דרושים » אדמיניסטרציה » ניהול משרד מנהל אגף- לוד

לרכבת ישראל דרוש/ה מזכיר/ת מנהל אגף
תיאור התפקיד:
ניהול משרד מנהל אגף ומתן שירות לכלל האגף
זימון ותיאום פגישות ודיונים ופגישות בהתאם להנחיית הממונה ובתיאום עם הגורמים ברכבת ו/או גורמי חוץ
ניהול יומנים
מענה לטלפונים, הודעות דוא"ל ופניות מגורמי פנים וחוץ
רישום וריכוז הודעות, תזכורת ומטלות והעברתן לנמען הרלוונטי
ניהול מעקב אחרי החלטות, מסמכים וכל אשר יידרש עי הממונה
תיאום אירועים ופעילויות של האגף
כתיבה וניסוח מסמכים
תיאום ומעקב אחר משימות שוטפות תוך עמידה ביעדי לו"ז מוגדר
הכנה והפקת דוחות בתחום פעילות האגף וככל ויידרש עי הממונה
הכנת מצגות, לרבות ריכוז חומרים לפגישות
ניהול, ריכוז ותיעוד וזמינות המידע שבאחריות האגף במערכות המידע
המשרה ממוקמת בלוד - שעות גמישות!

? ניהול משרד מנהל אגף ומתן שירות לכלל האגף
זימון ותיאום פגישות ודיונים ופגישות בהתאם להנחיית הממונה ובתיאום עם הגורמים ברכבת ו/או גורמי חוץ.

? ניהול יומנים
? מענה לטלפונים, הודעות דוא"ל ופניות מגורמי פנים וחוץ.
? רישום וריכוז הודעות, תזכורת ומטלות והעברתן לנמען הרלוונטי.
? ניהול מעקב אחרי החלטות, מסמכים וכל אשר יידרש עי הממונה
? תיאום אירועים ופעילויות של האגף
? כתיבה וניסוח מסמכים
? תיאום ומעקב אחר משימות שוטפות תוך עמידה ביעדי לו"ז מוגדר
? הכנה והפקת דוחות בתחום פעילות האגף וככל ויידרש עי הממונה
? הכנת מצגות, לרבות ריכוז חומרים לפגישות
? ניהול, ריכוז ותיעוד וזמינות המידע שבאחריות האגף במערכות המידע

תפקיד משמעותי בלב העשייה הארגונית אם את/ה מסודר/ת, שירותי/ת ומיומן/ת בניהול יומנים ולשכה זו ההזדמנות שלך
-תנאים טובים למתאימים/ות
-סביבת עבודה מקצועית ומכבדת
-תפקיד עם אחריות, עניין וקשר שוטף עם הדרגים הבכירים ביותר

מה כולל התפקיד?
ניהול מזכירות ואדמיניסטרציה לרבות ניהול יומנים, תיוק מסמכים, הזמנות ציוד ומענה
לטלפונים.
מתן שירות אדמיניסטרטיבי הכולל מתן תמיכה ומענה למחלקות השונות בתאגיד.
ניהול יומנים מורכבים למספר מנהלים, תיאום טלפוני של פעולות ופגישות עבור
הממונה כולל זימונים באפליקציית Zoom וTeams
רישום והכנת פרוטוקולים של הישיבות והפצתם לכלל הגורמים. תיקון מסמכים
לאחר הגהה, הכנת מצגות לישיבות.
מענה טלפוני, ניתוב פניות לכלל המנהלים ועוד
הזמנת כיבוד לישיבות, הכנה וארגון חדר הישיבות וכל הנדרש לטובת העניין.
טיפול בהזמנות רכש, אישור חשבוניות ובקרה תקציבית.
התנהלות מול גופים עירוניים וממשלתיים
כפיפות למנהלת משאבי אנוש

-מתן מענה ותמיכה אדמיניסטרטיבית לאגף ההשקעות
- ניהול יומנים, תיאום פגישות, לו"ז וישיבות
-טיפול בחשבוניות כולל הזמנות רכש וספקים, רווחה והרמות כוסית
- ניהול ומעקב אחר משימות אדמיניסטרטיביות שוטפות
- ממשקים פנים וחוץ ארגוניים לרבות ממשקים מול חו"ל

לחברה גדולה באזור לוד דרוש/ה מזכיר/ת מנכ"ל
התפקיד כולל
אחריות מלאה לניהול שוטף של המשרד, לרבות תכנון ותחזוק יומן פגישות, זימון דיונים ותיאומים מול גורמים שונים. מתן מענה טלפוני שוטף,
ניסוח והקלדת מכתבים, הפקת חומרים מקצועיים (כגון מפרטים, פרוטוקולים וחוברות עבודה), תיוק וניהול דואר נכנס ויוצא, צילום והפצת מסמכים חתומים.
בנוסף, התפקיד כולל ריכוז נתונים ומעקב אחר פרויקטים, עבודות ועדה והחלטות, הכנת מצגות, וכן ניהול אדמיניסטרטיבי של יועצים וספקים.

דרוש/ה מזכיר/ת חטיבה לארגון מוביל בתחומו בראשל"צ!

התפקיד כולל:
  ניהול יומנים של מנהל החטיבה, ניהול אדמיניסטרטיבי של המשרד, הכנת מצגות לאירועים שונים, הכנת חומר להדרכות, ארגון אירועי חטיבה, תאום נסיעות לחול וביקורי יצרן בארץ ובחו"ל וכו'

תנאים:
משרה מלאה 8:00-17:00/1800. ללא שישי
תנאים מעולים!! חניה, חדר אוכל, חדר כושר, אירועי חברה, בונוס שנתי וכו'

אנו מחפשים מזכירת חברה, לחברת שילוח בינלאומית בעיר אזור.
התפקיד כולל-
ניהול שוטף של שירותי המשרד קבלנות אורחים, מענה לטלפונים ולמיילים.
טיפול וקידום משימות אישיות של המנכ"ל.
אחריות מלאה על ניהול יומן ותיאומי פגישות.
אחריות על אירוח אורחים חיצוניים וישיבות פנימיות.
התנהלות עצמאית מול ספקים וגורמים שונים.
ההזמנת ציוד משרדי.
מתן תמיכה למחלקת הנה"ח.
משרה מלאה ימים א-ה, שעות עבודה גמישות.