אדמיניסטרציה ותפעול משרד אתר ניהול שוטף של משרד האתר: דואר/שליחויות, ציוד משרדי, הזמנות, תיוקים ותיעוד. תיאום פגישות, סיורים וספקים מול גורמי פנים וחוץ. תמיכה אדמיניסטרטיבית למנהל/ת האתר וצוות המתקנים: הכנת סיכומים, מעקב משימות, תיעוד החלטות. רכש, ספקים וקבלנים פתיחת דרישות רכש / הזמנות עבודה במערכות הארגון, מעקב עד אספקה/סגירה. עבודה שוטפת מול ספקים: הצעות מחיר, השוואות, תיאום אספקות, טיפול בחשבוניות מול הנהח. תיאום כניסות קבלנים לאתר: לוז, ליווי תהליכי אישור, תיעוד מסמכים נדרשים (כמו ביטוחים/אישורים), ועמידה בנהלי אתר. תיאומי תחזוקה ותמיכה בצוות המתקנים תיאום פעולות תחזוקה מתוכננות (PM) וחלונות עבודה מול צוותי מתקנים/תפעול/אבטחה. ניהול יומן אתר/לוז תחזוקות, ודיווח סטטוסים. מעקב אחרי תקלות/קריאות שירות במערכת (פתיחה, עדכון, סגירה) ושיקוף לגורמים הרלוונטיים. לוגיסטיקה, נכסים ומלאי (Assets/Inventory) ניהול מלאי מתכלים/ציוד תפעולי בסיסי (לפי הגדרת האתר): מעקב מלאי מינימום, הזמנות השלמה, קליטה וסידור. סיוע בתהליכי ספירות מלאי, ניהול נכסים/תיוגים בסיסיים לפי נהלים. תיעוד, בקרה וציות שמירה על סדר תיעודי: נהלים, אישורי כניסה, טפסים, מסמכי ספקים, ארכיון הצעות מחיר/הזמנות. סיוע בעמידה בדרישות בטיחות/איכות/ביקורות (תיעודית ותיאומית): איסוף מסמכים, הכנת תיקי ביקורת, מעקב השלמות. עבודה בסביבה מאובטחת ורגישה: הקפדה על נהלי סודיות, בקרת גישה ותיעוד כניסות/ביקורים.
דרישות:
ניסיון וכישורים ניסיון של מינימום שנתיים בתפקיד אדמיניסטרטיבי/תפעולי/תיאום ספקים (יתרון משמעותי לניסיון באתר תעשייתי/מתקן קריטי). ניסיון בעבודה מול ספקים, רכש, הצעות מחיר, חשבוניות ומעקב תהליכים מקצה לקצה. שליטה גבוהה ביישומי Office, בעיקר Excel/Outlook/Teams. יכולת עבודה עם מערכות ארגוניות ERP /רכש/קריאות שירות - יתרון. יכולות עבודה סדר, ארגון וירידה לפרטים, עם יכולת לנהל כמה משימות במקביל ולעבוד תחת לחץ. שירותיות גבוהה, תקשורת ביןאישית מצוינת ויכולת עבודה מול ממשקים רבים (תפעול, מתקנים, ביטחון, ספקים, הנהח). אחריות אישית, דיסקרטיות, ועמידה בנהלים בסביבה מאובטחת. שפה וניידות עברית ברמה גבוהה (דיבור/ כתיבה). אנגלית ברמה טובה (קריאה/ מיילים/ מסמכים) - יתרון משמעותי בדאטה סנטר. ניידות (לצורך גיבוי מתקנים נוספים)
יתרונות ניסיון קודם בסביבת דאטה סנטר / מתקנים קריטיים (חשמל, UPS, גנרטורים, מיזוג מדויק, בקרות וכו) - גם אם אדמיניסטרטיבי. היכרות עם מערכות קריאות שירות/ אחזקה (MMS) ומערכות רכש ERP ניסיון בתיאום קבלנים ועמידה בדרישות בטיחות/אישורי עבודה.
היקף: משרה מלאה מיקום: בסיס רמלה + הגעה לפתחתקווה לפי צורך. כפיפות: מנהל /ת אתר / מנהל /ת מתקנים. סביבת עבודה: אתר מאובטח, כניסה מבוקרת, עבודה מול ספקים וקבלנים. המשרה מיועדת לנשים ולגברים כאחד.