דרושים » משאבי אנוש » מנהל /ת אדמיניסטרטיבי /ת ורכז /ת מש"א בחטיבת המשאבים

לחברת נתיבי הגז הטבעי לישראל, האמונה על הקמת והפעלת מערכת הולכת הגז הארצית,
דרוש מזכירת אתר לניהול אדמיניסטרטיבי באתר החברה במבשרת ציון כחלק מפעילות חלוקת הגז באזור ירושלים.

תחומי אחריות:
ניהול שוטף של המשרד באתר: תיאום יומנים, טיפול בחשבונות, ניהול לוגיסטיקה, רכש ותיעוד מסמכים
תמיכה אדמיניסטרטיבית למנהלי פרויקטים ולצוותים מקצועיים באתר
תיאום בין גורמים פנימיים וחיצוניים, כולל ספקים, קבלנים, חברות ניהול ויועצים
ניהול תקשורת מול נותני שירותים בתחום התיאומים וקידום תהליכים בפרויקטים תכנון וביצוע
סיוע בהכנת דוחות סטטוס, מצגות ומסמכי מעקב

מיקום: אתר החברה במבשרת ציון (לאחר תקופת הכשרה של כחצי שנה במשרדי החברה בתל אביב).

ריכוז הפעילות האדמיניסטרטיבית השוטפת של המזכירות האקדמית, כולל:
סיוע למזכירה האקדמית בנושאים שבטיפולה לרבות ריכוז מידע במגוון נושאים ועיבודו, מעקב ותיאום עם גורמים פנים וחוץ ארגוניים, השתתפות בישיבות, כתיבת פרוטוקולים ומעקב אחר ביצוע החלטות, ניסוח מכתבים והודעות.
תיאום ומעקב הנוגע לעדכון נהלים וטיפול בהסכמים ומכרזים.
ניהול התקציבים של המזכירות האקדמית ואחריות לרכש ולמלאי.
אחריות על עדכון אתר האינטרנט של המזכירות האקדמית, לרבות טיפול מול גורמים במזכירות האקדמית לשם כתיבה ועדכון המידע
ריכוז ומעקב אחר הפניות אל המזכירה האקדמית ומתן הכוונה ומענה לפונים
סיוע בנושאי כוח אדם, ייזום וטיפול בפעילויות מחלקתיות
מתן גיבוי וסיוע במשימות שבאחריות המזכירות האקדמית ובניהול השוטף של המשרד
ביצוע מטלות נוספות ככל שיידרש

משרד אדריכלים מבוסס ומוכר, מחפש מנהל/ת משרד.

זוהי הזדמנות ייחודית לעבודה מעניינת ומאתגרת המשלבת ניהול אדמיניסטרטיבי ברמה הגבוהה ביותר עם מעורבות בעבודת השיווק והפיתוח העסקי.
אנחנו מחפשים אישיות נעימה בעלת הישגיות ומוטיבציה גבוהה, שרוצה להיות ציר מרכזי ומשפיע בצמיחה של משרד אדריכלות מהשורה הראשונה בישראל.

העבודה במשרה מלאה במשרדנו המעוצב במיקום מעורר השראה בנמל תל אביב.
זהו תפקיד משמעותי מאוד הכולל אופק התפתחות בתוך המשרד.
שכר אטרקטיבי, תנאים טובים למתאים/ה.

התפקיד כולל:
1. ניהול משרד ואדמיניסטרציה:
- ניהול יומנים של השותפים ותיאום פגישות.
- התנהלות מול ספקים, יועצים חיצוניים ורשויות.
- אחריות על האדמיניסטרציה השוטפת של המשרד, כולל מענה טלפוני, טיפול בדואר ובשליחויות.
- מתן שירות ייצוגי ואיכותי ללקוחות המשרד.
- אחריות על נראות המשרד, חדרי הישיבות והצטיידות.
2. ניהול כספים וגבייה:
- טיפול שוטף בהצעות מחיר, ומעקב מכרזים.
- ניהול קופה קטנה 
- ריכוז חומרים ועבודה מול משרד רואה החשבון והכלכלנים.
3. פיתוח עסקי ושיווק:
- תמיכה אדמינסטרטיבית ומנהלתית בעבודת השיווק והפיתוח העסקי
- סיוע בהכנת מצגות שיווקיות
- ריכוז וניהול מאגר החומרים השיווקיים של המשרד (פרופיל חברה, לוגואים, תמונות, כתבות וכו').
- הכנת חומרים להגשת הצעות למכרזים ולהצעות מחיר.

מיקום המשרה: תל אביב
משרה מלאה.

מתן מענה אדמיניסטרטיבי שוטף.

המשימות העיקריות הנכללות בתכולת התפקיד הינן:
ניהול יומן, תיאום פגישות וישיבות, ריכוז חומרים לישיבות וועדות, הכנת פרוטוקולים.
ביצוע שלב הפצה של דוחות, עדכון מערכות שונות המשמשות לניהול עבודת הלשכה, הזמנת ציוד, עדכונים ובקרות נוכחות של עובדי הלשכה, סיוע בהכנת מסמכים שונים ומשימות אדמיניסטרטיביות נוספות.