מנהל/ת המשרד מהווה גורם מפתח בתפעול ובהנעה השוטפת של החברה, הן בצד האדמיניסטרטיבי של המטה והן בקשר הישיר והשוטף מול השטח.
התפקיד משלב אחריות ארגונית כוללת, ריכוז ותיאום בין כלל הגורמים הפנימיים, ותמיכה שוטפת בהנהלה הבכירה.
מדובר בתפקיד דינמי, רב-משימתי, המצריך ראייה מערכתית, גמישות תפעולית, יחסי אנוש מעולים, ויכולת ארגון וביצוע ברמה גבוהה מאוד.
התפקיד כולל:
* ניהול שוטף של המשרד והמטה:
- ניהול כלל משימות האדמיניסטרציה: יומנים, פגישות, מיילים, תיוקים ודואר.
- אחריות לרכש משרדי שוטף, הזמנות ציוד, תיאום שירותים ותחזוקה.
- שמירה על תקינות ותפקוד סביבת העבודה במטה.
* תמיכה ישירה בהנהלת החברה:
- ניהול יומנים, תיאום פגישות, הכנת מצגות, דוחות וליווי תהליכים
* קשר ותיאום מול השטח:
- עבודה שוטפת עם רכזי שטח ומנהלי פרויקטים
- איסוף נתונים מהשטח
* ניהול תהליכים מול עובדים זרים
* עבודה מול רגולטורים ורשויות המדינה:
- טיפול בהגשות וטפסים
- ניהול תיקי עובדים
* שימוש במערכת ניהול עובדים (WAVE)
* ניהול זרימת מידע פנים-ארגונית:
- אחריות על תקשורת יעילה בין כלל מחלקות החברה.
- ריכוז ואחידות בתהליכי עבודה ומסמכים.
- תיעוד ועדכון תהליכים פנימיים, שמירה על שגרות עבודה תקינות.
דרישות:
- ידע בהנהלת חשבונות/חשבות שכר- יתרון.
- יכולת ניהול עצמי ועמידה במספר משימות במקביל.
- סדר, ארגון, אחריות אישית גבוהה וירידה לפרטים.
- שליטה גבוהה ביישומי Office ומערכת WAVE.
- תקשורת בין-אישית מעולה ויכולת גישור בין צרכים שונים.
- ראייה מערכתית לצד ביצוע מדויק בפרטים הקטנים.
- אמינות, דיסקרטיות ויוזמה אישית.
- המשרה מיועדת לנשים ולגברים כאחד.