מתן תמיכה אדמיניסטרטיבית ותפעולית ללשכת יו"ר ומנכ"ל, תוך סיוע שוטף למנהלת הלשכה בניהול פעילות הלשכה ובכפיפות לה. טיפול במגוון משימות אדמיניסטרטיביות ומתן שירות מקצועי ואיכותי לגורמים פנימיים וחיצוניים.
במסגרת התפקיד:
תמיכה שוטפת במנהלת הלשכה ובפעילות לשכת היו"ר והמנכ"ל.
טיפול במשימות אדמיניסטרטיביות מגוונות באופן עצמאי ומקצועי.
קבלת אורחים, אירוח משלחות ואורחים מחו"ל, לרבות תיאומים לוגיסטיים נלווים.
מתן מענה לגורמים פנימיים וחיצוניים, תוך שמירה על רמת שירות גבוהה וייצוגיות.
ניהול הזמנות רכש, מעקב אחר תהליכי הזמנה, אישורים וחשבוניות בהתאם לנהלי החברה.
תיאום פגישות, חדרי ישיבות, כיבוד וסידורים לוגיסטיים שונים.
טיפול במסמכים, מצגות, חומרים אדמיניסטרטיביים והתכתבויות בהתאם לצורך.
מעקב ובקרה אחר משימות, לוחות זמנים ונושאים אדמיניסטרטיביים בלשכה.
סיוע בארגון אירועים, ביקורים וישיבות הנהלה בהתאם לדרישות.
עבודה שוטפת מול ממשקים רבים בחברה ומחוצה לה.
דרישות:
דיסקרטיות, אמינות ויכולת עבודה ברגישות מול מידע חסוי.
אחריות אישית גבוהה, יסודיות ויכולת ירידה לפרטים.
ניסיון קודם בתפקיד אדמיניסטרטיבי משמעותי, רצוי בלשכת הנהלה בכירה.
שליטה מלאה ביישומי Office ובמערכות ממוחשבות.
אנגלית ברמה טובה מאוד, בדגש על תקשורת מול אורחים וגורמים מחו"ל.
יכולת עבודה בסביבה מרובת משימות וממשקים.
סדר, ארגון ויכולת תעדוף גבוהה.
תודעת שירות ויחסי אנוש מצוינים.
גמישות ויכולת להתמודד עם שינויים ודינמיות בסביבת העבודה.
עדיפות לתואר ראשון המשרה מיועדת לנשים ולגברים כאחד.