מאת שרה שוכהנדלר, פסיכולוגית ארגונית
כניסה לתפקיד חדש בארגון הינה תהליך משמעותי הן בחיי הארגון והן בחייכם. גם לאנשים שחוו מעברים בין תפקידים ובין ארגונים, חווית הכניסה לתפקיד חדש הינה מרגשת ומלווה בחששות, חוסר וודאות ועמימות.
מי שמקבל את התפקיד החדש יעבור בשלב הכניסה לתפקיד טלטלות הנעות בין ציפייה ותקווה לבין דאגה וחשש לגבי הציפיות והדרישות ממנו בתפקיד. במקביל, הארגון גם הוא עובר שינוי ולעיתים טלטלה באם מדובר בכניסת מנהל בכיר לתפקיד, ועל כן גם הארגון עסוק בשאלות כמו : האם העבודה תימשך כרגיל? איזה "שכר לימוד" ישלם על כניסת בעל התפקיד החדש? אילו שינויים צפויים לעובדים? האם יופר "שיווי המשקל" הקיים כעת בארגון? וכולי. השאלות והחששות הללו מתעצמים, לעיתים עד כדי משבר. מבחינת המנהל הנכנס לתפקיד חדש, חשוב לדעת כי הבעיות והחששות העיקריות הינן משותפות למרבית המנהלים.
מספר דוגמאות שכיחות:
* האם אוכל לעמוד בציפיות התפקיד והאנשים?
* האם אוכל להניב תפוקה במהירות?
* אם ארצה לשנות דברים, מהו העיתוי הנכון לכך?
* האם ואיך אתקבל בקרב קבוצת העמיתים?
* האם ילכו אחרי?
* אם סגנון העבודה, נורמות ותרבות הארגון לא יתאימו לי, מה עליי לעשות?
* מהי הדרך הקצרה והטובה ביותר להפוך למנהל מיומן?
* איך אסתדר עם ה"פוליטיקה" בארגון?
לאור המתואר עד כה ברור כי, מצב זה של כניסה לתפקיד מזמין חשיבה, התייחסות ותכנון מוקדם. הוא מחייב התארגנות הן מצד האדם הנכנס לתפקיד והן מצד הארגון.
שלב הכניסה לתפקיד והחפיפה
לא תמיד מתאפשרת חפיפה מסודרת בין בעל התפקיד היוצא והנכנס, ורבים הם המקרים בהם היא איננה קיימת כלל. בכל מקרה, שלב הכניסה לתפקיד מתקיים תמיד. זהו שלב שבו רצוי להקדיש את מירב הזמן ללמידה אינטנסיבית של מכלול רחב של נושאים הקשורים לתפקיד. בין הנושאים המרכזיים שיש ללמוד בשלב זה ניתן לציין את:
* מהי הגדרת התפקיד?
* מהו המבנה הארגוני/נהלים/ תהליכי עבודה מרכזיים?
* מהן המטרות של היחידה שלי?
* עם מי אני עובד? כלפי מי אני מחויב?
* מהם המשאבים העומדים לרשותי?
* מהי תוכנית העבודה?
* סטטוס פרויקטים/משימות מרכזיות/ נושאים נוספים שיש לטפל בעתיד ואינם מטופלים בתכנית העבודה ומדוע?
* נקודות חולשה וחוזק של הארגון/יחידה
* מיהם האנשים עימם אמור לעבוד ומה אפשר ללמוד על מאפייניהם וצורכיהם המקצועיים והאישיים (עמיתים, מנהלים, כפופים)
* מהם הערכים והנורמות של היחידה שלי?
תהליך הלמידה נעשה דרך קריאת מסמכים, תוכניות עבודה, נהלי עבודה ונהלי ארגון, שיחות עם אנשים, ראיונות וכמובן חפיפה עם הקודם בתפקיד, שיחה עם הממונה ועם עמיתים/שותפים וכולי.
טעויות נפוצות בשלב זה שכדאי מאוד להימנע מהן:
* אל תתחייב ואל תיצור ציפיות גבוהות שלא תוכל לממשן בהמשך
* אל תבצע הערכה מוקדמת של היחידה/תפקיד ואל תכריז על שינויים
* אל תנסה להרשים מדי ומצד שני אל תשמיץ את קודמך בתפקיד
* אל תיתן הרגשה שאתה יודע כבר הכל, שמור על צניעות ואיזון
לצד הלמידה בשלב הכניסה והחפיפה, עליך לזכור כי אתה עושה את צעדיך המשמעותיים הראשונים בהתמקמות בתפקיד , התמקמות היא פעולה שניתן לתאר במונחים של "הגדרת טריטוריה" או התאמה לסטנדרט מסוים המתבקש מהתפקיד. לכן רבים עסוקים ובצדק ביצירת רושם ראשוני החיובי, כדאי לשדר בטחון מקצועי/ניהולי בהתאם לתפקיד ולשדר כי אתה לוקח את הזמן ללמידה וכי אתה חש בטחון ביכולתך להצליח בתפקיד בהמשך.
שלב ההתבססות וגיבוש "אני מאמין" בתפקיד
זמן מה לאחר הכניסה לתפקיד בפועל מתחיל שלב ההתבססות זהו הזמן להמשיך להעמיק את הלמידה על התפקיד והיחידה, להכיר את הארגון וסביבתו כמפורט קודם. במקביל לזהות ולחשוב על הדרך שבה אתה עומד לבצע את התפקיד, הדרך הייחודית שלך או מה שמכונה בספרות המקצועית "חותם אישי" גיבוש "אני מאמין" או תפיסת תפקיד. תפיסת תפקיד היא מערכת העקרונות והקווים המנחים אותך בתפקידך, תפיסת התפקיד שלך היא ה"מצפן" שאמור לכוון את החלטותיך ופעולותיך בתפקידך, היא תנחה אותך ותגדיר מה חשוב ומה פחות חשוב, במה להתמקד ובמה להשקיע פחות מאמץ, תסמן את האתגרים והיעדים העומדים בפניך ואת הדברים אותם תרצה לקדם ולעצב במהלך תפקידך. כדי לעצבה עליך לשאול את עצמך שאלות כמו: מהם הערכים המנחים אותך כאדם/מנהל/מקצוען?
מהן העוצמות האישיות שאתה מביא עמך לתפקיד? מהן ציפיותיך האישיות מהתפקיד? מהם הדגשים שאתה מוצא בתפקיד? מהו "לב התפקיד" כלומר מה הכי חשוב בעיניך?
בתום התהליך של למידת התפקיד/הארגון וסביבתו וגיבוש "חותם אישי" מומלץ לגבש את תכנית העבודה, היינו הדרך האופרטיבית , המטרות, היעדים , לוחות הזמנים וכל שאר הדברים הנדרשים בגיבוש תכנית עבודה. כל תהליך הלמידה וגיבוש תכנית העבודה תכליתם כאמור להשיג את יעדי התפקיד/יחידה/ארגון ולהצליח בתפקיד כמובן.
בשורה התחתונה, כניסה לתפקיד הינו תהליך מתמשך ולא חד פעמי. הוא מהווה שינוי ועל כן מעורר חששות אך כמובן טומן בחובו פוטנציאל הצלחה ומימוש לפרט ולארגון. חשוב להיכנס לתפקיד באופן מתוכנן ושקול כדי להגביר את סיכויי ההצלחה בהמשך.