שלהם.
פיקוח ובקרה על מהלכן התקין של הבחינות.
טיפול בנושא המלגות והפרסים של בית הספר.
עבודה מול יחידות האוניברסיטה, שותפי תפקיד ביחידות וסגל בית הספר.
סיוע לראשת תחום הוראה ותלמידים בעבודה השוטפת במזכירות.
משימות נוספות בהתאם להנחיות הממונים.

ריכוז התוכנית למעורבות החברתית ובכלל זה: תפעול מקצועי של התוכנית, גיוס מדריכים, הדרכה וליווי שוטף של המדריכים והמדריכות, ניהול קשר מול ארגונים חיצוניים וביצוע שיבוצי סטודנטים.
השתתפות בהובלה של תהליכים ארגוניים במדור.
ניהול יומן פגישות דינמי.
ריכוז והפקה של אירועי המדור וימי שיא.
ריכוז נתונים במערכות הממוחשבות, מעקב ובקרה אחר תהליכי הערכה ומשוב וניטור איכות ההדרכה.
עבודה שוטפת ותיאום מול רכזות המרכזים, מדריכים וגורמי פנים וחוץ באוניברסיטה.
מטלות נוספות בהתאם להוראות הממונים.

ניהול יומן, הכנת חומרי רקע, סיכום ישיבות ומעקב אחר ביצוע משימות.
ניסוח מכתבים בשפה העברית והאנגלית.
טיפול בנסיעות לחו"ל של ראש המרכז.
איסוף, ריכוז והכנת חומרים לצורך דוחות אקדמיים, לרבות מעקב אחר פעילות ומחקרים.
ריכוז, ליווי ותיאום תהליכי מינוי וקידום של חברי סגל אקדמי, לרבות עבודה מול גורמים פנים-אוניברסיטאיים וחיצוניים.
הכנת חומרים והגשת מועמדויות לפרסים אקדמיים.
ארגון פגישות פקולטה וועדות.
מטלות נוספות בהתאם להוראות הממונים.

ריכוז וטיפול בפניות תלמידי בוגר ובכלל זה: סיוע ברישום לקורסים, מתן מידע על תכנית הלימודים, הנפקת אישורים לראיונות ולהתמחות ועוד.
קבלת קהל ומתן מידע לסטודנטים בנושאי הוראה ותלמידים.
טיפול והכנסת שאלוני בחינות למערכת מודל בחינות.
אישור ציוני קורסי בחירה וסמינרים במערכת האורביט, כולל ניהול בקשות להארכת זמן וטיפול בערעורים.
מעקב אחר התקדמות הסטודנטים בהתאם לדרישות התואר
ריכוז פניות ותמיכה במערכת האורביט מול גורמים אחרים במזכירויות החוגים של משפטים וקרימינולוגיה
עבודה משרדית שוטפת במזכירות תלמידים: מענה לפניות טלפוניות ופניות בדוא"ל ממרצים וסטודנטים והפקת דוחות נתונים.
סיוע בארגון טקסים ואירועים של הפקולטה.
מטלות נוספות בהתאם להוראות הממונים.

הנגשת מימוש המעטפת לסטודנטים וסטודנטיות מאוכלוסיות מיוחדות, הנגשה קבוצתית ופרטנית.
מתן מענה אישי וייעוץ לסטודנטים בנושאי מעטפת.
ריכוז ומעקב אחר נתוני מימוש המעטפת לאוכלוסיות מיוחדות, ומענה לסטודנטים וסטודנטיות בכל הנוגע למעטפות השונות.
ייזום, תכנון וביצוע של אירועים קהילתיים לסטודנטים ולסטודנטיות מאוכלוסיות מיוחדות לחיזוק תחושת השייכות.
איתור צרכים של אוכלוסיות ייחודיות, פיתוח, קידום וביצוע פרויקטים לאוכלוסיות הייחודיות.
סיוע בפיתוח מערכי הדרכה והנחיית סדנאות לסטודנטים ולחונכים.
השתתפות בימים פתוחים, בימי אוריינטציה והנגשת המענים לסטודנטים.
איסוף נתונים וכתיבת דוחות.
משימות נוספות בהתאם להוראות הממונים.

מתן שירות אדמיניסטרטיבי לחוקרי המכון ולסטודנטים, כולל טיפול בהעסקת עובדי מחקר.
הכנת דוחות כספיים וסיוע בניהול ובקרה של מענקי המחקר מול הרשות למו"פ.
הזמנת שירותים וציוד מספקי פנים ומספקי חוץ, טיפול בתשלומים, החזר הוצאות ומעקב אחר ביצוע.
טיפול במלגות לסטודנטים, וכן בבקשות נסיעות של החוקרים והסטודנטים לכנסים בארץ ובחו"ל.
טיפול באורחים מחו"ל, וכן ארגון ותיאום כנסים ואירועים אקדמיים בינלאומיים.
עדכון והעלאת תכנים לאתרי אינטרנט וטיפול בפרסומי ם שוני ם.
מטלות נוספות לפי הוראות הממונים.