דרושים » אדמיניסטרציה » מזכיר /ת אגף הוועדה המקומית לתכנון ובנייה. (33 /2025)

דרוש/ה ממלא/ת מקום מזכיר/ת אגף הנדסה.
היקף משרה: מלאה (100%).
זמינות המשרה: מיידית.
משרה זמנית ל- 3 חודשים עד חצי שנה.
תיאור התפקיד:
ייעוד:
ביצוע עבודות מזכירות ומטלות פקידותיות הנוגעות לעבודת הרשות, לפי הנחיות הממונה.
תחומי אחריות ופירוט הביצועים והמשימות העיקריות, כנגזר מתחומי האחריות:
1. ניהול והקלדה של מסמכים
א. הקלדת מסמכים.
ב. הדפסה ומשלוח של מסמכים.
ג. תיקון מסמכים לאחר הגהה.
ד. אחסון וגיבוי קבצים במחשב.
ה. הקלדה ועיצוב של מצגות.
ו. צילום, שכפול, כריכה של מסמכים ועוד.
ז. קבלה והעברה של מסמכים לגורמים הרלוונטיים ברשות.
ח. תיוק מסמכים, באופן המבטיח את זמינותם.
ט. מיון מסמכים ומשלוחם לארכיון.
י. סליקת מסמכים, על פי הנחיית הממונה.
יא. איסוף חומרים והכנתם לישיבות בהן משתתף הממונה.
יב. רישום פרוטוקול ישיבות, על פי הנחיית הממונה, והפצתו לפי רשימת תפוצה מוגדרת.
יג. רישום פרוטוקול וועדות לתכנון ובניה
2. תיאום פעילויות הנדסיות
א. תיאום פגישות עם מהנדסה המועצה, יועצים, קבלנים וגורמים מקצועיים.
ב. הכנה לדיונים טכניים והנדסיים, כולל ארגון מצגות וחומרים להצגה.
ג. עדכון שוטף של סטטוס פרויקטים הנדסיים, מעקב אחר לוחות זמנים ומסמכים קשורים.
3. ריכוז נתונים טכניים
א. איסוף וארגון נתונים הנוגעים לתוכניות הנדסיות, תיקי פרויקטים ודו"חות עבודה.
ב. ריכוז מידע אודות ספקים, קבלנים ויועצים הנוגעים לפרויקטים הנדסיים
ג. הכנת סיכומים והפקת דוחות מהישיבות הנדסיות ומעקב אחר ביצוע המשימות שנקבעו.
4. קשר עם הציבור
א. טיפול בפניות תושבים בנוגע לפרויקטים הנדסיים והסדרת פגישות עם המהנדס והממונה.
ב. הפצת מידע לציבור בנוגע לפרויקטים, כולל עדכונים אודות עבודות תשתית, פיתוחים עירוניים ותחום הבנייה.
5. טיפול בדואר (רגיל ואלקטרוני)
א. קליטה ומיון של דואר.
ב. ניתוב דואר על פי הנחיית הממונה.
ג. הכנה ומשלוח של דואר עבור הממונה.
6. מענה טלפוני ומענה לפניות הציבור
א. מענה טלפוני במשרד ורישום הודעות טלפניות.
ב. ניתוב פניות תושבים המגיעות לממונה.
ג. סינון וניתוב שיחות למונה.
7. ניהול לוח זמנים ופגישות של הממונה
א. תיאום טלפוני של פעולות ופגישות עבור הממונה.
ב. משלוח תזכורות שונות (אירועים, פגישות וכיוצ"ב).
8. ביצוע כל משימה, מטלה בשגרה או בחירום, במסגרת עבודת המועצה, על פי הנחיות הממונה.
מאפייני העשייה הייחודיים בתפקיד:
א. ארגון ודיוק במסמכים תיוק, עיבוד והפצת מסמכים הנדסיים.
ב. עבודה תחת לחץ ניהול משימות ועמידה בלוחות זמנים.
ג. שירותיות מענה לפניות ציבור ותקשורת עם קבלנים ורשויות.
ד. פתרון בעיות טכניות זיהוי בעיות ופתרונן במהירות.
ה. עבודה עצמאית ניהול משימות ושמירה על סודיות.
ו. הבנה טכנית ידע בסיסי בתהליכים הנדסיים ותוכנות רלוונטיות.
ז. תיאום פרויקטים עבודה מול אגפים שונים ופרוטוקול ישיבות.
ח. הסתגלות לטכנולוגיות שימוש בתוכנות ניהול פרויקטים וכלים טכנולוגיים.
תאריך הגשת המועמדות: 22.05.2025 12:00.

