לוח משרות דרושים מזכירות / פקידות עבודה ציבורית / ממשלתית

מכרז פנימי/חיצוני לתפקיד:
מזכיר.ה ראשי.ת ב' - מינהל חינוך - משאבי אנוש וארגון.
כמות משרות: 2.
אחוז העסקה: 100%.
עובדים מינהליים: 8 - 10
1. ניהול שוטף של משרד מזכירות בית הספר וטיפול בנושאים מינהליים לפי המדיניות העירונית, הדין והנחיות הממונים.
2. אחריות לניהול ולהנחיית צוות המזכירות בביצוע משימות, לקביעת יעדים וסדרי עדיפויות, להגדרת לוחות זמנים, לוויסות עובדים ולביצוע משימות שבתחום האחריות.
3. מתן מענה שירותי לפניות המגיעות למזכירות בית הספר בכל ערוצי ההתקשרות: קבלת קהל, מענה לטלפונים, קליטה, איסוף, ניתוב וטיפול שוטף בהתאם להנחיית הממונה.
4. אחריות לתאום ולקביעת ישיבות, לריכוז ולהכנת חומר רלוונטי לפגישות, להשתתפות בדיונים, לעריכת סיכומי דיון ולביצוע פיקוח ובקרה אחר יישום ההחלטות.
5. ניהול ותיוק מסמכים ודואר בית הספר באופן המבטיח זמינותם ואיתורם לפי הצורך.
6. עדכון מערכת שעות כוח אדם בבית הספר וביצוע מעקב ובקרה במערכת לניהול בתי הספר.
7. אחריות לגביית תשלומים, לטיפול בחשבוניות ספקים, לניהול קופת בית הספר ולניהול במערך התשלומים הבית ספרי.
8. ייזום וניהול פעילויות במסגרת הניהול העצמי לפי הנחיית הממונה.
9. אחריות לריכוז דיווחי הנוכחות של המורים ולניהול מצבת התלמידים.
10. ניהול התקציב הבית ספרי וביצוע מעקב ובקרה על יישומו ומימושו.
11. ביצוע פעולות מנהלתיות הקשורות לעזרה ראשונה הניתנת בבית הספר.
12. הפקת גיליונות ציונים ותעודות עבור תלמידי בית הספר.
13. סיוע בתפעול פרויקטים ייחודיים שבתחום האחריות.
14. סיוע בטיפול אדמיניסטרטיבי בכרטיסי רב-קו לתלמידי בית הספר.
15. קיום קשרי עבודה פנים עירוניים ועם גופים מחוץ לעירייה.
16. ביצוע משימות נוספות במסגרת התפקיד, לפי הנחיית הממונה.

תאריך הגשת המועמדות: 4/9/2025 עד השעה 00:00.

