דרושים » אדמיניסטרציה » מזכיר /ה מוקד התחבורה

דרוש/ה אחראי הסעות.
היקף משרה: (100% משרה - 40 ש"ש).
מטרת התפקיד:
ריכוז, ארגון ובקרה על מערך ההסעות של אוכלוסיית אנשים עם מוגבלויות שבאחריות אגף
הרווחה, בהתאם להוראות משרד הרווחה והשירותים החברתיים, ל נהלי העירייה ול הנחיות
הממונה והגורמים המקצועיים.
תחומי אחריות:
- ריכוז וארגון מערך ההיסעים בכל הנוגע לתחום ההסעות והליווי למקבלי שרות של המחלקה
למוגבלויות באגף הרווחה, בתיאום עם גורמי פנים וחוץ עירוניים רלוונטיים וע"פ הנחיות הממונה
והגורמים המקצועיים;
- ליווי תהליכי מכרז, התקשרות עם חברות הסעה ומפעילי הליווי, תוך הטמעת נהלים ותקנות
רלוונטיים, איסוף, ריכוז ועיבוד נתונים שונים, בתיאום עם גורמי פנים וחוץ עירוניים רלוונטיים וע"פ
הנחיות הממונה והגורמים המקצועיים;
- בקרה ומעקב אחר ביצוע ההסעות ע"י חברות הסעה המו פעלות ע"י העירייה, בהתאם לחוק,
להוראות משרד הרווחה והשירותים החברתיים, לנהלי העירייה, לתנאי החוזה, למסלולי הסעה
מוגדרים ולוחות זמנים ובתיאום עם הממונה והגורמים המקצועיים;
- טיפול בפניות הגורמים השונים בכתב ובע"פ, בכל הקשור לבירורים ותיאומים שונים הקשורים
להסעות;
- סיוע לממונה בהכנת תקציב שנתי בתחום ההסעות והליווי, בהתאם להנחיותיו;
- הנחייה, הפעלה ובקרה מקצועית ומנהלית של צוות עובדי מערך ההסעות במחלקה העירונית
למוגבלויות.
כפיפות מקצועית: לממונה על מערך ההסעות
כפיפות מינהל ית: למנהל /ת המחלקה לשירותים עירוניים לאנשים עם מוגבלויות
מטלות עיקריות
ליווי מערך ההסעות העירוני בכל הנוגע לאיסוף וריכוז נתונים שונים לגבי המוסעים הזכאים להסעות
מעונות יום שיקומיים ומרכזי תעסוקה)כגון: מספר המוסעים, כתובותיהם, רשימת מוסדות וכו'(
באמצעות מאגרים וגורמים שונים, עיבודם וניתוחם לפי חתכים שונים לצורך קביעת אומדן הרכבים
ומסלולי ההסעות, בכפוף לאישור הגורמים הרלוונטיים בתחום, לאישור תקציבי, להסדרת השתתפות
כספית של הלקוחות ובתיאום עם הממונה והגורמים המקצועיים;
תיאום והתקשרות עם כלל הגורמים הקשורים למערך ההסעות והליווי כגון: מרכז שליטה ובקרה,
חברות ההסעה ומפעילי הליווי, הזנת הנתונים למערכת ממוחשבת, העברת נתוני המסלולים המאושרים
לחברות ההסעה, עדכון נתוני המסלולים במהלך השנה עפ"י הצרכים השוטפים, בתיאום עם חברות
ההסעה ועפ"י הנחיות הממונה והגורמים המקצועיים;
ליווי מערך ההסעים העירוני בכל הנוגע ל הכנת המכרזים לצורך התקשרות עם חברות ההסעה, כולל
רישום הערות למפרט טכני על סמך תקנות ונהלי משרד הרווחה;
מעקב אחר ביצוע ההסעות ע"י חברות הסעה עפ"י תנאי החוזה ומסלולים שנקבעו, כולל איסוף וריכוז
דוחות נסיעה מחברות ההסעה בסוף כל חודש, בדיקת הדוחות, וידוא קיום מלווים בהסעות, בכפוף
לנהלים עירוניים ולכללי הבטיחות ובתיאום עם הממונה והגורמים המקצועיים;
ריכוז ובדיקת חשבוניות המוגשות ע"י חברות ההסעה והליווי מול דוחות הנסיעה והליווי ובהתאם
לתנאי החוזה, ביצוע בירורים מול חברות ההסעה והליווי, לגבי הפערים שנמצאו, אישור החשבוניות
והעברתן לאישור הממונה והגורמים המקצועיים, הכנת הוראות תשלום והעברתן למחלקת כספים;
סיוע לממונה בכל הקשור להכנת תקציב שנתי להפעלת מערך ההסעות והליווי בתחומים שבטיפולו
ובקרה על ניצול סעיפי התקציב המאושר עפ"י הנחיותיהם ובהתאם לנהלים;
סיוע למערך ההסעות העירוני והגורמים המקצועיים בתיאום וארגון בקרת שטח)כגון: חברות חקירה
חיצוניות וכד'(, לצורך ניתוח תוצאות החקירה עפ"י דוחות ודיווחים, הגשת דרישות לחברת ההסעות
והליווי לתיקון הליקויים שנתגלו ווידוא תיקונם עפ"י תנאי החוזה, בהתאם להנחיותיהם;
קבלת פניות הגורמים השונים)כגון: אוכלוסיית המוסעים, הוריהם, חברות הסעה, מעונות יום
שיקומיים ומרכזי תעסוקה(בכל הקשור לנושא ההסעות והליווי, טלפונית, בכתב ובקבלת קהל, כולל
בירור נושא הפנייה, ביצוע בירורים/תיאומים מול הגורמים הרלוונטיים, פתרון הבעיה ו/או ניתוב
הפנייה לגורם המתאים, וידוא הטיפול בפנייה ומתן מענה בגמר הטיפול, בהתאם להוראות הממונה
והגורמים המקצועיים;
ארגון וריכוז הטיפול בדוחות ביקורת של משרד הרווחה ושירותים חברתיים, בנושאים שבתחומי טיפולו
בהתאם להנחיות הממונה;
השתתפות בפורומים שונים עם גורמים פנים וחוץ עירוניים, בהתאם להנחיות הממונה;
ביצוע מטלות ותפקידים נוספים עפ"י קביעת והנחיית הממונה.
מקבלי שירות של נושא התפקיד:
בתוך העירייה: עובדי מערך ההסעות, עובדי אגף הרווחה, מינהל שירותי קהילה, מינהל חינוך,
גזברות העירייה, מינהל היועץ המשפטי.
מחוץ לעירייה: פעוטות ובוגרים עם מוגבלות, הוריהם, מעונות יום שיקומיים, מרכזי תעסוקה
הגשת מועמדות עד לתאריך 08/11/2026 בשעה .12:00

