מטרת התפקיד
ניהול מקצועי, יעיל ודיסקרטי של לשכת המנכל/ית, תמיכה שוטפת בעבודת המנכל/ית והבטחת תיאום, בקרה ומעקב אחר החלטות ומשימות מול גורמי פנים וחוץ.
תחומי אחריות מרכזיים
ניהול לשכת המנכל/ית וסדר היום, לרבות תיאום ותיעדוף פגישות, ישיבות ומחויבויות.
מעקב ובקרה אחר משימות, החלטות ובקשות של המנכל/ית ומעקב אחר ביצוע.
היערכות לפגישות ולדיונים עם גורמי פנים וחוץ: ריכוז נושאים, הכנת חומרי רקע, מצעים לדיון ומצגות.
ריכוז עבודת הוועד המנהל ויור העמותה: תיאום ישיבות, גיבוש סדרי יום, הפצת חומרים, כתיבת פרוטוקולים ומעקב אחר החלטות.
הכנת ישיבות, לרבות תיאום משתתפים, חומרים נלווים וסידורים תפעוליים.
כתיבת סיכומי ישיבות, הפצתם ומעקב אחר יישום ההחלטות.
ניהול מידע, מסמכים ותכתובות הקשורים לפעילות המנכל/ית, תוך שמירה על סדר, זמינות ודיסקרטיות.
טיפול בפניות המגיעות ללשכה ולארגון, ניסוח מענה, ניתוב לגורם המתאים ומעקב אחר הטיפול.
תיאום ביקורים, פגישות ואירועים משמעותיים הקשורים לפעילו
דרישות:
עדיפות לבעלי תואר רלוונטי.
ניסיון קודם בניהול לשכה בכירה, אדמיניסטרציה בכירה או תפקיד דומה.
יכולת גבוהה לניהול, תיעדוף ומעקב אחר משימות מרובות בסביבה דינמית ומרובת ממשקים.
דיסקרטיות, אמינות ושיקול דעת בעבודה עם מידע רגיש.
יכולת ניסוח גבוהה בכתב ובעל פה, לרבות כתיבת סיכומים, פרוטוקולים ומסמכים מקצועיים בעברית ובאנגלית.
שליטה גבוהה ביישומי Microsoft Office, בדגש על Outlook, Word ו-PowerPoint, וכן שליטה מעולה בכלי AI.
סדר, ארגון, דיוק, ירידה לפרטים ועמידה בלוחות זמנים.
יחסי אנוש מצוינים, תודעת שירות ויכולת עבודה עם גורמים בכירים, ממשקים פנימיים ושותפים חיצוניים.
יוזמה, עצמאות, אחריות ויכולת הנעת תהליכים עד להשלמתם.
גמישות ונכונות לסייע במשימות משתנות בהתאם לצורכי הארגון.
משרה מלאה, כולל שעות לא שגרתיות.
שליטה מעולה באנגלית.
ניידות עצמאית ורכב זמין - חובה. המשרה מיועדת לנשים ולגברים כאחד.