דרושים » אדמיניסטרציה » דרוש /ה מנהל /ת אדמיניסטרציה ותפעול לחברה תעשייתית

דרוש/ה פקידת קבלה ומשרד
תיאור המשרה:
עבודה במשרה מלאה בכפיפות למנהלת תפעול, ישיבה בקבלה, במשרדי החברה בפתח תקווה.
התפקיד כולל ניהול יומן וסיוע שוטף להנהלת החברה, אחריות על לוגיסטיקה משרדית שוטפת, וסיוע למשאבי אנוש בנושאי קליטה, רווחה, מתנות ואירועים.
תחומי אחריות :
ניהול אדמיניסטרטיבי :
- סיוע להנהלת החברה בשוטף
- ניהול תקציב משרדי ועבודה מול ספקי ציוד משרדי, כיבוד, אירועים, ניקיון ועוד
- טיפול בדואר נכנס ופיזור דואר לעובדים, קשר עם הנהלת המתחם
- אחריות על הזמנת כיבוד ופריטים למטבחונים
- פתיחת הזמנות רכש מול ספקים וניהול התקציב האדמיניסטרטיבי
- ניהול חדרי ישיבות
- ניהול ותיאום משימות המנקה במשרדי החברה
- סיוע למחלקת כספים: העברה לחתימה על העברות בנקאיות, מעקב אחר הוצאות אשראי
סיוע למשאבי אנוש:
- קליטת עובדים חדשים: סידור עמדת עבודה, עדכון תרשים ארגוני ואלפון ותיאום תוכנית חפיפה.
- סיוע לרווחת העובדים: משלוח ברכות ימי הולדת ואירועים, סיוע באירועי חברה, בדיקת דוחות נוכחות.

אדמיניסטרציה ותפעול משרד אתר
ניהול שוטף של משרד האתר: דואר/שליחויות, ציוד משרדי, הזמנות, תיוקים ותיעוד.
תיאום פגישות, סיורים וספקים מול גורמי פנים וחוץ.
תמיכה אדמיניסטרטיבית למנהל/ת האתר וצוות המתקנים: הכנת סיכומים, מעקב משימות, תיעוד החלטות.

רכש, ספקים וקבלנים
פתיחת דרישות רכש / הזמנות עבודה במערכות הארגון, מעקב עד אספקה/סגירה.
עבודה שוטפת מול ספקים: הצעות מחיר, השוואות, תיאום אספקות, טיפול בחשבוניות מול הנהח.
תיאום כניסות קבלנים לאתר: לוז, ליווי תהליכי אישור, תיעוד מסמכים נדרשים (כמו ביטוחים/אישורים), ועמידה בנהלי אתר.

תיאומי תחזוקה ותמיכה בצוות המתקנים
תיאום פעולות תחזוקה מתוכננות (PM) וחלונות עבודה מול צוותי מתקנים/תפעול/אבטחה.
ניהול יומן אתר/לוז תחזוקות, ודיווח סטטוסים.
מעקב אחרי תקלות/קריאות שירות במערכת (פתיחה, עדכון, סגירה) ושיקוף לגורמים הרלוונטיים.

לוגיסטיקה, נכסים ומלאי (Assets/Inventory)
ניהול מלאי מתכלים/ציוד תפעולי בסיסי (לפי הגדרת האתר): מעקב מלאי מינימום, הזמנות השלמה, קליטה וסידור.
סיוע בתהליכי ספירות מלאי, ניהול נכסים/תיוגים בסיסיים לפי נהלים.

תיעוד, בקרה וציות
שמירה על סדר תיעודי: נהלים, אישורי כניסה, טפסים, מסמכי ספקים, ארכיון הצעות מחיר/הזמנות.
סיוע בעמידה בדרישות בטיחות/איכות/ביקורות (תיעודית ותיאומית): איסוף מסמכים, הכנת תיקי ביקורת, מעקב השלמות.
עבודה בסביבה מאובטחת ורגישה: הקפדה על נהלי סודיות, בקרת גישה ותיעוד כניסות/ביקורים.

היקף: משרה מלאה.
מיקום: בסיס רמלה + הגעה לפתחתקווה לפי צורך.
כפיפות: מנהל/ת אתר / מנהל/ת מתקנים.
סביבת עבודה: אתר מאובטח, כניסה מבוקרת, עבודה מול ספקים וקבלנים.