דרושים » אדמיניסטרציה » מזכיר /ת למנכ"לית - משרה מלאה - חולון

לקבוצת אורון, מהחברות הציבוריות המובילות בישראל בתחומי התשתיות, התעשייה, הבנייה וההתחדשות העירונית, דרוש/ה מזכיר/ת רכש למשרדי החברה בחולון.
אם את/ה בעל/ת ניסיון אדמיניסטרטיבי, אוהב/ת סדר, ארגון ועבודה בסביבה דינמית - מקומך איתנו.

תיאור התפקיד:
- מתן תמיכה אדמיניסטרטיבית שוטפת לסמנכ"לית.
- ניהול ותיאום יומן מורכב, כולל קביעת פגישות ותיעדוף משימות.
- ריכוז ותיאום הפעילות השוטפת של מחלקת הרכש מול ממשקים פנים-ארגוניים וחוץ-ארגוניים.
- מעקב אחר משימות, לוחות זמנים וביצוע.
- זימון חדרי ישיבות, תיאום פגישות וישיבות הנהלה ואחריות על אירוח.
- סיוע בניהול העבודה השוטפת של המחלקה ומתן מענה אדמיניסטרטיבי מקצועי.

מחפש/ת תפקיד מגוון ומשמעותי בסביבה מקצועית ודינמית?
לחברה מובילה בתחום הייבוא דרוש/ה מזכיר/ת מנכ"ל ומחלקת התפעול לתפקיד מרכזי הכולל עבודה צמודה להנהלת החברה, ממשקים מול גורמים בארץ ובחו"ל והובלת התהליכים האדמיניסטרטיביים של הארגון.

מה כולל התפקיד?

ניהול אדמיניסטרטיבי שוטף של המשרד.
ניהול יומן ותיאום פגישות למנכ"ל.
 עבודה שוטפת מול ספקים, לקוחות וגורמים לוגיסטיים בארץ ובחו"ל.
 סיוע למחלקת התפעול והייבוא.
 תמיכה בהנהלת החשבונות.
 טיפול במסמכים, הזמנות ומעקב אחר תהליכים.
 סיוע אישי למנכ"ל במשימות משתנות.

אם את/ה מחפש/ת תפקיד עם אחריות, עשייה מגוונת ואפשרות להשתלב בחברה יציבה ומובילה, זה המקום!

 המשרה מלאה.
המשרה מיועדת לנשים ולגברים כאחד.

מתן שירות אדמיניסטרטיבי שוטף ללשכת מנהל המחוז.
ניהול יומן ותיאום פגישות, ישיבות ודיונים.
טיפול בתכתובות, שליחת מיילים ומסמכים והכנת חומרים בהתאם לצורך.
הכנת מצגות, דוחות וריכוז נתונים בנושאים שונים.
סיוע בתהליכי גיוס וקליטת עובדים - זימון מועמדים לראיונות, תיאום מול גורמי משאבי אנוש ומעקב אחר התהליך.
מתן מענה אדמיניסטרטיבי ושירותי לצוותי המרפאות במחוז ומתן מענה לפניות בנושאים שונים.
עבודה מול ממשקים רבים בתוך הארגון ומתן שירות לגורמים בכירים.

אנחנו מחפשים את האחד/ת שיודע/ת להחזיק את כל הקצוות, לעשות סדר, לנהל יומנים, לתאם בין ממשקים - ולהיות הלב האדמיניסטרטיבי של שתי מחלקות מרכזיות (משפטית ונדל"ן) בקבוצה מובילה.

מה כולל התפקיד?

ניהול שוטף: ניהול יומנים מורכבים ותיאום פגישות לשני סמנכ"לים.

ניהול ישיבות: תיאום ישיבות דירקטוריון, ועדות והדרכות.

בקרה פיננסית: טיפול בחשבונות שכר טרחה, תשלומים, הזמנות רכש והסכמים, כולל מעקב ובקרה אחר תשלומים, תקציבים ופרויקטים באמצעות Excel.

ממשקים : עבודה שוטפת מול משרדי עורכי דין מובילים, ספקים וממשקים פנים-ארגוניים.

אדמיניסטרציה: אחריות כוללת על הניהול האדמיניסטרטיבי השוטף של המחלקה.

היקף משרה: מלאה, בימים א-ה, בין השעות 8:00-17:00 (משרה מלאה פרונטלית, ללא אופציה היברידית).

מיקום: משרדי הנהלת החברה בפארק עסקים יקום

תנאים נלווים מעולים:
תקציב "תן ביס" יומי.
חניה חינם בחניונים.
חדר כושר
החזר נסיעות.
ימי מחלה מלא החל מהיום הראשון.

ניהול ותפעול שוטף של לשכת המנכ"ל ברמה המקצועית והגבוהה ביותר.
התפקיד מהווה צומת מידע מרכזי בארגון ודורש סיוע אדמיניסטרטיבי ותפעולי למנכ"ל, תוך תיאום שוטף מול הנהלת המכללה, מנהלי השלוחות השונות, גורמי חוץ ושותפים עסקיים

תחומי אחריות מרכזיים:
ניהול יומן מורכב ודינמי: תיאום וניהול פגישות מרובות משתתפים בסביבה משתנה, תעדוף פניות בזמן אמת, סינון וניתוב בקשות בהתאם לדחיפות ולחשיבות.
הפקת דוחות ועיבוד נתונים: ריכוז נתונים ממחלקות השונות (שיווק, ייעוץ, תפעול וכספים), והכנת דוחות סטטוס תקופתיים, מצגות וחומרי רקע לקראת ישיבות הנהלה ופגישות עסקיות.
ניהול מסחרי ותפעולי: הפקה, טיפול ומעקב אחר הצעות מחיר, הסכמי התקשרות מול ספקים ומכרזים. ניהול רכש משרדי ללשכה ולגופי ההנהלה.
ממשקי עבודה וניהול רוחבי: קשר שוטף ורציף מול מנהלי מחלקות, רכזי שלוחות בפריסה ארצית וגורמי תעשייה/חברות חיצוניות שעובדות מול המכללה.
מזכירות הנהלה ומעקב ביצוע: ארגון ישיבות הנהלה, כתיבת סיכומי דיון, גזירת משימות ומעקב אחר ביצוען והטמעתן בשטח מול הגורמים הרלוונטיים.
ארגון והפקת אירועים: סיוע בארגון ימי היערכות, השתלמויות סגל, ישיבות הנהלה מורחבות ואירועי חברה פנימיים.

נתניה | קיימת חניה + קרבה לתחב"צ | א'-ה' 8:00-17:00

התפקיד כולל:
ניהול שוטף של המשרד
עבודה שוטפת מול ספקים, לקוחות וממשקים פנים-ארגוניים
ניהול יומן מורכב
מתן מענה טלפוני ופרונטלי ללקוחות
טיפול במשימות אדמיניסטרטיביות