דרושים » אדמיניסטרציה » רכז /ת לענייני סטודנטים

- ארגון וטיפול בנושא מנהל תלמידים בבית הספר: סיוע בייעוץ, פתיחת קורסים, רישום מועמדים חדשים, ביצוע מעקב אקדמי אחר הסטודנטים בתיאום הוועדה המחלקתית והפקולטית.
- מתן שירות לסטודנטים: הפקת אישורים וגיליונות ציונים, עדכון פרטים, הזנת ציונים והחלטות, טיפול בדחיות מועדים, אישורי הארכות וכו'.
- טיפול במערך מלגות ופרסי לימודים לדוקטורנטים ולבתר דוקטור: סיוע בהכנת תקציב, יישום החלטות הוועדות, תכנון חלוקת המלגות בתאום עם אגף תתו"כ, הפקת דוחות, ביצוע מעקבים וכו'.
- ריכוז ובניית תוכניות לימודים ללימודי השלמה ולתוכניות ייחודיות.
- סיוע בארגון סדנאות וטקסים.
- אחריות על עדכון פורטל הדוקטורנטים ואתר ביה"ס.
- קיום קשר עם מועמדים לתואר ומתקבלים ומתן מידע והנחיות לפונים.
- קבלת קהל הסטודנטים וקיום קשר שוטף עם חברי הסגל האקדמי.
- מתן סיוע וגיבוי לבעלי התפקידים בביה"ס.
- ביצוע מטלות נוספות בהנחיית הממונה.

יש תפקידים אדמיניסטרטיביים שרואים מהם את הארגון כולו. זה אחד מהם.

לשכת הרקטור באוניברסיטת בן-גוריון בנגב מחפשת רכז/ת אדמיניסטרטיבי/ת לעבודה בסביבה דינמית, מרובת ממשקים ובצמוד להנהלה האקדמית הבכירה של האוניברסיטה.

התפקיד משלב ניהול ותיאום שוטף, מעקב אחר משימות והחלטות, עבודה עם מידע ונתונים וקשר עם גורמים רבים בתוך האוניברסיטה ומחוצה לה.

במסגרת התפקיד:
מתן תמיכה אדמיניסטרטיבית למשנה לרקטור ולסגן/ית הרקטור, לרבות ניהול יומנים, תיאום פגישות, דוא"ל וטלפונים.
מעקב אחר משימות ותהליכים המתנהלים בלשכת הרקטור.
רישום פרוטוקולים ומעקב אחר יישום החלטות.
ריכוז מידע, הפקת דוחות וסיוע בניתוח נתונים בהתאם לצורך.
עבודה וקשר שוטף עם גורמים בכירים ויחידות ברחבי האוניברסיטה ועם גורמי חוץ.
קבלת קהל ומתן מענה לפניות בתחומי פעילות הלשכה.
עבודה כחלק מצוות הלשכה ומתן גיבוי בפעילות השוטפת.

- ארגון ושיבוץ בחינות ובחנים בהתאם לנהלי בחינות, תכנון והכנת תיקי בחינות.
- קיום ותפעול מערך התאמות לסטודנטים זכאים בהתאם להנחיות דיקנאט הסטודנטים: בניית תיק בחינה פרטני, תאום הגעת מרצים, מתרגלים ומשגיחות לחדרי התאמות.
- טיפול במבחנים מעורבלים: מעקב אחר הפקדת שאלונים וסריקת תשובונים, תאום מועדי חשיפת המבחנים וכו'.
- שיבוץ מבחנים ובחנים בהתאם לבקשות מהמחלקות, עדכון דוחות ממוחשבים.
- קליטת שאלוני בחינה ממרצים וצילומם.
- טיפול ברישום למועדי ב', הפקת גיליונות ודפי בר-קוד.
- מתן סיוע וגיבוי לבעלי התפקיד במדור.
- קיום קשר שוטף עם המחלקות האקדמיות והמכללות לתיאום בחינות.
- ריכוז, עדכון והפקת דוחות במערכות הממוחשבות.
- ביצוע מטלות נוספות בהנחיית הממונה.

אחריות אדמיניסטרטיבית ותפעולית שוטפת על מערך הדיורים
עבודה וקשר שוטף מול אמהות הבית והעובדים הסוציאליים
טיפול ומעקב אחר דיווחי נוכחות וחופשות עובדים
הפקת דוחות, הזנת נתונים ומעקב אחר ביצוע משימות
טיפול בבירורי שכר ובנושאים אדמיניסטרטיביים שוטפים
מעקב ובקרה אחר תקציבים
בנייה ותיאום של הדרכות לאמהות הבית
ארגון פעילויות רווחה לעובדים

תכנון, תיאום ומעקב אחר משלוחי יבוא ויצוא
תיאום הפעילות מול לקוחות, חברות הובלה, נהגים, רכבת ישראל וגורמים פנימיים
ניהול סדרי העדיפויות של הפעילות התפעולית בהתאם לצורכי הלקוחות והמסוף
ביצוע בקרה שוטפת על תנועת המשאיות במסוף, זמני כניסה ויציאה ועמידה בתוכנית העבודה
ביצוע בקרות על פעילות הרכבות, לרבות הגעות, העמסות, פריקות ועמידה בלוחות זמנים
נוכחות שוטפת בשטח לצורך פיקוח ובקרה על פעילות המסוף ומתן מענה בזמן אמת
עבודה צמודה מול צוותי השטח, מפעילי ציוד, נהגים, מנופאים וגורמי תפעול נוספים
זיהוי חריגות תפעוליות, טיפול בתקלות ומתן פתרונות בזמן אמת
ביצוע סיורי שטח לאימות נתוני המערכת מול המצב בפועל
בקרה על מיקום המכולות, זמינות הציוד ותקינות זרימת העבודה
הפקת דוחות תפעוליים, ניתוח נתונים ומעקב אחר מדדי ביצוע
עדכון נתונים בזמן אמת ועבודה שוטפת במערכות מידע ו- ERP
הקפדה על נהלי בטיחות, איכות ורגולציה, ודיווח על מפגעים או אירועים חריגים
השתתפות בתחקור אירועים תפעוליים והובלת פעולות