דרוש/ה מזכיר/ת מחלקת הנדסה (100% משרה).
תיאור ועיקרי התפקיד:
ביצוע עבודות מזכירות ומטלות פקידותיות הנוגעות לעבודת הרשות, לפי הנחיות של מהנדס הרשות.
עיקרי התפקיד:
א. ניהול מסמכים.
ב. טיפול בדואר (רגיל ואלקטרוני).
ג. מענה אנושי לפניות של עובדי הרשות ושל גורמים חיצוניים ואזרחים.
פירוט הביצועים והמשימות העיקריות, כנגזר מתחומי האחריות:
1. ניהול מסמכים
א. הקלדת מסמכים באמצעות תוכנת מעבד תמלילים, הדפסתם והפצתם.
ב. הגהה למסמכים.
ג. אחסון וגיבוי קבצים במחשב.
ד. הכנת מצגות.
ה. צילום, שכפול, כריכה של מסמכים וכדומה.
ו. קבלה והעברה של מסמכים לגורמים הרלוונטיים.
ז. תיוק מסמכים באופן המבטיח את זמינותם.
ח. מיון מסמכים ומשלוחם לארכיון.
ט. איסוף והכנת חומרים לישיבות.
י. רישום פרוטוקול ישיבות, על פי הנחיית מהנדס הרשות, והפצתו לפי רשימת תפוצה מוגדרת.
טיפול בדואר (רגיל ואלקטרוני) ומענה אנושי.
א. קליטה ומיון של דואר.
ב. ניתוב דואר על פי הנחיות מהנדס הרשות.
ג. הכנה ומשלוח של דואר עבור מהנדס הרשות.
ד. מענה טלפוני במשרד ורישום הודעות טלפוניות.
ה. תיאום טלפוני לפעולות עבור מהנדס הרשות.
ו. משלוח תזכורות שונות (אירועים, פגישות וכיוצ"ב).
מאפייני העשייה הייחודיים:
א. ארגון מידע וסדר.
ב. שירותיות.
תאריך הגשת המועמדות: 26.05 14:00:00

דרוש/ה מ"מ מזכיר/ת אגף פרט (משרה זמנית לתקופה שלא תעלה על שלושה חודשים).
היקף משרה: 100%.
כפיפות ארגונית: סג נית מנהל / ת אגף פרט במינהל חינוך.
שכר: שעתי (40 לשעה).
תיאור התפקיד:
ניהול משרד אגף פרט ואחריות להפעלתו בתחום האדמיניסטרטיבי, הלוגיסטי והבינאישי.
תכלול מיטבי של עבודת האגף בתחומים שונים עליו הוא מופקד, חינוך מיוחד, תלמידים בסיכון ותלמידים
ממשפחות המוכרות ברווחה.
מענה אישי לבקשות ומעקב אחר פניות.
ניהול מסמכים, ריכוז פרויקטים, הכנת מצגות, איסוף חומרים והכנתם לישיבות ולוועדות, רשום והקלדת
פרוטוקולים,ארגון מידע בטבלאות אקסל ותיוק מסמכים חסויים.
טפול בדואר רגיל ואלקטרוני, קליטה ומיון של דואר, ניסוח מכתבים והדפסתם עפ"י הנחיית הממונה.
מענה טלפוני ורישום הודעות טלפוניות, ניתוב וטיפול בפניות, בירורים טלפוניים או אינטרנטיים שבתחום
עיסוק האגף.
קבלת קהל פרונטלית, סיוע מקצועי עפ "י הנחיות הממונה.
מתן שירותי מזכירות לכלל האגף.
רישום פרוטוקול ישיבות, על פי הנחיית הממונה, והפצתו לפי רשימת תפוצה מוגדרת.
ניהול יומן תיאום פגישות ופעילויות עם גורמי חוץ - עובדי משרד החינוך, אגפי העירייה וגורמים נלווים
נוספים, תאום טלפוני של פעולות ופגישות, משלוח תזכורות, ככל הנדרש.
אחריות ניתוב שיחות בין העובדים לפי הצורך ומתן סיוע בהתאם לצרכי האגף עפ"י לוחות הזמנים של
הועדות השונות.
ריכוז פעילות רווחה וגיבוש של האגף.
ביצוע כל מטלה המנותבת ע"י הממונה הישיר.
תאריך הגשת המועמדות: 29.05.2025 12:00.