דרוש/ה מזכיר/ה משני/ת לבי"ס שש שנתי.
היקף משרה: 100% (משרה מלאה).
תיאור התפקיד:
ביצוע עבודות מזכירות ומטלות פקידותיות הנוגעות לעבודת בית הספר ולהנחיות מנהל בית הספר. עיקרי התפקיד:
ניהול תיקי עובדי בית הספר.
עדכון ובקרה של מערכת השעות בבית הספר במערכת ניהול בתי ספר.
רישום תלמידים.
הכנת תעודות לתלמידי בית הספר
ניהול מסמכים ודואר בית הספר.
מתן מענה לפניות הקשורות לבית הספר.
ניהול הפעילות של מנהל בית הספר.
תפעול פרויקטים ייחודיים.
ביצוע פעולות מנהלתיות בנוגע לעזרה ראשונה הניתנת בבית הספר.
כל מטלה אחרת או נוספת בתחום האדמיניסטרטיבי של בית הספר, אשר תוטל על העובד/ת על-ידי
מנהליו/ה.
פירוט הביצועים והמשימות העיקריות, הנגזרות מתחומי האחריות:
ניהול תיקי עובדי בית הספר
א. עדכון מצבת המורים בתוך מערכת בית הספר.
ב. איסוף מסמכים רלוונטיים (תעודות השכלה, השתלמות וכדומה) ותיוקם בתיק העובד.
ג. דיווח שעות נוכחות והיעדרויות של עובדי בית הספר למנהל בית הספר ולאחר אישורו,
לרשות המקומית.
ד. עדכון תנאי העסקה ושכר במערכת בית הספר.
ה. מעקב אחר ביצוע תקין של השתלמויות העובדים בבית הספר (הפצת מידע בנוגע
להשתלמויות, רישום משתתפים בהשתלמויות וכו').
ו. בדיקת התאמה בין נתוני תלושי השכר לנתוני הדיווח, איתור שגיאות והזנת תיקונים
למערכת המידע.
ז. קיום בירורי שכר אל מול הרשות המקומית במקרים של חוסר התאמה בין השכר המגיע
לעובד לבין השכר שקיבל בפועל.
ח. עדכון והקלדת דווחי שכר שוטפים לעו"ה במערכת מדב"ס/אופקית ועדכון שיבוצי עו"ה
וזכאויות בסביבת מערכת משכית בהתאם להנחיות המנהל.
12 עדכון ובקרה של מערכת השעות בבית הספר ב"מנב"סנט"
א. מילוי נתונים ועדכון שינויים במערכת השעות.
ב. הכנסת שיבוצים של הצוות החינוכי בתוך המערכת ועדכון שינויים בהנחיית מנהל בית
הספר.
ג. ביצוע מעקב אחר ניצול מכסת שעות מילוי מקום, שעות שהייה ושעות פרטניות של
המורים ודיווח למנהל על חריגות.
ד.
רישום תלמידים
א. הקלדה ועדכון פרטי התלמידים החדשים במערכת הממוחשבת.
ב. שיבוץ תלמידים לכיתות.
ג. סיוע להורים בהגשת בקשות שיבוץ.
ד. קליטת בקשות לשינוי רישום ועדכונם במערכת.
הכנת תעודות בית הספר
א. בחירת הגלופה לתעודות.
ב. מעקב ובקרה אחר הכנת התעודות מול בית הדפוס.
ג. פילוח רשימת התלמידים לקבוצות לימוד ומורות.
ד. הקלדת הנתונים לתעודות והבאתן לאישור וחתימת מנהל בית הספר.
ניהול מסמכים ודואר בית הספר
א. הקלדת מסמכים, באמצעות תוכנת מעבד תמלילים, הדפסתם והפצתם.
ב. ביצוע הגהה למסמכים.
ג. אחסון וגיבוי קבצים במחשב.
ד. צילום, שכפול, כריכה של מסמכים.
ה. תיוק מסמכים באופן המבטיח את זמינותם.
ו. הנפקת מסמכים ואישורים דוגמת אישורי למידה, רשימת תלמידים וכדומה.
ז. קליטה ומיון של דואר (רגיל ואלקטרוני).
ח. הכנה ומשלוח דואר עבור בית הספר.
מתן מענה לפניות הקשורות לבית הספר
א. מתן מענה לטלפונים ופניות תלמידים, הורים, לקוחות או גורמים אחרים.
ב. טיפול בפניות או ניתובן לגורמים רלוונטיים.
ג. בקרה אחר מצב הפניות ועדכון הגורמים הרלוונטיים.
ניהול הפעילות של מנהל בית הספר
א. מיון וניתוב הפניות המגיעות למנהל בית הספר.
ב. תיאום פגישות למנהל בית הספר.
תאריך הגשת המועמדות: 01.09.2025 12:00. המשרה מיועדת לנשים ולגברים כאחד.

- מתן מענה טלפוני ופרונטלי למטופלים הפונים למרפאה.
- מתן מענה במיילים ועבודה עם מערכות מידע פנים ארגוניות.
- אחריות על חיוב וגביית תשלומים.
- סיוע לרופאים ואחיות במשימות אדמיניסטרטיביות.

היקף משרה- 55%.
מיקום משרה- חיפה, באר שבע, מבואות חרמון

לתפקיד מאתגר ומרכזי בארגון דרוש/ה מזכיר/ה ללשכת בכירים. התפקיד כפוף לראש הלשכה.

​ביצוע עבודות מזכירות שוטפות.
סיוע בתכנון תיאום וניהול לו"ז מנהל.
סיוע בריכוז חומר והכנות לקראת דיונים.
הכנת דוחות ומצגות בהתאם לצורך.
היקף העסקה: 160 שעות עבודה חודשיות- זמינות של לפחות 4 בקרים בשבוע.
ללא עבודה בסופי שבוע.
מקום העבודה: אזור המרכז .