דרושים » אדמיניסטרציה » ממלא /ת מקום מזכיר /ת אגף הנדסה.

דרוש/ה ממלא/ת מקום מזכיר/ת אגף הנדסה.
היקף משרה: מלאה (100%).
זמינות המשרה: מיידית.
משרה זמנית ל- 3 חודשים עד חצי שנה.
תיאור התפקיד:
ייעוד:
ביצוע עבודות מזכירות ומטלות פקידותיות הנוגעות לעבודת הרשות, לפי הנחיות הממונה.
תחומי אחריות ופירוט הביצועים והמשימות העיקריות, כנגזר מתחומי האחריות:
1. ניהול והקלדה של מסמכים
א. הקלדת מסמכים.
ב. הדפסה ומשלוח של מסמכים.
ג. תיקון מסמכים לאחר הגהה.
ד. אחסון וגיבוי קבצים במחשב.
ה. הקלדה ועיצוב של מצגות.
ו. צילום, שכפול, כריכה של מסמכים ועוד.
ז. קבלה והעברה של מסמכים לגורמים הרלוונטיים ברשות.
ח. תיוק מסמכים, באופן המבטיח את זמינותם.
ט. מיון מסמכים ומשלוחם לארכיון.
י. סליקת מסמכים, על פי הנחיית הממונה.
יא. איסוף חומרים והכנתם לישיבות בהן משתתף הממונה.
יב. רישום פרוטוקול ישיבות, על פי הנחיית הממונה, והפצתו לפי רשימת תפוצה מוגדרת.
יג. רישום פרוטוקול וועדות לתכנון ובניה
2. תיאום פעילויות הנדסיות
א. תיאום פגישות עם מהנדסה המועצה, יועצים, קבלנים וגורמים מקצועיים.
ב. הכנה לדיונים טכניים והנדסיים, כולל ארגון מצגות וחומרים להצגה.
ג. עדכון שוטף של סטטוס פרויקטים הנדסיים, מעקב אחר לוחות זמנים ומסמכים קשורים.
3. ריכוז נתונים טכניים
א. איסוף וארגון נתונים הנוגעים לתוכניות הנדסיות, תיקי פרויקטים ודו"חות עבודה.
ב. ריכוז מידע אודות ספקים, קבלנים ויועצים הנוגעים לפרויקטים הנדסיים
ג. הכנת סיכומים והפקת דוחות מהישיבות הנדסיות ומעקב אחר ביצוע המשימות שנקבעו.
4. קשר עם הציבור
א. טיפול בפניות תושבים בנוגע לפרויקטים הנדסיים והסדרת פגישות עם המהנדס והממונה.
ב. הפצת מידע לציבור בנוגע לפרויקטים, כולל עדכונים אודות עבודות תשתית, פיתוחים עירוניים ותחום הבנייה.
5. טיפול בדואר (רגיל ואלקטרוני)
א. קליטה ומיון של דואר.
ב. ניתוב דואר על פי הנחיית הממונה.
ג. הכנה ומשלוח של דואר עבור הממונה.
6. מענה טלפוני ומענה לפניות הציבור
א. מענה טלפוני במשרד ורישום הודעות טלפניות.
ב. ניתוב פניות תושבים המגיעות לממונה.
ג. סינון וניתוב שיחות למונה.
7. ניהול לוח זמנים ופגישות של הממונה
א. תיאום טלפוני של פעולות ופגישות עבור הממונה.
ב. משלוח תזכורות שונות (אירועים, פגישות וכיוצ"ב).
8. ביצוע כל משימה, מטלה בשגרה או בחירום, במסגרת עבודת המועצה, על פי הנחיות הממונה.
מאפייני העשייה הייחודיים בתפקיד:
א. ארגון ודיוק במסמכים תיוק, עיבוד והפצת מסמכים הנדסיים.
ב. עבודה תחת לחץ ניהול משימות ועמידה בלוחות זמנים.
ג. שירותיות מענה לפניות ציבור ותקשורת עם קבלנים ורשויות.
ד. פתרון בעיות טכניות זיהוי בעיות ופתרונן במהירות.
ה. עבודה עצמאית ניהול משימות ושמירה על סודיות.
ו. הבנה טכנית ידע בסיסי בתהליכים הנדסיים ותוכנות רלוונטיות.
ז. תיאום פרויקטים עבודה מול אגפים שונים ופרוטוקול ישיבות.
ח. הסתגלות לטכנולוגיות שימוש בתוכנות ניהול פרויקטים וכלים טכנולוגיים.
תאריך הגשת המועמדות: 22.05.2025 12:00.