לוח משרות דרושים מזכירות בכירה בשלומי

דרוש/ה מנהל /ת לשכת ראש הרשות המקומית.
היקף משרה: 100% משרה.
ייעוד:
ניהול והפעלה של לשכת ראש הרשות, וסיוע אדמיניסטרטיבי לראש הרשות לקידום ענייני הרשות בהתאם להנחיותיו.
תחומי אחריות:
ניהול, פיקוח ובקרה על הפעילות התקינה של לשכת ראש הרשות.
ניהול תוכנית הפעילויות של ראש הרשות.
ריכוז והפצת מידע, הנוגע לפעולות ולהחלטות ברשות.
ביצוע עבודה אדמיניסטרטיבית בלשכה.
ניהול והקלדה של המסמכים.
מענה טלפוני ומענה לפניות הציבור.
פירוט הביצועים והמשימות העיקריות, כנגזר מתחומי אחריות.
1. ניהול תוכנית הפעילויות של ראש הרשות.
מיון וניתוב הפניות המגיעות ללשכת ראש הרשות.
תיאום פגישות לראש הרשות, על פי הנחיותיו.
ריכוז חומר ומידע לראש הרשות לקראת ובעקבות דיונים שונים בהם הוא נוכח.
משלוח תזכורות שונות לראש הרשות ולגורמים בכירים ברשות, לגבי פעילויות ופגישות בענייני הרשות.
2. ניהול תוכנית הפעילויות של ראש הרשות.
מיון וניתוב הפניות המגיעות ללשכת ראש הרשות.
תיאום פגישות לראש הרשות, על פי הנחיותיו.
ריכוז חומר ומידע לראש הרשות לקראת ובעקבות דיונים שונים בהם הוא נוכח.
משלוח תזכורות שונות לראש הרשות ולגורמים בכירים ברשות, לגבי פעילויות ופגישות בענייני הרשות.
3. ריכוז והפצת מידע הנוגע לפעולות ולהחלטות ברשות.
כתיבה ועריכה של מסמכים בהתאם להנחיות ראש הרשות.
איסוף מידע ופנייה לגורמים רלוונטיים, בתוך ומחוץ לרשות, לצורך סיוע לראש הרשות בקבלת החלטות.
מעקב אחר פעולות יחידות הרשות לצורך דיווח לראש הרשות.
מתן מענה לגורמים שונים בנוגע לנושאים מקצועיים הקשורים לעבודת ראש הרשות.
4. ניהול והקלדה של מסמכים.
הקלת מסמכים באמצעות תוכנת מעבד תמלילים.
הדפסה ומשלוח של מסמכים.
תיקון מסמכים לאחר הגהה.
אחסון וגיבוי קבצים במחשב.
הקלדה ועיצוב של מצגות.
צילום, שיכפול, כריכה של מסמכים ועוד.
קבלה והעברה של מסמכים לגורמים רלוונטיים ברשות ומחוץ לרשות על פי הנחיות ראש הרשות.
תיוק מסמכים, באופן המבטיח את זמינותם.
מיון מסמכים ומשלוחים לארכיון.
סליקת מסמכים.
איסוף חומרים והכנתם לישיבות בהן משתתף ראש הרשות.
רישום פרוטוקול ישיבות, על פי הנחיית ראש הרשות.
5. מענה טלפוני ומענה לפניות הציבור.
מענה טלפוני במשרד ורישום הודעות טלפוניות.
ניתוב פניות תושבים המגיעות למנהלים הרלוונטיים.
תיאום טלפוני של פעולות ופגישות עבור ראש הרשות.
מאפייני העשייה הייחודיים בתפקיד:
עבודה בשעות לא שגרתיות.
ייצוגיות.
התמודדות עם שינויי לוחות זמנים ואירועים בלתי מתוכננים.
ארגון מידע וסדר.
שירותיות.
תאריך הגשת המועמדות: 26/11/2025 12:00.