דרושים » אדמיניסטרציה » פקיד /ת משרד לחברת אינסטלציה - באר שבע

‏תפעול וניהול שוטף של המשרד, ניהול ספקים, אירועי חברה וציוד.
‏תמיכה אדמיניסטרטיבית בצוות המכירות, טיפול בהצעות מחיר, הזמנות ופרויקטים.
‏עבודה מול לקוחות וממשקים פנים-ארגוניים, ניהול משלוחים בארץ ובחו"ל.
‏עבודה במערכות החברה (כולל Priority).
שעות עבודה: ימים א'-ה' | 08:00-16:30 (משרה מלאה)

יש תפקידים אדמיניסטרטיביים שרואים מהם את הארגון כולו. זה אחד מהם.

לשכת הרקטור באוניברסיטת בן-גוריון בנגב מחפשת רכז/ת אדמיניסטרטיבי/ת לעבודה בסביבה דינמית, מרובת ממשקים ובצמוד להנהלה האקדמית הבכירה של האוניברסיטה.

התפקיד משלב ניהול ותיאום שוטף, מעקב אחר משימות והחלטות, עבודה עם מידע ונתונים וקשר עם גורמים רבים בתוך האוניברסיטה ומחוצה לה.

במסגרת התפקיד:
מתן תמיכה אדמיניסטרטיבית למשנה לרקטור ולסגן/ית הרקטור, לרבות ניהול יומנים, תיאום פגישות, דוא"ל וטלפונים.
מעקב אחר משימות ותהליכים המתנהלים בלשכת הרקטור.
רישום פרוטוקולים ומעקב אחר יישום החלטות.
ריכוז מידע, הפקת דוחות וסיוע בניתוח נתונים בהתאם לצורך.
עבודה וקשר שוטף עם גורמים בכירים ויחידות ברחבי האוניברסיטה ועם גורמי חוץ.
קבלת קהל ומתן מענה לפניות בתחומי פעילות הלשכה.
עבודה כחלק מצוות הלשכה ומתן גיבוי בפעילות השוטפת.

למשרדי מטה החברה בבאר שבע,
דרוש/ה מזכיר/ת קבלה ומשרד לקומת ההנהלה הראשית
במסגרת התפקיד:
1. קבלה ומשרד: קבלת אורחים, מענה טלפוני וניתוב שיחות.
אחריות על נראות המשרד, אחריות על חדרי הישיבות והאירוח בהם.
2. תפעול ספקים (ניקיון, תחזוקה) הזמנות ציוד/כיבוד.
3. טיפול אדמיניסטרטיבי שוטף: דואר, שליחויות ותמיכה לכלל עובדי המשרד.
4. תמיכה ישירה בהנהלת החברה:
ניהול יומנים מורכב, תיאום פגישות רבות משתתפים,
תיעדוף דחיפויות וסנכרון מול גורמים פנים וחוץ ארגוניים.
מתן מענה אישי להנהלה בכל נושא נדרש,
החל מסידורים לוגיסטיים ועד לטיפול בעניינים אישיים לחיסכון בזמנם של המנהלים.
הכנת חומרים לישיבות, ומעקב אחר ביצוע החלטות הנהלה.
ועוד משימות ככל וידרשו.

שעות העבודה-
2 פעמים בשבוע 7:45-16:45
3 פעמיים בשבוע 10-19
ימי שישי לסירוגין 8-12

לחברת נדל"ן מובילה, יציבה ומתפתחת בתחום הייזום והבנייה למגורים, דרוש/ה רפרנט/ית תפעול עסקאות לעבודה במשרדי החברה.

התפקיד משלב אחריות אדמיניסטרטיבית לצד תיאום ובקרה של תהליכי מכירה, ומהווה חוליה מרכזית בין מחלקות החברה השונות.

תחומי אחריות:

- ליווי תהליך העסקה משלב הצעת הרכישה ועד להשלמת החתימה.
- ריכוז, הכנה ובקרה של תיקי לקוחות ותיקי עסקה.
- ביצוע עבודת אדמיניסטרציה שוטפת.
- תיאום שוטף בין מחלקות המכירות, ההנדסה, המשפטית, הכספים והבנק המלווה.
- מעקב אחר סטטוס העסקאות והבטחת התקדמותן בהתאם ללוחות הזמנים.
- עדכון מערכות החברה, הפקת דוחות וניהול טבלאות בקרה.
- טיפול במסמכים, השלמת חוסרים ועבודה מול ממשקים פנים-ארגוניים.
- תמיכה שוטפת במחלקת המכירות ובתהליכי העבודה.

ניהול עמדת הקבלה ומתן שירות אדמיניסטרטיבי שוטף לכלל מחלקות החברה, תוך אחריות על תהליכי תיאום, תפעול משרד, אירוח מבקרים ומתן מענה מקצועי לעובדים ולגורמי חוץ.

תחומי אחריות:
ניהול עמדת הקבלה
קבלת אורחים, מועמדים, ספקים ולקוחות והפנייתם לגורמים הרלוונטיים.
רישום וקבלת אורחים ובהתאם לנהלי אבטחת כניסה לחברה
מענה טלפוני וניתוב שיחות.
טיפול בדואר נכנס ויוצא, שליחויות וחבילות.
אחריות על חדרי ישיבות ותיאום פגישות.
ניהול יומנים ותיאום פגישות עבור מנהלים בהתאם לצורך
הכנת מצגות, מסמכים, דוחות וטפסים.
עבודה מול ספקים וקבלני שירות.
הזמנת ציוד משרדי וניהול מלאי שוטף.
טיפול בחשבוניות, דרישות רכש ומעקב אחר אישורים.
תמיכה במשאבי אנוש ושכר

שכר ותנאים מצויינים!