דרוש/ה מזכיר/ה בית ספר (ב"ס נווה מדבר).
היקף משרה: 100%
מיקום: ב"ס נווה מדבר.
תקופת ההעסקה: מיידית
תיאור התפקיד:
ייעוד:
ביצוע עבודות מזכירות ומטלות פקידותיות הנוגעות לעבודת בית הספר ובהתאם להנחיות מנהל בית הספר.
תחומי אחריות:
ניהול תיקי עובדי בית הספר. עדכון מצבת המורים בתוך מערכת בית הספר. איסוף מסמכים רלוונטיים (תעודות השכלה, השתלמות וכדומה) ותיוקם בתיק העובד.
דיווח שעות נוכחות והיעדרויות של עובדי בית הספר למנהל בית הספר ולאחר אישורו,לרשות המקומית.
עדכון תנאי העסקה ושכר במערכת בית הספר.
מעקב אחר ביצוע תקין של השתלמויות העובדים בבית הספר)הפצת מידע בנוגע להשתלמויות, רישום
משתתפים בהשתלמויות וכו'(.
בדיקת התאמה בין נתוני תלושי השכר לנתוני הדיווח, איתור שגיאות והזנת תיקונים למערכת המידע.
קיום בירורי שכר אל מול הרשות המקומית במקרים של חוסר התאמה בין השכר המגיע לעובד לבין השכר שקיבל בפועל. עדכון והקלדת דווחי שכר שוטפים לעו"ה במערכת מדב"ס/אופקית ועדכון שיבוצי עו"ה וזכאויות בסביבת מערכת משכית בהתאם להנחיות המנהל.
עדכון ובקרה של מערכת השעות בבית הספר ב"מנב"סנט".
א. מילוי נתונים ועדכון שינויים במערכת השעות.
ב. הכנסת שיבוצים של הצוות החינוכי בתוך המערכת ועדכון שינויים בהנחיית מנהל בית הספר.
ג. ביצוע מעקב אחר ניצול מכסת שעות מילוי מקום, שעות שהייה ושעות פרטניות של המורים ודיווח למנהל על חריגות.
רישום תלמידים.
א. הקלדה ועדכון פרטי התלמידים החדשים במערכת הממוחשבת.
ב. שיבוץ תלמידים לכיתות.
ג. סיוע להורים בהגשת בקשות שיבוץ.
ד. קליטת בקשות לשינוי רישום ועדכונם במערכת.
הכנת תעודות בית הספר.:
א. הפקת דוח תפקודי חינוכי.
ב. מעקב ובקרה אחר הכנת התעודות מול בית הדפוס.
ג. פילוח רשימת התלמידים לקבוצות לימוד ומורות.
ד. הקלדת הנתונים לתעודות והבאתן לאישור וחתימת מנהל בית הספר.
מחלקת ניהול ההון האנושי
ניהול מסמכים ודואר בית הספר.
א. הקלדת מסמכים, באמצעות תוכנת מעבד תמלילים, הדפסתם והפצתם.
ב. ביצוע הגהה למסמכים.
ג. אחסון וגיבוי קבצים במחשב.
ד. צילום, שכפול, כריכה של מסמכים.
ה. תיוק מסמכים באופן המבטיח את זמינותם.
ו. הנפקת מסמכים ואישורים דוגמת אישורי למידה, רשימת תלמידים וכדומה.
ז. קליטה ומיון של דואר (רגיל ואלקטרוני).
ח.. הכנה ומשלוח דואר עבור בית הספר.
מתן מענה לפניות הקשורות לבית הספר.
א. מתן מענה לטלפונים ופניות תלמידים, הורים, לקוחות או גורמים אחרים.
ב. טיפול בפניות או ניתובן לגורמים רלוונטיים.
ג. בקרה אחר מצב הפניות ועדכון הגורמים הרלוונטיים.
ניהול הפעילות של מנהל בית הספר.
א. מיון וניתוב הפניות המגיעות למנהל בית הספר.
ב. תיאום פגישות למנהל בית הספר.
ג. מתן מענה לגורמים שונים בנוגע לנושאים מקצועיים הקשורים לעבודת מנהל בית הספר.
ד. משלוח תזכורות שונות למנהל בית הספר, לגבי פעילויות ופגישות בענייני בית הספר.
ה. השתתפות בפעילויות קהילתיות של בית הספר וסיוע לתפעולן.
ו. השתתפות באירועי בית הספר הנערכים מחוץ לשעות הפעילות שלו בהתאם להנחיות
מנהל בית הספר.
תאריך הגשת המועמדות: 25.05.2025 12:00.

