כפיפות ישירה למנהל/ת מע"ש
עבודה בשיתוף פעולה שוטף עם צוות המסגרת, הנהלה, ספקים וגורמי חוץ
מטרת התפקיד:
ניהול כולל של המעטפת האדמיניסטרטיבית במסגרת תעסוקתית לאנשים עם צרכים מיוחדים, ומתן תמיכה מקצועית ותפעולית למנהל/ת המסגרת ולצוות.
תחומי אחריות מרכזיים:
אחריות כוללת על ניהול המשרד השוטף
קבלת וניתוב שיחות טלפון, טיפול בדואר נכנס ויוצא
תיאום פגישות, ניהול יומן וישיבות פנים וחוץ ארגוניות
הדפסה, כתיבה, תיוק והפצה של מסמכים, פרוטוקולים ודוחות
הכנת חשבונות ללקוחות ומעקב שוטף אחר גבייה
ניהול ועדכון תיקים אישיים של מקבלי השירות (נתיב)
פתיחת משימות, מעקב ובקרה במערכת Monday
בקרה והתאמת דיווחי נוכחות למול משרד הרווחה
טיפול ברכש שוטף: ציוד משרדי, כיבוד וציוד לחניכים
עבודה מול ספקים ואנשי מקצוע (טכנאים, חשמלאים, מיזוג ועוד)
מ"מ מדריך בעת הצורך - בלי החלפות ועבודה טיפולית
שעות העבודה: 07:30-15:30 (ימים א-ה)
דרישות:
בגרות מלאה - חובה
שליטה מלאה בעברית בכתב ובע"פ - חובה
ידע ושליטה ביישומי מחשב: Office (בדגש על Excel), יתרון לחשבשבת
יתרון:
ניסיון קודם בעבודה אדמיניסטרטיבית / ניהול משרד
סדר, ארגון, קפדנות ודיוק
תודעת שירות גבוהה ויחסי אנוש מצוינים
יכולת עבודה עצמאית ובצוות
יכולת עבודה בלחץ וריבוי משימות
יכולת הקשבה, הכלה ורגישות לאוכלוסייה עם צרכים מיוחדים המשרה מיועדת לנשים ולגברים כאחד.