דרושים » אדמיניסטרציה » רכזי פרויקטים ושירות לקוחות

לחברה בתחום האחזקה והניקיון, דרוש /ה מנהל /ת תפעול

התפקיד כולל: מענה טלפוני ללקוחות החברה, ניהול שוטף בתפעול המשרד, ניהול תוכניות עבודה, טיפול ומענה לעובדים

העבודה במשרה מלאה, ימים א'-ה' ימי ו' לסירוגין.
תנאים טובים למתאים /ה.

תמיכה בניהול השוטף של הסניף ומחלקת הפרקטים, תוך שמירה על סדר ארגוני וייעול תהליכים אדמיניסטרטיביים. התפקיד כולל ניהול משימות אדמיניסטרטיביות, מתן שירות ללקוחות, תמיכה במכירות ולוגיסטיקה וכן טיפול בעמלות.

תחומי אחריות עיקריים:
1. אדמיניסטרציה:
ניהול יומנים, פגישות והכוונה של המנהל.
מעקב אחרי משימות ופרויקטים על מנת לוודא עמידה בלוחות זמנים.
הכנה והפקת דוחות פנימיים ודו"חות ניהוליים.
ניהול מסמכים ותיאום בין מחלקות.
ארגון ותחזוקת תיקי לקוחות ותיעוד תקשורת.

2. מענה טלפוני וקביעת פגישות עם לקוחות:
מענה לטלפונים והפנייתם לגורם הרלוונטי (מנהל, איש מכירות, לוגיסטיקה וכו').
קביעת פגישות לאנשי המכירות עם לקוחות אשר מעוניינים בכך.
מתן מידע ראשוני ללקוחות על מוצרים ושירותים.

3. שירות לקוחות:
מתן מענה לשאלות ושירות ללקוחות בנוגע להזמנות, פרקטים, ומוצרים כלליים.
טיפול והעברה לגורם רלוונטי של תלונות לקוחות תוך שמירה על מקצועיות ויעילות.
ריכוז וקידום פתרון בעיות לקוחות בשיתוף פעולה עם מחלקות וסניפים אחרים.

4. טיפול בעמלות:
הכנה ומעקב אחרי עמלות האדריכלים.
דיווח וחשיבה מול אשד על כל בעיה, עיכוב, או בקשה חריגה בנושא העמלות
תיאום ושיח מול הנהלת חשבונות כדי לוודא טיפול נכון בעמלות האדריכלים.

5. תמיכה במוכרי הסניף:
סיוע למוכרי הסניף בנוגע למסמכים, הצעות מחיר, לוגיסטיקה, גבייה ומעקב אחרי הזמנות.
ארגון מידע ותמיכה בביצוע תהליכים שיווקיים.
תמיכה במכירות טלפוניות והכוונת הלקוחות.

6. טיפול בלוגיסטיקה:
תיאום הזמנות מול ספקים.
קביעת מועדים להגעת סחורה ומעקב אחרי פרויקטים בתהליך.
תיאום הגעת פרקטים ללקוחות ולפרויקטים, תוך שיתוף פעולה עם מחלקת הלוגיסטיקה.

כישורים נדרשים:
יכולות ארגוניות גבוהות ניהול משימות רבות בו זמנית.
כושר תקשורת מצוין מענה טלפוני, ניהול פגישות, עבודה מול לקוחות וצוותים פנימיים.
שליטה מלאה במערכות Office Excel, Word, Outlook.
יתרון לניסיון בפריורטי
יכולת עבודה תחת לחץ עמידה בלוחות זמנים הדוקות.
יכולת למידה עצמאית היכולת ללמוד ולהתעדכן במוצרים חדשים ותהליכים.
סודיות ושמירה על פרטיות המידע.

לחברת ניהול כספים מובילה המתמחה בליווי סטארטאפים, קרנות הון סיכון וחברות הייטק, דרוש/ה אחראי/ת אדמיניסטרציה ותפעול למשרה מגוונת ומשמעותית, הכוללת אחריות על תהליכים תפעוליים, עבודה מול לקוחות וצוותים פנימיים, וניהול שוטף של פעילות המשרד.

התפקיד מתאים לאנשים עם גישה שירותית, יוזמה, יכולת ארגון גבוהה, ורצון לקחת חלק בצוות מקצועי ודינמי הפועל בלב העשייה הפיננסית של עולם ההייטק.

תחומי אחריות:
-ניהול ותיאום תהליכי תפעול מול לקוחות
-מעקב אחר פרויקטים ומתן תמיכה אדמיניסטרטיבית שוטפת
-עבודה שוטפת מול גורמים פנימיים וחיצוניים לקוחות, ספקים וצוותים בחברה
-הפקת דוחות וסיכומים ניהוליים
-אחריות על ניהול המשרד ותפעולו היומיומי
-תמיכה בצוותי גיוס, כספים ושירות לקוחות לפי הצורך