דרוש/ה מנהלן/ית בי"ס הרטוב יסודי.
היקף משרה: 100%.
תיאור התפקיד:
תפעול מערך הכספים של בית הספר.
תחומי אחריות פירוט הביצועים והמשימות העיקריות:
א. תפעול חשבונות בית הספר:
קבלת הצעות מחיר לצורך רכישת ציוד ושירותים לבית הספר.
ריכוז הזמנות מספקים.
ביצוע התקשרות מול ספקים וחתימה על חשבוניות.
ייעוץ למנהל/ת בית הספר בתכנון התקציב לשנה הבאה.
ריכוז בקשות לוועדת הנחות בבית הספר ות יעוד דיוני הוועדה.
פנייה לרשות המקומית לקבלת שירותים.
תשלום חשבונות בית הספר אן חשבון ההורים.
ב. גביית כספים:
גבייה ורישום תשלומי הורים.
גבייה ווידוא קבלת תשלומים מלקוחות חיצוניים, הפועלים בשטח בית הספר או מקבלים שירות ממנו.
הנפקת קבלות ואישור תשלומים.
ג. בקרה ודיווח על הנתונים הכספיים של בית הספר:
ריכוז ווידוא רצף לכל דפי החשבון המתקבלים מהבנק ביחס לחשבון בית הספר וחשבון הורים.
תיעוד כל פעולות הכספים הנעשית בבית הספר.
הנפקת דו"חות בקרה תקופתיים למנהל בית הספר ולרשות המקומית.
מילוי דו"חות הנוגעים לתחום הכספים, על פי דרישת מנהל /ת בית הספר.
הפקת דו"ח שנתי להורי התלמידים אודות הכנסות והוצאות בית הספר בשנה הקודמת
וצפי עתידי.
ד. ביצוע כל משימה, מטלה או פרויקט, בשגרה או בחירום במסגרת עבודת המועצה, על פי
הנחיות הממונים הישירים והנהלת המועצה.
ה. זמינות וכוננות)טלפונית או פיזית בכל צורה שתידרש(למתן מענה ולטיפול בכל הנוגע
לעבודת המועצה, בכל ימות השנה ובכל שעות היממה, הן לצרכי שגרה והן לצרכי חירום.
ו. ביצוע שעות נוספות מעבר לשעות העבודה התקניות, בהתאם להנחיות הממונה.
מאפייני העשייה הייחודיים בתפקיד:
סדר וארגון.
עבודה מול ממשקים רבים.
דרכי התקשרות: בטלפון או במייל לידי הממונה על ההון האנושי, או במסירה ידנית במשרדים, בשעות הפעילות הקבועות.

תאריך הגשת המועמדות: 29/5/2025 עד השעה 12:00.

