דרושים » אדמיניסטרציה » מזכיר.ה ללשכת מנכ"ל המרכז הרפואי

למרכז רפואי בתל אביב דרוש/ה מזכיר/ת ערב ללשכת מנכ"ל המרכז הרפואי.
תיאור התפקיד:
עבודה אדמיניסטרטיבית כחלק מצוות, בלשכה מאוד פעילה ודינאמית.
התפקיד כולל:
תאומי פגישות, קבלת קהל ומענה טלפוני ופרונטלי לפניות מתוך ומחוץ לארגון, הפקת מכתבים רשמיים והפצתם, דאגה לסדר וארגון המידע בלשכה וכל משימה אחרת הנדרשת במסגרת התפקיד.
היקף המשרה ושעות העבודה הנדרשות:
משרה מלאה.
שעות פעילות הלשכה הן מ-07:30 בבוקר ועד 19:30-20:00.
המשרה הינה בין השעות 11:30-20:00 (שעת הסיום יחסית גמישה).
תקופת חפיפה וחניכה של כ- 2-3 שבועות, בהן שעות העבודה תהיינה בשעות הבוקר החל מ- 08:00.

דרוש/ה מזכיר/ה

עבודה בצמוד לסמנכ"ל
ניהול יומניהם של הסמנכ"ל ו-2 סגניותיו.
אחריות לתיאום פגישות מרובות משתתפים, מענה טלפוני לשיחות ופניות, ריכוז והכנת חומרים לפגישות.
טיפול ברכש, הזמנת כיבוד וציוד משרדי, תיוקים ותיעוד חומרים.
מתן סיוע אדמיניסטרטיבי שוטף ללשכה וביצוע משימות נוספות בהתאם לצורך.
כחלק מצוות לשכת סמנכ"ל מש"א, ישנה חשיפה לתהליכים, החלטות וחומרים רגישים הנוגעים בליבת העשייה בארגון ובחיי העובדים והעובדות באגף משאבי אנוש ובארגון כולו.
לאור כך, נדרשת דיסקרטיות רבה והפעלת שיקול דעת במשימות היומיומיות.
העבודה הינה מול ממשקים פנים וחוץ ארגוניים בדרגים שונים ונדרשת שירותיות, אסרטיביות, ויכולת להתמודד עם עומס וריבוי משימות.