ריכוז וטיפול בפניות תלמידי בוגר ובכלל זה: סיוע ברישום לקורסים, מתן מידע על תכנית הלימודים, הנפקת אישורים לראיונות ולהתמחות ועוד.
קבלת קהל ומתן מידע לסטודנטים בנושאי הוראה ותלמידים.
טיפול והכנסת שאלוני בחינות למערכת מודל בחינות.
אישור ציוני קורסי בחירה וסמינרים במערכת האורביט, כולל ניהול בקשות להארכת זמן וטיפול בערעורים.
מעקב אחר התקדמות הסטודנטים בהתאם לדרישות התואר
ריכוז פניות ותמיכה במערכת האורביט מול גורמים אחרים במזכירויות החוגים של משפטים וקרימינולוגיה
עבודה משרדית שוטפת במזכירות תלמידים: מענה לפניות טלפוניות ופניות בדוא"ל ממרצים וסטודנטים והפקת דוחות נתונים.
סיוע בארגון טקסים ואירועים של הפקולטה.
מטלות נוספות בהתאם להוראות הממונים.

ניהול שוטף של שגרת המשרד ויומני הפעילות.

הגשת מסמכים במערכות הממשלתיות המקוונות השונות.

מענה טלפוני, מענה לפניות במייל וניתוב גורמים שונים בארגון.

קבלת פנים של אורחים, ספקים ולקוחות המגיעים למשרד.

תיאום פגישות.

טיפול ברכש ציוד משרדי מתכלה, ציוד היקפי ועבודה מול ספקים חיצוניים.

סיוע אדמיניסטרטיבי לצוות המנהלים והעובדים לפי צורך.

עבודה אדמיניסטרטיבית שוטפת: רישום לקורסים וקבלת קהל בשעות קבועות
עבודה בשיתוף פעולה ותיאום עם גורמים שונים במכללה
ארגון לוגיסטי של אירועי היחידה
בתכנית התמחות באנגלית: ליווי הסטודנט מרגע רישומו למכללה ועד לסיום לימודיו
o מתן מידע למועמדים והפקת אישורי קבלה
o הקלדת הכרה בלימודים קודמים לתיק אישי של כל סטודנט
o מתן מענה ומידע מפורט על הקורסים בתוכנית הלימודים לסטודנטים
עבור לימודי יסוד: אחריות על רישום כלל סטודנטים הנדרשים לקורסים לפי רמת האנגלית
o התארגנות אינטנסיבית לבחינות
o סיוע שוטף בימי הבחינות
o רישום מרוכז של סטודנטים כהכנה לפתיחת סמסטר בתיאום עם מזכירות תכניות לימוד אחרות