התפקיד כולל:
ניהול והקלדה של מסמכים, הדפסה החתמה ומשלוח של מסמכים, תיקון מסמכים לאחר הגהה, אחסון וגיבוי קבצים במחשב, הכנה ועיצוב של מצגות, שלטים ופירסומים, קבלה והעברה של מסמכים, איסוף חומרים והכנתם לישיבות בהן משתתפת הממונה, רישום והקלדת פרוטוקולים בוועדות מקצועיות וראיונות למגישי הצעות. טיפול בדואר רגיל ואלקטרוני, הדפסה, ניתוב דואר עפ"י הנחיות הממונה.מענה טלפוני ומענה לפניות עובדים, ספקים וקבלנים, מעקב ובקרה אחר טיפול בפניות שהתקבלו, סגירת פניות שנפתחו. טיפול באישורי כניסת קבלנים. הפקת דרישות רכש ומעקב אחר הפיכתן להזמנות והתנהלות מול ספקים. ביצוע עבודות אדמיניסטרציה שוטפות. ניהול לוח זמנים ופגישות של הממונה. תיאום טלפוני של פעולות ופגישות של הממונה. סיוע לוגיסטי בהפעלת מרכז המבקרים.

מיקום המשרה: רמלה.

דרוש/ה מזכיר/ה מחלקת רישוי עסקים.
היקף העסקה: 100%.
תיאור תפקיד
ביצוע עבודות מזכירות ומטלות פקידותיות הנוגעות לעבודת הרשות, לפי הנחיותיו של הממונה.
עיקרי התפקיד:
א. הקלדה וניהול של מסמכים.
ב. טיפול בדואר (רגיל ואלקטרוני).
ג. מענה טלפוני ופניות הציבור.
ד. ניהול לוח הזמנים ופגישות של הממונה.
ה. כל משימה הניתנת ע"י הממונה.
תאריך הגשת המועמדות: 28.05.2025 12:00.

מזכיר/ת מחלקת גנים ונוף באגף חזות העיר.
היקף משרה: 100%.
תיאור התפקיד:
ניהול אדמיניסטרטיבי של תחומי אחריות השוטפים של מחלקת הגינון.
עיקרי התפקיד:
מתן שירות פרונטלי וטלפוני בכל הנושאים הקשורים למחלקת גינון,לרבות שירות לתושבים (קבלת קהל).
ביצוע מעקב ובקרה לפניות בצירים המקובלים לרבות עבודה וממשק אל מול מזכירת מנהל האגף, מדור פרויקטים, מדור שירות לתושב ומזכירות המחלקות השונות.
ניהול פניות במערכת CRM, הוצאת דוחות למפקחים לרבות ביצוע מעקב ובקרה ניתובם לגורמים הרלוונטיים עד לסיום הטיפול.
תיאום ובקרה אחר העברת פניות בין המחלקות השונות במערכת ה CRM
ניהול משרד מנהל המחלקה לרבות טיפול בסריקות,דרישות, דוחות ומתן תמיכה אדמיניסטרטיבית לכלל עובדי המחלקה
מתן מענה למפקחי הגינון לרבות המפקחים החיצוניים,קבלנים וגורמים אחרים במחלקה ע"פ צורך.
טיפול בפניות מנהל המחלקה /המחלקה במערכת הCRM ובערוצים השונים, הפעלת בעלי התפקיד הרלוונטיים עד לסיום הטיפול.
הכנת חומרים וסיכום לישיבות,תזכורת לממונה הישיר ועובדי המחלקה על פגישות,סיורים ווידוא הגעה וכיוצ"ב.
ביצוע מעקב ובקרה אחר משימות, סיכומי דיונים, סיורים, פרוטוקולים,לרבות בניית מערך כוננות חודשי
ממשק עבודה מול כלל האגפים השונים בעירייה.
כתיבה עריכה ותיוקים של מסמכים.
טיפול בדואר רגיל ואלקטרוני קליטה מיון וניתוב לגורם האחראי.
מתן מענה לפניות הציבור, תושבים וגורמי חוץ, ככל הנדרש, ובכל אמצעי הפנייה אפשריים, בכל שעות הפעילות ומחוצה להם, לאורך כל השנה.
ביצוע כל משימה, מטלה או פרויקט, בשגרה או בחירום, במסגרת עבודת העירייה, ע"פ הנחיות הממונה הישיר והנהלת העירייה.
ביצוע שעות נוספות מעבר לשעות העבודה התקניות, בהתאם להנחיית הממונה ובהתאם לצורך.
תאריך הגשת המועמדות: 21.05 13:00:00